De manier waarop bedrijven over de hele wereld reageren op de huidige sociale afstand en werken vanuit huis beleid, is vergelijkbaar en toch verschillend in hun specifieke manier. Een ding dat alle landen en veel bedrijven gemeen hebben, is het ontbreken van een playbook waarmee ze adequaat en in overeenstemming met alle eisen van gezondheidsorganisaties en hun regeringen kunnen reageren. Bedrijven en werkgevers worstelen nog meer omdat ze zich moeten aanpassen aan totaal nieuwe situaties en belangrijke bedrijfsveranderingen, teamrollen en -functies, kantoorruimtes en werkculturen tegelijkertijd moeten heroverwegen.

Voor deze blog hebben we een van onze geallieerde partners uit Nieuw-Zeeland geïnterviewd die ons inzicht geeft in de algemene werksituatie in Nieuw-Zeeland en hoe bedrijven reageren op het Coronavirus.

In het licht van de COVID-19-pandemie lijkt Nieuw-Zeeland een van de weinige landen te zijn die de "eliminatiestrategie" volgt met als doel de overdracht van COVID-19 binnen zijn grenzen volledig te beëindigen. De efficiënte uitvoering van de eliminatiestrategie heeft al positieve resultaten opgeleverd, maar deze strategie heeft ook voor Nieuw-Zeeland enorme sociale en economische gevolgen op korte termijn.

Het proces van het opnieuw beoordelen van de implicaties en gevolgen op korte en lange termijn voor bedrijven en onroerend goed, evenals voor werkplekstrategieën, is begonnen. Dit artikel is gebaseerd op de bijdrage van Jonathan Vidak, Sales Director bij Vidak en Gareth Brown, Solutions Director bij Vidak. Vidak is de geallieerde partner voor Vecos in het leveren van slimme dynamische lockerbeheeroplossingen voor Nieuw-Zeeland en de eilanden in de Stille Oceaan.

Kun je vertellen wie je bent en wat je rol binnen Vidak is?

Jonothan Vidak. Verkoopdirecteur bij Vidak. Ik ben verantwoordelijk voor de verkoop en marketing voor het bedrijf, en bedrijfsontwikkeling door begrip van de marktbehoeften en het actief onderzoeken van alle markten om ervoor te zorgen dat Vidak waardevolle en innovatieve oplossingen voor onze partners en klanten kan bieden.

Wat voor type werkplekstrategie wordt er momenteel in je regio toegepast?

Flexibel werken zonder vaste werkplekken of flexibiliteit binnen zones in diverse vormen is de meest gebruikte strategie in recente projecten. We kijken wereldwijd veel naar best practices en dan, afgezet tegen de bevolkingsgrootte en locatie in vergelijking met de rest van de wereld, passen we het snel aan en creëren onze eigen versie. Vanwege onze grootte kunnen we zeer agile zijn in Nieuw-Zeeland.

We zien dus een goede mix van modern werken opkomen in alle sectoren.

Wat is op dit moment de impact van de coronavirus in je regio en in het bijzonder op de werkomgevingen?

De meeste werkomgevingen zijn nu verlaten. Wij hebben op dit moment Alarmniveau 4, wat betekent dat alle niet-essentiële werknemers thuis in quarantaine zijn en dat alle bedrijven die geen essentiële producten of diensten bieden minimaal 4 weken gesloten zijn.

De werkomgevingen zijn dus waar mogelijk verspreid over de woningen van de werknemers. Horeca, de meeste toerisme- en productiesectoren zijn vrijwel helemaal gesloten.

Vanuit huis werken heeft een behoefte aan en enorme kans voor verbinding en samenwerking door middel van online tools gecreëerd. In ons bedrijf is de frequentie van contact en de onderlinge samenwerking juist toegenomen, wat voortkomt uit de menselijke behoefte aan contact en duidelijke taken en doelen stellen. Managers lijken meer contact te hebben met hun team nu er minder interrupties zijn zoals reizen, meetings op locatie et cetera. Bij veel interne projecten en innovaties is meer ruimte voor focus voor de ontwikkeling en afronding ervan.
De bedrijfsvoering is natuurlijk vertraagd, omdat we niet kunnen produceren en geen projecten kunnen opleveren, maar we gaan hier goed mee om bij de voorbereiding op de opheffing van de nationale restricties.

Hoe reageren vastgoedmanagers en architecten op de situatie met het coronavirus en wat zal het effect van de crisis op de vastgoedwereld en andere lopende projecten zijn?

