1. Hybrides Arbeiten ist auf dem Vormarsch

Jetzt, da wir die Pandemie endlich hinter uns gelassen haben, haben sich die Erwartungen von Führungskräften und Arbeitnehmern geändert, und eines steht fest: Hybrides Arbeiten ist auf dem Vormarsch Untersuchungen von Leesman zeigen, dass zwei Drittel der Arbeitnehmer es vorziehen, nicht mehr als zwei Tage pro Woche im Büro anwesend zu sein.

Dies lässt sich auf Faktoren wie individuelle Freiheit, höhere Produktivität, Kosteneinsparungen, Talentbindung und Nachhaltigkeit zurückführen. Einige Arbeitnehmer ziehen es vor, remote zu arbeiten, um ihre Flexibilität und ihr Privatleben beizubehalten, während andere Geld sparen können, da sie nicht zwischen Wohnung und Arbeitsplatz pendeln müssen.

Untersuchungen von Microsoft zufolge muss Mitarbeitern ein triftiger Grund genannt werden, warum sie persönlich im Büro erscheinen müssen. Und es liegt auf der Hand, warum Arbeitnehmer die Arbeit von zu Hause aus bevorzugen - zum Beispiel, weil das Pendeln entfällt. In einem anderen Bericht von Vox sagt Mathew, der bei einem großen Lohnbuchhaltungsunternehmen in New Jersey arbeitet: „Wenn ich ins Büro gehe und es sind Leute da, aber keiner von meinem Team, habe ich nichts davon, außer dass ich pendle.“

Für die Führungskräfte bedeutet hybrides Arbeiten, dass Mitarbeiter ihren Stärken entsprechend arbeiten können und die Produktivität gesteigert wird. Für die Arbeitnehmer bedeutet hybrides Arbeiten eine bessere Balance zwischen Berufs- und Privatleben sowie einen höheren Glücksindex. Zahlreiche Forschungsberichte zeigen, dass Unternehmen, die Flexibilität bieten, von höherer Produktivität und allgemeinem Wachstum profitieren. Flexibilität bei der Entscheidung, wo und wann man arbeitet, erhöht auch das Engagement der Mitarbeiter und hilft, Spitzenkräfte zu halten.

Aber auch hier gilt: Hybrides Arbeiten ist großartig, aber nicht für jeden geeignet. Millennials und die Generation Z bevorzugen hybride Arbeitsformen und werden wahrscheinlich nicht einmal einen Job in Betracht ziehen, der keine Flexibilität bietet. Wenn Millennials die größte Zahl der Arbeitskräfte stellen, wird die hybride Arbeit nicht verschwinden, so dass Unternehmen bereit sein müssen, sich im Jahr 2023 und später darauf einzustellen.

''75 % der Arbeitnehmer, die hybrid arbeiten, hatten das Gefühl, frei entscheiden zu können, wo sie arbeiten - Leesman“

2. Arbeitsplätze müssen zu Kontenpunkten für Verbindungen und Zusammenarbeit werden

Die Zukunft der Arbeit wird wahrscheinlich ein Modell von gemeinsam genutzten Ressourcen sein. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter mit mehr Flexibilität und Zusammenarbeit als je zuvor von überall arbeiten können. Der Arbeitsplatz muss so gestaltet sein, dass Interaktion, Gemeinschaft und Teamarbeit gefördert werden. Facility-Manager müssen jetzt ihr Management des Arbeitsplatzes zum Management von Erfahrungen hin entwickeln. Das bedeutet auch, dass Unternehmen ihre Geschäftsmodelle entsprechend anpassen müssen - einschließlich der Möglichkeit, Zugang zu Ressourcen zu gewähren, die eine Zusammenarbeit erleichtern, wie z. B. flexible Büroaufteilung, Technologie, intelligente Lagerräume und anderes.

Der wichtigste Grund für die Anwesenheit der Arbeitnehmer im Büro ist die Zusammenarbeit und zwischenmenschliche Verbindung. Das Büro ist nicht länger ein Ort, wo man jeden Tag erscheinen muss, an festen Schreibtischen arbeitet und dann wieder geht. Es hat sich zu einem Ort entwickelt, an dem Mitarbeiter auf der Suche nach Teamwork, sozialen Kontakten und Brainstorming zusammenkommen. Mit anderen Worten, es ist ein Knotenpunkt für Zusammenarbeit und Verbindung. Um die Leute wieder ins Büro zu bringen, müssen Arbeitsplätze zur Förderung der Zusammenarbeit neugestaltet werden. Wir brauchen keine Arbeitsplätze mehr, die eine Notwendigkeit darstellen, sondern welche, die so gestaltet sind, dass die Mitarbeiter sich dafür entscheiden, dort acht Stunden zu verbringen.

