Als u op zoek bent naar een kantoorrenovatie en uw kantoorruimteconcept wilt herzien, dan is dit het moment om het te doen. Met veel werknemers die momenteel vanuit huis werken en met de opkomst van op afstand werken tussen de millennials, is de noodzaak om tegelijkertijd bureaus, opslagruimte en kantoorfaciliteiten te bieden voor alle individuen achterhaald.

Deze blog belicht enkele van de uitdagingen en de overwinningen die sommige bedrijven behaalden bij het hergebruik van hun huidige kantoren en de stap maakten van een vaste werkplek naar een flexibele werkstrategie.

De basis van een flexkantoor is simpel: gespecialiseerde ruimtes met zelfservice werkplekken in een gedeelde, open, flexibele en verbonden kantoorruimte. Met kostenbesparing, toegenomen productiviteit, welzijn en mobiliteit van medewerkers, en digitalisatie van werkplekken heeft het concept van het flexkantoor stapsgewijs zijn intrede gedaan bij veel bedrijven over de hele wereld.

De revolutie van het ontwerpen van een digitale werkruimte

Als het gaat om de adoptie van opkomende technologieën en de transitie naar een digitale transformatie zijn veel Franse bedrijven nog terughoudend. Een aantal bedrijven daarentegen hebben de behoefte aan flexibiliteit en mobiliteit van medewerkers onderkend. Zij hebben besloten de traditionele werkmodellen tegen het licht te houden en te herinrichten ten gunste van open en efficiënte werkplekken en een digitale beleving voor hun medewerkers.

Deze trend is nu gezet door bedrijven als Sanofi, AXA, Capgemini, Deloitte, PwC en Danone: zij hebben zich allen gericht op een ware digitalisatie van hun bedrijf en een transformatie tot flexkantoor.

Marc Zuili, CIO bij Deloitte Frankrijk, herkent dat tegenwoordig alles digitaal gestuurd is en dat dit invloed heeft op de manier waarop mensen werken en ook op wat zij verwachten van hun werkgevers als het gaat om de aangeboden services en ervaringen. Deloitte heeft zijn werkomgeving volledig aangepast tot een flexkantoor. Zij bieden verschillende services aan hun medewerkers aan, zodat elke consultant of partner vrij kan werken in een toegewezen werkzone en alle services kan bedienen via een smartphone.

Bij AXA Frankrijk stimuleren de open ruimtes en nieuwe ontmoetingsruimtes samenwerking tussen teams en staan ze model voor de start van een echte transformatie van de werkcultuur. Inmiddels zijn al meer dan 2.000 medewerkers van AXA aangemoedigd en ondersteund om te zich ontwikkelen naar een activiteit-gerelateerde organisatie.

Bij de verhuizing naar het nieuwe hoofdkwartier heeft Capgemini Het Nieuwe Werken omarmd en het is een van de eerste flexkantoren van Capgemini met gedeelde werkplekken. Dit project, dat ook “De 147” wordt genoemd, is de voortzetting van een wereldwijd plan voor de transformatie en modernisering van onroerend goed dat de laatste drie jaar is uitgevoerd en bestaat uit de consolidatie van de verschillende Capgemini-locaties om er de functionaliteiten en services aan te bieden die overeenkomen met de echte behoeften van medewerkers.

De terugverdientijd van het her-inrichten van kantoorruimte

De kosten van het opknappen van een kantoor om veranderingen door te voeren die bedrijven doormaken, om te voldoen aan de behoeften van werknemers voor samenwerking en ontmoeting, meer dan werken in silo's, zijn vaak van betekenis in vergelijking met de huurders die betalen gedurende de levensduur van het gebouw.

Door de leasevoorwaarden en budgetkosten voor renovatie te herzien, is het duidelijk te zien welke substantiële kostenvoordelen een renovatie oplevert. Bovendien kunnen investeringen in nieuwe technologische en elektrische infrastructuur lagere bedrijfskosten opleveren en bedrijven in staat stellen hun zakelijke verantwoordelijkheden na te komen.