Iedereen is zich bewust van de huidige en potentiële effecten van COVID-19. Wat we zien is dat iedereen uitkijkt en toewerkt naar het weer oppakken van het opleveren van projecten. Hoewel de bouw is stopgezet, is het designwerk doorgegaan ter voorbereiding voor wanneer de bouw en het werk op locatie weer kan worden opgepakt.

De hele branche onderkent dat de huidige wereldwijde situatie de manier waarop we werken permanent aan het veranderen is, bewijst dat we flexibel met plaats om kunnen gaan, maar de branche focust ook op het belang van een gemeenschappelijke plek voor organisaties voor het verbeteren van de werkcultuur, beter contact leggen en effectiever samenwerken voor besluitvorming en innovatie.

Welke veranderingen zijn volgens jou tijdelijk en welke zullen blijven / werkomgevingen/werkplekstrategieën voor toekomstige projecten blijvend veranderen? Wat gaat “ het nieuwe normaal” worden als het gaat om werkomgevingen?

Dat iedereen vanuit huis werkt, is tijdelijk. Organisaties zullen meer open staan voor vanuit huis werken en werkomgevingen zouden een andere relevantie moeten hebben, wat we als een positieve ontwikkeling zien. We hebben nu allemaal heel snel geleerd dat we taken apart van elkaar kunnen uitvoeren, maar echte innovatie ontstaat altijd als mensen samen zijn.

We hopen en voorspellen dat organisaties hun werkomgevingen als hubs voor innovatie gaan zien. We hopen op minder e-mailverkeer vanuit onze organisatie, nu we hebben geleerd beter te communiceren op afstand. Daarom zullen werkomgevingen een nog betere integratie van technologie en tools nodig hebben om deze “nieuwe manier van werken” te ondersteunen.

Mensen zouden zich meer moeten aanpassen aan een flexibele werkomgeving en gemotiveerder moeten zijn om de kans te pakken mobiel te zijn en door de dag heen in beweging te zijn.
Ergonomie in meubilair wordt nog belangrijker aangezien mensen in de quarantaineperiode hebben moeten werken onder minder gunstige omstandigheden. We zien dit als een kans om betere oplossingen te bieden die mensen in staat stellen comfortabel te werken, waarbij ze makkelijk in en uit contact kunnen treden.

Welke invloed heeft werken op afstand en thuiswerken op bedrijven in je regio? En hoe gaan bedrijven hiermee om?

Voor ons en de organisatie waarin we werken, ervaren we dat het heel goed werkt. De meerderheid van de mensen onderhoudt het contact. Koffieafspraken gaan door, al is dat online, net als werkborrels.

Managers onderhouden meer contact met hun teams, en in veel gevallen beter.In onze branche is de grootste impact dat we geen projecten kunnen opleveren en niet kunnen produceren. Dit heeft grote invloed op de bedrijfsinkomsten en de vastgoedstrategieën.

In sectoren zoals productie (niet-essentieel), horeca en toerisme is het voor de meeste mensen helaas niet mogelijk om vanuit huis te werken. Dit heeft directe en op de lange termijn negatieve effecten op deze sectoren.Het positieve is dat de overheid van Nieuw-Zeeland alle bedrijven financieel ondersteunt zodat het personeel kan worden doorbetaald. Ons bedrijf en de organisaties waarmee wij werken focussen op wat we wel kunnen doen en op ons klaarmaken om weer te gaan leveren aan de markt.

Zal de coronacrisis de implementatie van flexibele werkplekstrategieën versnellen?

Het zal licht werpen op de belangrijke aspecten van flexibel werken, niet alleen maar minder bureaus, maar de mogelijkheid jezelf buiten de ruimte te plaatsen, verschillende ruimtes gebruiken voor verschillende functionaliteiten en meer werken aan verbinding met mensen, virtueel en fysiek in de ruimte.

Wat zijn jullie tips voor managementteams met betrekking tot flexibel werken en het managen van deze periode van werken op afstand?

Wees beschikbaar voor je mensen en stel je proactief op als het gaat om contact onderhouden. Echt contact, geen e-mails, maar telefoon- en videogesprekken. Er is veel onzekerheid over deze tijd en het is belangrijk om je mensen bezig en gefocust te houden. Stel je verwachtingen en vertrouw hen, help hen hun doelen te bereiken en taken uit te voeren door ondersteuning te bieden, hen met anderen in verbinding te brengen en contact te onderhouden om de voortgang te monitoren. We hebben ook veel plezier. Videoberichten, chatgroepen, virtuele werkborrels, competities, sportgroepen.