Les entreprises ont commencé à réfléchir à la manière d'accommoder les employés qui retournent au bureau, car certaines restrictions telles que la distanciation sociale imposée pendant la pandémie de COVID-19 resteront en place pour les mois à venir. Cela signifierait le début d'un nouveau rôle et d'une nouvelle fonction du lieu de travail tel que nous le connaissons. Dans cet article, nous mettrons en évidence certains des aspects à prendre en compte lors de la préparation de votre lieu de travail et de votre main-d'œuvre pour retourner au travail.

Les développements actuels changeront très probablement l'espace de bureau tel que nous le connaissons pour l'avenir. L'expérience mondiale actuelle du travail à domicile a prouvé que les employés n'ont pas besoin d'être physiquement au bureau pour travailler, la combinaison du travail à domicile et du travail au bureau deviendra plus courante que jamais.

Pour que les employés retournent au bureau plus en sécurité et plus heureux, les entreprises devront fournir à leurs employés un environnement qui garantira une bonne santé et sécurité. Cela signifie que les bureaux tels que nous les connaissons devront peut-être être repensés et équipés pour l'avenir afin de répondre aux nouvelles exigences sanitaires et de bien-être. À côté de cela, la durabilité s'inscrit pleinement dans ces nouvelles considérations.

Rencontrez le nouveau bureau « d’un mètre »

L'une des nombreuses implications et restrictions de la pandémie de COVID-19 est que l'éloignement social sur le lieu de travail deviendra la nouvelle norme, et les entreprises devront reconfigurer leurs espaces de bureau en gardant à l'esprit la nouvelle règle «au moins d'un mètre». Un exemple est le concept du bureau de projet à six pieds de Cushman & Wakefield qui propose des règles pour permettre et faciliter la mise en œuvre de la distance de six pieds pour une sécurité accrue des employés. Les entreprises qui mettent en œuvre ces règles pourront accélérer le retour de leurs employés dans les bureaux, et donc leur propre retour à la normale.

Cette exigence pour la distance au moins d’un mètre entre les employés a une incidence sur la disposition des sièges individuels, les zones de réunion communes, les espaces partagés comme les cafétérias et les espaces de stockage individuels et d'équipe.

Utilisation de casiers connectés pour imposer un espace de bureau d'un mètre

Les reconfigurations des espaces de travail nécessitent un système de gestion des casiers tout aussi intelligent qui peut suivre l'évolution de l'environnement. Le partage de postes de travail de bureau dans des bureaux à aire ouverte signifie que les employés doivent pouvoir stocker facilement leurs objets personnels. Et lorsque les employés travaillent à divers endroits du bâtiment, il est important qu'ils disposent d'un espace de stockage à proximité de leur lieu de travail temporaire.

Un système de casiers dynamiques comme celui de Vecos peut vous aider à affecter des casiers fixes, partagés et flexibles aux employés. L'idée derrière un système dynamique est que la gestion des casiers peut être adaptée à la situation, aux souhaits et aux exigences spécifiques de votre entreprise.

1. Activer la gestion des foules et le comportement de coup de coude

En ce qui concerne COVID-19, plus le nombre est élevé, plus le risque est élevé. De grands volumes d'employés retournant sur un lieu de travail partagé représentent un risque énorme de propagation et de contraction de virus. Par conséquent, la gestion du nombre de travailleurs sera essentielle à la protection de la santé au travail.

Le système de gestion de casiers connectés Vecos permet de gérer de grandes foules de personnes qui, par exemple, récupèrent leurs effets personnels dans leur casier pendant la pause déjeuner ou à la fin de la journée, ce qui entraîne une concentration de personnes dans un endroit spécifique du bureau. Avec des fonctions très spécifiques, les gestionnaires d'installations peuvent établir des règles simples qui permettront aux employés de garder la distance de sécurité requise les uns des autres lors de l'utilisation de casiers. Cela s'intègre parfaitement dans les concepts de bureau au moins d’un mètre.