Een goed ontworpen en alomvattende renovatie kan ook de kans bieden voor een gebouw om een BREEAM-certificaat duurzaamheidsstandaard te behalen.

De opkomst van het flexibel kantoor: de voordelen van de kantoren van de toekomst

De werkmentaliteit van de nieuwe generatie en hun snelle adoptie van opkomende technologieën hebben om een aanpassing van de werkplekstrategie en bedrijfscultuur gevraagd, wat een serieuze impact heeft op het leidinggeven, HR en het gebruik van ruimte. Wat zijn de grootste voordelen van een overstap naar een flexibel kantoor?

(1) Flexibiliteit

Stel je voor: met een laptop en smartphone bij de hand gaat de medewerker elke dag naar een andere kantoorruimte en brengt tijd door in gedeelde ruimtes zoals de cafetaria en de lounge. Geen vaste werkplekken meer voor maximale flexibiliteit. Medewerkers zijn vrij om te werken waar zij willen, onder passende omstandigheden. Het is het “niet-vaste kantoor” dat deze dagelijkse interactie tussen medewerkers van verschillende afdelingen mogelijk maakt, samenwerking stimuleert en creativiteit verbetert, en het werken in prettigere en agile werkruimtes mogelijk maakt.

(2) Kostenbesparing en efficiënt ruimtegebruik

Gedeelde kantoorruimtes zijn een manier om ongebruikte kantoorruimte te optimaliseren, wat bijvoorbeeld in Parijs in een jaar naar schatting tussen de 50% en 60% is. Besparingen zijn hierdoor ook effecten van of redenen voor het adopteren van een flexibel kantoor-concept.

Besparen en optimaliseren gaan hand in hand met het verwijderen van ongebruikt meubilair, minder werkplekken door diversificatie van de werkomgevingen en werken met zones, en het aanbieden van voor medewerkers nuttige services (cafés, ontmoetings- en samenwerkingszones, ontspannings- en speelzones, stille ruimtes). Bij het heroverwegen van de ruimte in de werkomgeving kiezen bedrijven ervoor om zich te richten op het welzijn van medewerkers.

(3) Barrières tussen afdelingen afbreken

Wie verder kijkt dan de winst van een betere gezondheid op het werk en kostenbesparing ziet dat het flexibel kantoor gebaseerd is op management en communicatie. Bedrijven die traditioneel georganiseerd waren in afdelingen en afgebakende gebieden en de overstap naar een flexibel kantoor aandurfden, moesten bestaande barrières tussen afdelingen afbreken.

In een flexibel kantoor is interactie tussen medewerkers en groepsvorming afhankelijk van de projecten waar zij op dat moment aan werken en de beschikbaarheid.

Recept voor succes: het aanbieden van de juiste technologieën

Om een ​​succesvol flexibel kantoor te hebben, is het noodzakelijk om de juiste technologie in te zetten en alle medewerkers aan te moedigen om deze verandering door te voeren. Van audiovisuele apparatuur, mogelijkheden om op afstand te werken, tot platforms om diensten in het gebouw te besturen (licht, temperatuur, ruimtebeslag, collega's zoeken, inzicht in bureaubezetting, zelfbediening dynamische opslag - al deze slimme digitale tools zijn essentieel.

Enerzijds om medewerkers in staat te stellen over te stappen naar een flexibele werkstijl en anderzijds om facilitair managers te helpen bij het efficiënt beheren van dit soort kantoorruimtes.

Een ander voorbeeld van technologie die in de kern van een werkplekstrategie is geïmplementeerd, zijn de realtime gegevens van verschillende systemen die het onderhoud van de werkplek efficiënter zullen maken. Door te identificeren welke kantoorruimtes het meest worden gebruikt, bijvoorbeeld om schoonmaakschema's te informeren of verschillende bedrijfsonderdelen te laten opladen voor de energie en ruimte die ze gebruiken.

Door de slimme technologie te gebruiken, kan de productiviteit van werknemers toenemen en dit heeft ook invloed op de bedrijfsresultaten van het bedrijf.