APG, die größte niederländische Versicherungsgesellschaft, ist kürzlich in ihr neues Büro in Amsterdam umgezogen, um flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Die APG wollte ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihren Arbeitsplatz mitzugestalten, mehrere interaktive Treffen und Interventionen zu organisieren sowie ihnen dabei helfen, das Beste aus der Erfahrung im neuen, hochmodernen und nachhaltigen Gebäude zu machen. Lesen Sie hier die Fallstudie.

In naher Zukunft werden Investitionen in qualitativ hochwertige Flächen Vorrang vor der Erweiterung der Gesamtfläche haben - JLL 

3. Facility-Manager und Arbeitsplatzmanager müssen die unterschiedlichen Bedürfnisse von Mitarbeitern verstehen

Da sich der physische Arbeitsplatz weiterentwickelt, wird der Bedarf an intelligenteren und besseren Einrichtungen am Arbeitsplatz im Jahr 2023 entscheidend sein. Als Facility-Manager helfen Sie dem Unternehmen, den Wandel zu bewältigen. Heutzutage bedeutet das, die Mitarbeiter in ein Büro zurückzubringen, das ihren Bedürfnissen entspricht. Man kann Mitarbeiter nicht zur Rückkehr zwingen; sie könnten einfach fortgehen und zu Arbeitsplätzen wechseln, die ihnen Flexibilität bieten. Es steht auf vieles dem Spiel.

Um Mitarbeiter wieder ins Büro zu bringen, müssen sich FMs auf das konzentrieren, was ihren Mitarbeitern am wichtigsten ist. Und diese Bedürfnisse müssen sie, wenn sie physische Arbeitsplätze umgestalten, um hybrides Arbeiten ermöglichen, im Auge behalten. Unternehmen wie Shell führen umfangreiche Mitarbeiterbefragungen durch, um herauszufinden, welche Wünsche und Erwartungen ihre Mitarbeiter an einen Arbeitsplatz haben, die sie dann als wichtigen Bestandteil bei ihrer Grundrissgestaltung nutzen.

Ein dynamischer Arbeitsplatz muss darauf fokussiert sein, einen nahtlosen Übergang zwischen verschiedenen Raumtypen innerhalb des Bürogebäudes zu schaffen. Dynamisches Arbeiten bietet Mitarbeitern ein Maximum an Flexibilität und ein Minimum an Einschränkungen, wie z. B. wann und wo sie im und um das Gebäude arbeiten - sei es an einem Schreibtisch, in einer Pausenlounge, einem Besprechungsraum, einer Telefonkabine oder im Außenbereich. FMs müssen also nicht nur herausfinden, was ihre Mitarbeiter wünschen, sondern den hochflexiblen und dynamischen Arbeitsplatz auch nachhaltig, raum- und kosteneffizient gestalten.

2023 müssen Unternehmen ihr Konzept für hybrides Arbeiten weiterentwickeln und gleichzeitig eine intelligente technologische Infrastruktur einrichten, um den neuen Anforderungen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Dynamische Co-Working-Spaces, Bereiche der Zusammenarbeit, intelligenter Stauraum für die Interaktion von Mitarbeitern und Kunden müssen jetzt Standardelemente in den Büroräumen von Unternehmen werden.

Die Präferenzen der Mitarbeiter für hybride Arbeitszeiten variieren stark, je nach Unternehmen, Team, Funktion und Person. Es gibt keine Einheitslösung – Gallup

4. Hotelification oder ''On-Demand“- Dienstleistungen sind die Zukunft der Büros

In den vorangegangenen Punkten haben wir festgestellt, dass sich im Jahr 2023 alles um die Flexibilität des Arbeitsplatzes dreht, und Facility-Manager wissen müssen, wie diese neuen Anforderungen der Mitarbeiter aussehen. Mitarbeiter kommen nicht jeden Tag, und gehen mit dem Büro etwas anders um, weil sie es als Nomaden nutzen. An den Tagen, wenn sie kommen, nutzen sie verschiedene Einrichtungen des Büros und verlassen es nach getaner Arbeit. Büros müssen sich also weiterentwickeln und ihnen eine gewisse Wärme und Willkommensatmosphäre bieten, um sie zu motivieren, wiederzukommen.