Pour répartir les utilisateurs de casiers sur plusieurs étages du bureau, le système de casier Vecos offre des fonctionnalités innovantes telles que des «gammes préallouées». Le système dirige ensuite automatiquement les utilisateurs vers des casiers spécifiques de manière à ne pas se rapprocher les uns des autres. Cela se traduit par une dispersion des personnes sur le sol du bureau et empêche l'utilisation de casiers uniquement sur des distances prédéfinies plus d’un mètre. Un autre gros avantage est que lorsque les casiers sont numérotés, les employés verront leur casier et au cas où quelqu'un d'autre est proche de leur casier (par exemple en rentrant chez eux), ils peuvent attendre pendant que le casier reste fermé.

La capture d'écran ci-dessous illustre parfaitement la façon dont les casiers peuvent être attribués tout en gardant la distance requise entre ceux-ci:

2. Maintenir des espaces de stockage propres et hygiéniques

Les employeurs doivent s'assurer que les employés peuvent travailler dans un environnement sûr et prendre soin de toutes sortes d'installations et de produits de nettoyage qui aideront à encourager le nettoyage des espaces communs fréquemment. Les casiers connectés Vecos sont en ce sens une solution durable et 100% hygiénique qui peut aider à maintenir des lieux de travail propres.

Le terminal Vecos fonctionne sans contact, limitant ainsi le risque de contamination. Aucune interaction sur le terminal n'est nécessaire. Une alternative consiste à utiliser le smartphone pour ouvrir le casier attribué. Les responsables des installations peuvent facilement garder, via la plate-forme logicielle des casiers, le suivi de tous les casiers utilisés et disponibles pour le nettoyage ou mettre à disposition des banques de casiers complètes pour les nettoyer. Une autre caractéristique cruciale qui peut être utilisée pour appliquer les directives est d'informer les utilisateurs et de communiquer avec eux sur leur comportement. Via le système Vecos, il est possible d'envoyer des notifications aux utilisateurs, aidez-les à se rappeler qu'ils doivent libérer leur casier pour le rendre disponible pour le nettoyage.

Une autre caractéristique standard fournie est de rendre les casiers disponibles pour le nettoyage d'abord après leur libération (automatique) avant de les rendre à nouveau disponibles pour d'autres employés.

Se préparer à la nouvelle réalité du bureau

Une chose que nous savons tous avec certitude, c'est que lors du retour au bureau, l'une des conséquences à court terme de la pandémie de COVID-19 sera la distanciation sociale imposée par le bureau au moins d’un mètre. Une fois montées en puissance et avec un travail dynamique et flexible devenant la nouvelle norme, les entreprises devront trouver des solutions à long terme pour permettre à leurs employés de travailler n'importe où et d'assurer leur sécurité et leur bien-être, tout en continuant à exploiter leur entreprise de la manière la plus efficace possible. Dans l'environnement économique et commercial d'aujourd'hui, l'incertitude et la volatilité sont devenues la nouvelle norme. C'est pourquoi les entreprises doivent être en mesure d'innover en permanence et d'investir dans des solutions à long terme et de créer un état d'esprit pour les aider à s'adapter rapidement aux nouvelles circonstances, sans compromettre leurs performances financières à court terme.

Vecos développe des logiciels de casiers connectés depuis plus de 20 ans, garantissant aux entreprises une utilisation optimale de leur lieu de travail. Ce logiciel aide les entreprises à travailler de manière plus flexible, par exemple, parce que les employés peuvent utiliser des casiers de manière indépendante à n'importe quel endroit du lieu de travail sans exiger que la gestion des installations soit physiquement présente pour gérer les casiers.

Le logiciel Vecos fournit une solution en libre-service, y compris la possibilité de règles commerciales de «bureau plus d’un mètre». Cela le rend clair, facile à utiliser et avec moins de tracas pour la gestion des installations. Cette technologie cadre bien avec les stratégies modernes en milieu de travail telles que le travail agile ou lié à l'activité. Avec nos logiciels, nous accompagnons les entreprises dans la transformation vers un nouveau style de travail.