Das Coronavirus hat die ganze Welt in Alarmbereitschaft versetzt. Unternehmen, Schulen und Regierungsorganisationen ergreifen zusätzliche Maßnahmen, um das Virus so weit wie möglich einzudämmen. Eine der wichtigsten Maßnahmen ist die soziale Distanzierung, die sich in vielen Unternehmen dadurch kennzeichnet, dass Mitarbeiter wo möglich im Home-Office arbeiten.
Für diesen Artikel haben wir zwei Experten von Vecos (per Skype) zu den Auswirkungen dieser Maßnahme auf die Organisationen befragt. Viele Unternehmen weltweit haben immer noch einen konservativen Arbeitsstil, bei dem die Arbeit im Home-Office die Ausnahme oder eher sehr ungewöhnlich ist.
Wir haben Paul Sandberg, Business Development Asia, und Andrea Steinmeier, Key Account Manager Deutschland & Schweiz, interviewt. Andrea und Paul erkennen diesen immer noch sehr konservativen Arbeitsstil und stellen fest, dass viele Organisationen in ihren Regionen noch nicht darauf ausgelegt sind, Menschen von zu Hause aus arbeiten zu lassen.
In diesem Blog werden wir die Auswirkungen des Coronavirus auf Organisationen in Asien und Deutschland erörtern und Ihnen Tipps geben, wie Sie Ihre Organisation auf neuen flexible Arbeitsmodelle, zu denen auch die Arbeit von zu Hause gehört, vorbereiten können.
Welche Arbeitsplatzstrategie wird derzeit in Ihrer Region angewendet?
Paul: Auf dem asiatischen Markt arbeiten viele Unternehmen jetzt agiler. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter in sogenannte „Nachbarschaften“ arbeiten, in denen sie nicht mehr über einen eigenen, zugewiesenen Schreibtisch verfügen, sondern nur noch über ein permanentes Schließfach. Dieses Schließfach wird der neue Aufbewahrungsort für persönliche Gegenstände wie einen Laptop, Laufschuhe usw. sein.
Andrea: In Deutschland wird viel über neue Arbeitsplatzstrategien gesprochen, aber man sieht auch, dass es noch viele Hierarchiestrukturen gibt. Ein eigenes Büro ist oft ein Status, den man als Manager bekommt und den viele gerne behalten möchten. Auch sind oft kleinere Büros mit 4-6 Arbeitsplätzen üblich.
In Deutschland ist der erste Schritt in Richtung einer flexiblen Arbeitsplatzstrategie häufig die Einführung von sogenannten Home-Zonen oder Nachbarschaften innerhalb eines Büros. Wir sehen noch viele Rollcontainer oder feste Schränke in der Nähe der Schreibtische. Schließfächer werden oft als zusätzliche Einrichtung am Eingang oder in bestimmten Bereichen angeboten. Die Mitarbeiter sind immer noch sehr standortgebunden.
Welche Auswirkungen hat es, wenn die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten müssen?
Der Firmensitz von Vecos befindet sich in den Niederlanden. Wir sehen, dass die Niederlande bereits sehr weit in der Digitalisierung des Arbeitsplatzes sind und über eine stabile, landesweite und schnelle Internet-Infrastruktur verfügen. Folglich haben die meisten Unternehmen nicht viele Probleme, wenn sie die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen. In anderen Ländern, zum Beispiel in Italien, bereitet dies regelmäßig Probleme.
Viele Unterlagen sind nur auf Papier oder im lokalen Firmennetzwerk verfügbar, so dass man zu Hause nur sehr eingeschränkt arbeiten kann. Wir sehen auch, dass flexibles Arbeiten in der niederländischen Kultur viel mehr akzeptiert wird. In vielen Organisationen ist es weitgehend Standard, einen oder mehrere Tage von zu Hause aus zu arbeiten. In Italien, wo es immer noch die Norm ist, im Büro zu arbeiten, ist dies eine ganz andere Geschichte.
Paul: Aufgrund dieser Krise werden die Unternehmen gezwungen sein, flexibler zu arbeiten. Ich habe heute Morgen mit einer Design-Agentur für Nike aus Südkorea gesprochen. Die Hälfte von ihnen arbeitet zu Hause, aber die Designer arbeiten im Büro, weil sie dort die Ausrüstung haben. Darüber hinaus gibt es viele Unternehmen wie LinkedIn, Amazon und Nike, die gezwungen sind, komplett von zu Hause aus zu arbeiten.
Die Erfahrungen, die die Mitarbeiter jetzt mit der Arbeit von zu Hause aus machen, werden ihnen auch die Augen für die damit verbundenen Annehmlichkeiten öffnen und die Akzeptanz für das Arbeiten im Home-Office in Zukunft erhöhen.
Darauf kann ein Unternehmen in Zukunft besser reagieren, indem es beispielsweise Einblick in die Belegung der Schließfächer hat und die Spinde dynamischer nutzt. Im Ergebnis werden sie letztlich weniger Spinde benötigen, was zu Kosteneinsparungen führt, ohne den Komfort der Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Dies wird die Kultur und Akzeptanz des dynamischen Arbeitens verbessern.
