Ineens moet wereldwijd het grootste deel van de werknemers vanuit huis werken, studeren en zelfs sporten. Ineens wordt er een beroep gedaan op onze creativiteit en moeten we met (voor de meesten van ons nieuwe) technologische tools aan de slag om in contact te kunnen blijven met collega’s, familie en vrienden.

We leven in een digitaal tijdperk en de huidige crisis geeft ons tijd om na te denken, tijd om uit te rusten en, het belangrijkste, het geeft ons de tijd die we nodig hebben om te innoveren. Want juist nu is het de tijd om te innoveren, om vooruit te denken – of het nu gaat om het verbeteren van persoonlijke vaardigheden en kennis, nieuwe dingen uitproberen of nadenken over hoe u uzelf kunt blijven ontwikkelen in uw rol en de innovatie en transformatie van uw bedrijf.

Het kantelpunt voor flexibel werken

Terwijl het grootste deel van onze levens naar online en virtuele platformen verschuift, zullen veel bedrijven moeten gaan nadenken over de lange-termijn rol van het kantoor in relatie tot het bedrijf en productiviteit, zodat wanneer de crisis voorbij is alle lessen die eruit getrokken zijn niet verloren gaan.

De huidige crisis laat ons meer dan ooit tevoren zien hoe essentieel flexibiliteit en werken op afstand in de huidige maatschappij zijn geworden. Bedrijven zullen hun werkplekstrategieën en werkcultuur moeten herzien, niet alleen om aan de behoeften van hun medewerkers ten aanzien van de balans tussen werk- en privéleven tegemoet te komen, maar ook om hun bedrijfscontinuïteit te allen tijde te verzekeren.

Snel in de behoeften van werknemers kunnen voorzien en de trend van transformatie naar een flexibele werkomgeving volgen, brengt een aantal voordelen met zich mee:

• Bedrijfsvoordelen
  
  Bij het aantrekken van nieuw talent en het behouden van uw huidige personeel is de werknemerstevredenheid van groot belang. Goede werknemers aantrekken, vasthouden en optimaliseren resulteert in meer productiviteit en succes voor bedrijven. Medewerkers die toegang hebben tot flexibele werkregelingen ervaren meer controle over hun werkdag en zullen eerder geneigd zijn harder en productiever werken, wat allemaal ten goede komt aan het bedrijf.
  
  Onderzoek toont bovendien aan dat flexibel werken stress en vermoeidheid vermindert; factoren die kunnen leiden tot concentratieverlies, wat weer resulteert in onderpresteren. Ook voor werkgevers geldt dat toegang tot een flexibele werkomgeving een betere balans tussen zakelijke en persoonlijke behoeften mogelijk maakt, wat zorgt voor een verbeterde concentratie bij werktaken tijdens werkuren.
  
  Iedere werknemer is anders. Sommigen werken ’s ochtends beter en merken dat hun concentratie en motivatie ’s middags afneemt, terwijl andere werknemers misschien het beste werken vanaf halverwege de ochtend tot de vroege avond. Flexibel werken laat individuele werknemers spelen met hun sterke punten wat zorgt voor maximale resultaten.

• Financiële voordelen
  
  De adoptie van een flexibel werkplekconcept brengt naast optimalisatie van werknemersproductiviteit een aantal financiële voordelen met zich mee. Als medewerkers de mogelijkheid hebben om flexibel of op afstand te werken (inclusief thuiswerken) verminderen de kosten met betrekking tot verzuim, laatkomen en ziekteverlof. Omdat flexibel of op afstand werken de werknemerstevredenheid verbetert en helpt personeel binnen te houden, is minder aanwerving van nieuwe medewerkers nodig en nemen de daaraan verbonden kosten af.
  
  Belangrijker nog, flexibele werkplekconcepten zoals een open werkomgeving, thuiswerken of een omgeving gericht op samenwerking dragen bij aan de slimme reductie van de hoge kosten voor huur van kantoorruimte, kantoormeubilair en -benodigdheden, en het energieverbruik op kantoor.
• Productiviteitsvoordelen
  
  Een productieve werkomgeving betekent voor iedereen iets anders. Voor iedere persoon die een werkdag op kantoor ideaal vindt, zijn er drie anderen te vinden die zich geremd voelen bij werken in een afgesloten ruimte. Zij vinden hun inspiratie en motivatie thuis, in een koffietentje, aan zee – met andere woorden ergens anders.
  
  Als productiviteit het uiteindelijke doel is, waarom dan met dat oogmerk bepaalde regels opleggen die niet absoluut essentieel zijn voor uw bedrijf? Het aanbieden van verschillende werkomgevingen zal uiteindelijk de productiviteit en intrinsieke motivatie van medewerkers verhogen.

Hoe werken op afstand efficiënt organiseren en aansturen kan bijdragen aan de bedrijfscontinuïteit

Bij de overweging van de adoptie van een flexibele werkplekstrategie en het onderhouden en stimuleren van een werkomgeving op afstand, is het zinvol om rekening te houden met de volgende 5 basiswaarden voor productiviteit:

1. Haal het maximale uit lokale kantoren

Tenzij de bedrijfsvoering volledig via de cloud verloopt, is de kans groot dat u ten minste één gemeenschappelijke werkruimte heeft.

