In onze serie interviews met onze partners over de wereld hebben we inzichten verzameld in de huidige situatie rond werkomgevingen in verschillende regio’s en de impact die het coronavirus zal hebben op werkomgevingen en hoe mensen werken. Vanuit de frontlinie van verandering en met kennis van de trends op het gebied van werkomgevingen en de toekomst van werk is het interview van deze week met Merete Volan, Verkoopdirecteur Noorwegen bij Martela.

Martela is een van de Scandinavische leiders in de kantoorinrichtingsbranche en creëert de beste werk- en leeromgevingen voor zijn klanten.

Welk type werkplekstrategie wordt er momenteel in jouw regio toegepast?

Op het hoogste niveau zien we dat bedrijven geïnteresseerd zijn in het aantrekken en behouden van de beste medewerkers en het realiseren van kantoren die aansluiten bij de taken die er worden uitgevoerd. Veel bedrijven kiezen voor een open kantoorlandschap, maar we zien ook veel tussenoplossingen met een mix van vrije werkplekken, het groeperen van functies en nog enkele traditionele kantoren. Voor de crisis zagen we bereidheid om te investeren.

Wat is momenteel de impact van het coronavirus in je regio en wat gaat er in de toekomst veranderen?

Noorwegen heeft op 12 maart alle scholen, kinderopvangcentra, kappers, fysiotherapeuten etc. gesloten. Het land heeft zijn grenzen gesloten en alles is min of meer tot stilstand gekomen. Het is niet toegestaan om op kantoor te werken tenzij sprake is van een vitale functie. Dit heeft bedrijven door het hele land tot stilstand gebracht en lamgelegd en nu is de werkloosheid ongeveer 10% inclusief tijdelijke werkloosheid.

Volgende week gaat Noorwegen langzaam beginnen met het heropenen van bedrijven en scholen, dus hopelijk gaat alles weer in beweging komen. Het is onmogelijk te zeggen wat het langetermijneffect zal zijn, maar er is een duidelijke impact op de gehele economie.

Hoe reageren vastgoedmanagers en architecten op de huidige situatie met het coronavirus en hoe zal de crisis de vastgoedwereld en andere lopende projecten beïnvloeden?

Bedrijven en architecten proberen het werk vanuit thuiskantoren uit te voeren, maar de verkoop van nieuwe woningen en de bereidheid om te investeren is afgenomen, projecten zijn stilgelegd en investeringen in de private sector nemen duidelijk af.

In de publieke sector is het meer business as usual, vooral met scholen en universiteiten, dus daar liggen de projecten min of meer op schema. Bij voorgaande crises zagen we een groei in de publieke sector en we verwachten dezelfde trend bij deze crisis. We zien tijdelijke ontslagen in alle private sectoren. We hopen dat dat langzaam gaat veranderen en mensen weer aan het werk gaan als we nationale functies openen.

Wat gaat “het nieuwe normaal” worden in werkomgevingen?

Het is altijd lastig om de toekomst te voorspellen, maar ik denk dat we lange tijd minder zullen reizen en digitale mogelijkheden voor ontmoeting en samenwerking op een grotere schaal gaan gebruiken. Dit zal waarschijnlijk invloed hebben op welke investeringen er in kantoren worden gedaan en de benodigde ruimte.

Welke invloed heeft op afstand werken en thuiswerken op bedrijven in jouw regio? Hoe gaan bedrijven hiermee om?

Het lijkt erop dat het aanpassen aan werken op afstand goed is verlopen en de vraag naar digitale oplossingen, ergonomisch meubilair en randapparatuur is toegenomen. Ik denk dat de trend zal laten zien dat we in het algemeen een positief gevoel hebben over wat er allemaal op afstand kan worden gedaan en dat dit waarschijnlijk invloed gaat hebben op toekomstige investeringen en hoe over kantoren wordt gedacht.

Gaat de coronacrisis de implementatie van een flexibele werkplekstrategie versnellen?

Absoluut. De huidige situatie laat zien hoeveel we op afstand kunnen doen en toont ook een aantal mogelijke voordelen voor het dagelijks leven en efficiëntie, naast de impact op het milieu. Voor de coronacrisis werd in Scandinavië veel gesproken over onderwerpen in relatie tot kortere werkdagen en nieuwe manieren van werken in de zin van minder tijd op kantoor besteden, maar efficiëntere en flexibelere oplossingen voor medewerkers.

Dit is niet het moment om die discussies te openen, maar ik ben ervan overtuigd dat we hier veel van zullen leren wat nieuwe paden zal banen voor toekomstige manieren van werken. Ik denk dat gelukkige en tevreden medewerkers die sterk het gevoel hebben dat ze erbij horen en zinvol bezig zijn beter zullen presteren als ze de keuze zouden krijgen op welke manier ze hun taken uitvoeren en flexibiliteit in hun leven, zodat werk- en privéleven op een goede manier gecombineerd kunnen worden.

Welke adviezen heb je voor managementteams met betrekking tot flexibel werken?

Ik denk dat in een crisissituatie, zoals die waar we momenteel mee geconfronteerd worden met COVID-19, behoefte is aan informatie, verbondenheid en humor. Ik zie dat we mensen in verschillende privésituaties en leeftijden hebben, maar de behoefte aan verbondenheid, informatie en het gevoel te worden gesteund zijn belangrijk. Ik vind dat bedrijven hierin een belangrijke rol hebben. Werk is een belangrijk deel van ons leven en geeft ons een gevoel van socialisatie, verbondenheid en veiligheid. Wanneer dit ineens wordt weggenomen en verkleind, kan dit onzekerheid en angst veroorzaken.

Om dit te minimaliseren hebben we onze teammeetings opgevoerd, er een kort en dagelijks onderdeel van gemaakt, zodat mensen het gevoel hebben erbij te horen en om de ondersteunende functie. Informatie over de bedrijfsstrategie en wekelijkse updates over de stand van zaken, maar ook proberen normale sociale activiteiten naar het digitale platform te brengen, zoals na het werk via Skype. Ook het bevorderen van de normalisatie van de situatie zoveel als mogelijk, de medewerkers ondersteunen die vanuit huis moeten of willen werken en ook zorg te dragen voor de degenen die nog steeds op kantoor willen werken maar op een veilige manier.