Andrea: Diese Krise wird sicherlich Auswirkungen auf die Arbeitsplatzstrategie haben und flexiblere Arbeitsmodelle fördern. Das Wichtigste ist, dass die Systeme optimal ausgelegt sind, damit man auf alle Daten zugreifen kann. Wir sehen in Deutschland, dass viele Menschen ins Büro gehen müssen, weil es keine Möglichkeiten gibt, gut und effizient von zu Hause aus zu arbeiten.
Beschleunigt die Coronakrise die Umsetzung einer flexiblen Arbeitsplatzstrategie?
Diese obligatorischen Maßnahmen sind eine gute Möglichkeit, die Flexibilität der Organisation auf die Probe zu stellen, wenn das Büro über Nacht außer Betrieb genommen wird. Für viele Unternehmen werden die Probleme, die sie aktuell durch die Verpflichtung, von zu Hause aus zu arbeiten erfahren, ein großer Augenöffner sein.
Man wird sicherlich eine Reihe von Vorkehrungen treffen wollen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen im Falle einer solchen Krise auch in Zukunft weiterarbeiten kann. Dies könnte bedeuten, dass dank der Lehren, die aus diesem Ausbruch des Coronavirus gezogen wurden, eine neue Arbeitsplatzstrategie in einem beschleunigten Tempo umgesetzt wird.
Was halten Sie davon?
Paul: Es wird sicherlich einen großen Schub in Richtung mehr Home-Office und flexibleren Arbeitsmodellen geben, mit dem Ergebnis, dass die Büros effizienter genutzt werden können. Die Mitarbeiter verspüren weniger Druck um immer gemeinsam im Büro zu sein und werden auch seltener kommen. Allerdings werden die Probleme, die jetzt noch das Arbeiten von zu Hause aus mit sich bringt, deutlich.
Die meisten dieser Probleme werden aber innerhalb weniger Tage gelöst werden, wodurch der Schritt zu einer flexiblen Arbeitsplatzstrategie viel kleiner wird als bisher.
Andrea: Ja, dieser Corona-Ausbruch wird den Prozess sicherlich beschleunigen und die Vorteile flexibler Arbeitsplatzstrategien demonstrieren. Dazu bedarf es einer guten Datenschutz- und Datenpolitik, die in Deutschland immer noch oft innovative digitale Prozesse ausbremst.
Für den Deutschen Betriebsrat geht es vor allem darum, dass die Rechte der Arbeitnehmer auch an flexiblen Arbeitsplätzen und im Home-Office optimal geschützt werden. Ich bin davon überzeugt, dass die Unternehmen in der DACH-Region jetzt ihre Prozesse und digitalen Strukturen dort verändern werden, wo es notwendig ist, um noch besser auf die nächste Krise vorbereitet zu sein.
Welche Tipps haben Sie für Managementteams bezüglich flexibler Arbeitsplatzstrategien?
Paul: Das Management sollte die flexiblen Arbeitsmodelle fördern, indem es die Einrichtungen und die Technologie zur Verfügung stellt, sie anregt, indem es die Menschen dafür belohnt, dass sie von zu Hause aus arbeiten, und vor allem, indem es den Mitarbeitern das nötige Vertrauen gibt. Wenn man möchte, dass die Mitarbeiter zu Hause genauso produktiv sind wie im Büro, ist es wichtig, dass sie die richtigen Systeme und Einrichtungen dafür haben.
Außerdem ist es vor allem ein Kulturwandel, denn sobald Sie als Führungskraft zeigen, dass Sie für flexible Arbeit offen sind und entsprechend handeln, werden viele Mitarbeiter davon profitieren. Für die Mitarbeiter ist Work Life Balance und damit auch flexibles Arbeiten eines der wichtigsten Dinge, die sie sich in ihrem Job wünschen.
Andrea: Flexible Arbeit muss in allen Schichten der Organisation akzeptiert und unterstützt werden; das Management eingeschlossen. Dies erfordert viel Vertrauen, gute Manager und die richtigen Technologien.
Der Veränderungsprozess geschieht nicht einfach über Nacht, er muss gut vorbereitet und geleitet werden, und es ist wichtig, dass man die richtigen Parteien und Partner einbezieht. Stellen Sie sicher, dass Sie in einem Veränderungsprozess genügend Informationen aus allen Ebenen der Organisation erhalten, damit Sie einen fundierten Plan entwickeln können.
Ein flexibler Arbeitsstil kann dafür sorgen, dass Sie als Unternehmen von solchen großen Krisen weniger betroffen sind.
Vecos entwickelt seit mehr als 20 Jahren intelligente Schließfachsoftware, die dafür sorgt, dass Unternehmen ihren Arbeitsplatz optimal nutzen können. Diese Software hilft Unternehmen dabei, flexibler zu arbeiten, zum Beispiel weil die Mitarbeiter sich an jedem beliebigen Ort im Unternehmen selbstständig ein Schließfach reservieren und nutzen können, ohne dass das Facility Management vor Ort sein muss, um die Schließfächer zu verwalten.
Diese Technologie passt gut zu modernen Arbeitsplatzstrategien, wie z.B. agiles oder aktivitätsbezogenes Arbeiten. Mit unserer Software unterstützen wir Unternehmen bei der Umstellung auf diesen neuen Arbeitsstil. Sind Sie neugierig, ob Ihr Unternehmen davon profitieren könnte? Lesen Sie hier mehr über unsere Softwarelösung für Schließfächer.