Enkele verplichte kantoordagen tijdens de inwerkperiode helpt enorm om nieuwe medewerkers het gevoel te geven dat zij onderdeel uitmaken van het team. Als u veel kantoren heeft, zorg dan dat elke werkomgeving uitnodigt om er te werken, zelfs als medewerkers volledig op afstand werken.

Dit kan gerealiseerd worden met creatieve werkruimtes, het spelen van muziek, wekelijkse happy-hours, lunchsporten of andere faciliteiten die bij het merk passen. Maar meestal geldt dat mensen aan boord willen komen als u enthousiaste mensen aanneemt, een energieke werkomgeving creëert en transparantie aanmoedigt zodat mensen elkaar echt kunnen vertrouwen.

2. Zorg ervoor dat cruciale technologieën aanwezig zijn

Voor de ondersteuning van samenwerking in een open werkomgeving of werken op afstand zijn er tientallen goede online platformen. Hieronder vallen productiviteitstools in de cloud en andere technologische platformen voor interne communicatie (Slack, Microsoft Teams, Mumble), technologische platformen voor communicatie (Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams), projectmanagement (Kanbachi, Asana) en het delen van documenten (Google Docs).

Al deze tools maken real-time samenwerking mogelijk, automatiseren een aantal routinematige handelingen zodat medewerkers zich op kerntaken kunnen concentreren en bieden virtueel compensatie voor de behoefte aan persoonlijk projectmanagement.

Voor meer en effectiever gebruik van tools en technologieën voor werken: zorg er ook voor dat medewerkers gecoacht worden hoe zij effectief gebruik kunnen maken e-mail, instant messaging en interne social media-platformen.

3. Stel vaste contactmomenten in

Vaste momenten instellen voor virtuele ontmoetingen, zoals wekelijks met het team samenkomen of 1-op-1-meetings met directe medewerkers met een frequentie die past bij uw bedrijf en team, zorgt zowel voor betrokkenheid bij het bedrijf en het gevoel erbij te horen als effectieve voortgang in projecten.

Voor medewerkers die regelmatig op afstand moeten werken is dit de beste manier om op de hoogte te blijven van wat er gebeurt binnen het bedrijf en waar hun teamleden mee bezig zijn. Voor managers zorgt dit ervoor dat zij weten hoe het met medewerkers gaat, zowel met de werkresultaten als in het algemeen.

4. Coach op afstand werkende medewerkers

Het is een makkelijke aanname dat de productiviteit van een persoon op kantoor, thuis of in een café automatisch overal hetzelfde is. Helaas is dit niet altijd het geval. Laat mensen daarom zien hoe zij hun werk goed zelfstandig kunnen uitvoeren. Train hen in regelmatig communiceren en zo verwachtingen te managen, het ontwikkelen van routines die de balans tussen werk- en privéleven ondersteunen, en help hen zelfs bij het opzetten van een aangepaste thuiswerkplek die optimaal aansluit bij hun manier van werken.

Net zo belangrijk als het coachen van werknemers op afstand is het coachen van de managers die hen aansturen. Een leiderschapsrol kan al een uitdaging op zichzelf zijn en dit wordt versterkt op het moment dat uw mensen zich niet binnen gehoorafstand bevinden.

5. Stimuleer de verandering van werkcultuur naar werken op afstand

Mensen hebben een natuurlijke weerstand tegen verandering, vooral als die verandering wordt opgedrongen in onzekere tijden of tijdens een crisis. Bedrijven en leiders zullen de confrontatie aan moeten gaan met deze realiteit en onderkennen hoe belangrijk het is om iedereen erbij te betrekken en onderdeel te maken van het succes van een flexibel werkconcept in de organisatie.

Vooral voor bedrijven met een sterke “kantoorcultuur” is het essentieel dat leidinggevenden inzien dat de transitie naar werken op afstand een proces is, dat aankomt op vertrouwen, communicatie en een bedrijfsbrede ondersteuning van gedeelde doelen en het aanbieden van de juiste tools om dat concept te kunnen implementeren.

Focus niet op wat niet mogelijk is

Zoals Winston Churchill ooit zei: “Als je door een hel gaat, blijf doorgaan” – waarmee wordt bedoeld dat zelfs slechte tijden, zoals de huidige door het Coronavirus veroorzaakte crisis, voorbij gaan.

Uiteindelijk, wanneer we hieruit komen, zullen er veel veranderingen zijn, zoals de enorme impact op de economie en vooral op kleine ondernemers, op het klimaat, en ook de manier waarop we met elkaar communiceren en hoe bedrijven worden aangestuurd.

Deze periode gebruiken om na te denken over de vele innovatiemogelijkheden en de relevante veranderingen in de werkcultuur te laten plaatsvinden, zal het verschil maken voor de continuïteit van veel bedrijven en hoe zij uit deze crisis komen.