Arbeitnehmer erwarten heute eine andere Qualität von Einrichtungen am Arbeitsplatz, die eher mit einem bedarfsgerechten, hotelähnlichen Erlebnis verbunden sind. Sie werden aufmerksamer sein, wenn es um die Sauberkeit der sanitären Einrichtungen, die Temperatur des Konferenzraums, die Bequemlichkeit der Schließfächer am Arbeitsplatz etc. geht, also auf Dinge Wert legen, als würden sie in einem Hotel einchecken. Laut Leesman gibt es einige Arbeitsplatzmerkmale, die, sollten sie außergewöhnlich sein, Arbeitnehmer aus ihren Wohnungen locken können: Computerausstattung, Parkplätze, ruhige Räume für Einzelarbeit oder zu zweit, Remote-Zugriff auf Arbeitsdateien oder das Netzwerk, Buchungssystem für Schreibtische und Räume.

Nehmen wir ein Beispiel: Wenn Ihre Mitarbeiter ins Büro kommen, möchten sie ein paar Konferenzräume für die Sitzungen des Tages buchen und danach wieder gehen. Sie möchten sich uneingeschränkt am Arbeitsplatz bewegen und ihre Sachen nicht den ganzen Tag durch das Gebäude tragen. Hotelification bedeutet hier in der Regel, dass der Arbeitsplatz mit einem intelligenten Stauraum auf Abruf ausgestattet wird. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter bei Bedarf einfach und mühelos ihre persönlichen Gegenstände aufbewahren, während sie sich im Bürogebäude umherbewegen.

In einem neuen Bericht von Gallup wird hervorgehoben, dass hybride Arbeitsformen den Mitarbeitern helfen, das Beste aus ihrem Tag herauszuholen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie sich mit ihren Kollegen und dem Unternehmen verbunden fühlen.

Büroräume werden immer mehr zu kuratierten Räumen für Erfahrungen, Teamarbeit und Feiern. Zusätzliche Einrichtungen, die bei Bedarf genutzt werden können, können die Rückkehr ins Büro attraktiver machen. Sie helfen dabei, außergewöhnliche Arbeitsplätze zu schaffen, die nachhaltige, integrative und gemeinschaftliche Räume bieten, bei denen das Wohlbefinden im Zentrum der Gestaltung steht. Das bedeutet nicht automatisch, dass jedes Unternehmen Tausende von Euro ausgeben muss, um seinen Arbeitsplatz zu "hotelisieren". Letztendlich hängt es davon ab, welchen Mehrwert es für das Büro bringt, und ob dies wiederum zu einer erhöhten Produktivität und Zusammenarbeit führt.

43 % der Unternehmen werden ihre Investitionen in neue oder verbesserte Gesundheits- und Wohlfühlangebote für Mitarbeiter vorantreiben - JLL

5. Das große Hybridexperiment muss durch Daten untermauert werden   

Facility-Manager kämpfen immer noch damit, alle oben genannten Faktoren in einem Büro zu vereinen, wobei sie sich auf einem schmalen Grat zwischen Mitarbeiter ins Büro zurück zu „zwingen“ und der Angleichung der Belegung an die Wochentage bewegen. Das Resultat wird ein globales Arbeitsplatzexperiment sein, bei dem Testverfahren der erste Schritt für Unternehmen sein werden. Und um die Leistung ihres Unternehmens unter jedem Aspekt zu steigern sowie die Entscheidungsfindung zu verbessern, müssen Unternehmen Zugang zu Daten haben.

Um zu verstehen, wie Mitarbeiter mit ihren Arbeitsplätzen interagieren, müssen Unternehmen laut Leesman wissen, welche Kräfte sie zwischen Büro und Zuhause hin- und herbewegen. Jede Interaktion, die ein Arbeitnehmer mit seinem Arbeitsplatz hat, wird seinen Denkprozess definieren und leiten, wenn er das nächste Mal vor der Entscheidung steht, ins Büro zu gehen oder nicht.

In diesem Zeitalter der Innovationen treffen die erfolgreichsten Unternehmen Entscheidungen auf der Grundlage von Daten. Und der Schlüssel zu diesen Experimenten ist der Zugang zu qualitativ hochwertigen Daten. Angaben zur Belegschaft und Analysen rund um die Interaktionen helfen Facility und Arbeitsplatzmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen, starke Initiativen zu entwickeln und messbare Ziele zu erreichen. Ohne nachhaltige Investitionen in Technologie und Daten wird es schwieriger werden, die Leistungs- und Belastbarkeitsziele zu erreichen.

Gehen wir zu unserem vorherigen Beispiel des Stauraums am Arbeitsplatz zurück. Stauraum ist in der Lage, die Arbeitsplatzdynamik eines Unternehmens zu verändern und den Mitarbeitern eine ansprechende Erfahrung zu bieten, die entscheidend für den Erfolg in der heutigen, sich verändernden Arbeitswelt ist. Ohne eine verlässliche Bestandsaufnahme des Raum- und Schließfachbedarfs der Mitarbeiter fällt es Unternehmen gelegentlich schwer, eine solide Strategie für Stauraum am Arbeitsplatz zu entwickeln.

Mit intelligenten Schließfächern können Unternehmen in Echtzeit nachvollziehen, wie Schließfächer im Büro genutzt werden, und datenbasierte Entscheidungen treffen, um die Effizienz der Schließfachnutzung zu optimieren. Sie können einen besseren Überblick über die Nutzung von Schließfächern, die Belegung und das Verhalten der Mitarbeiter bekommen und diese Daten nutzen, um die Ressourcen effektiv anzupassen und zu optimieren.

Jedoch sollten wir uns auch darüber im Klaren sein, dass die digitale Transformation nicht von heute auf morgen stattfindet. Es ist ein schrittweiser Prozess, der Visionen, Engagement und Zugang zu Daten erfordert, um über Arbeitsplatzstrategien zu entscheiden.

13 % der Unternehmen geben an, dass sie fortlaufend oder in Echtzeit Daten sammeln und dabei fortschrittliche Analysemethoden einsetzen: JLL

Zusammenfassend kann gesagt werden:

Im Jahr 2023 müssen Facility-Manager aufgeschlossen und anpassungsfähig sein, denn das Büro wird nie wieder dasselbe sein. Bei der Zukunft der Arbeit geht es nicht nur um Technologie, sondern auch um die Mitarbeiter und wie sie miteinander und mit den ihnen zur Verfügung stehenden Tools umgehen. Um in dieser neuen Ära der Arbeit wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen wir mehr als nur ein paar einfache Lösungen: Wir benötigen Lösungen, die für alle geeignet sind! Und wir sind in der glücklichen Lage, von Vorreitern wie EY, Sanofi, Deloitte und vielen anderen, die der Zeit voraus sind, zu lernen. Sie haben die Notwendigkeit des Wandels erkannt, und ihre Arbeitsplätze vollständig an flexible Arbeit angepasst. Und wie Microsoft es formuliert: Da sich die Welt weiterentwickelt, werden Unternehmen, Unternehmen, die einen kulturorientierten Ansatz verfolgen, bei dem das Lernen im Vordergrund steht, die Nase vorn haben.

Möchten Sie wissen, wie intelligente Schließfachsysteme die Flexibilität am Arbeitsplatz erhöhen und erfolgreiche dynamische Arbeitsplätze unterstützen? In Zusammenarbeit mit der WORKTECH Academy hat Vecos ein White Paper veröffentlicht, in dem die sich ändernden Anforderungen an Stauraum am Arbeitsplatz untersucht und erläutert werden. 

Sources :

1. Microsoft, 2022, Great Expectations: Making Hybrid Work Work 
2. Steelcase, 2022, The New Era Global Report of Hybrid Work 
3. Incisive, 2022, State of the Industry - Future of Work 
4. JLL, 2022, The Future of Work Survey 
5. JLL, 2022 Office Outlook 
6. Leesman, 2022, Purposeful Presence - How and why employees return
7. Worktech Academy, 2022, Trend Report Q3 - Cause and effect: What’s
   driving the flight to flexible?
8. Gallup, 2022, The Future of Hybrid Work: 5 Key Questions Answered With Data