We zitten nog maar aan het begin van dit ongekende wereldwijde thuiswerkexperiment. Wat de uiteindelijke impact van de huidige crisis op werkplekken over de hele wereld zal zijn, is nog heel onzeker. Waar we het wel over eens zijn, is dat na de huidige crisis en alle aanpassingen die zijn gedaan om werken op afstand mogelijk te maken, veel werknemers en werkgevers een nieuwe manier van werken zullen moeten vinden bij het aanpassen aan de “nieuwe normale situatie”.

In dit blogartikel hebben we één van onze partners in Australië geïnterviewd om beter te begrijpen hoe de huidige reactie op flexibel werken de bedrijfscontinuïteit in de toekomst gaat vormen.

Veel organisaties en teams, nu midden in dat proces, zullen een betere manier van werken vinden met wat zij leren van de huidige situatie. Vanuit het perspectief van werkplekstrategie en design heeft flexibel werken een onverwachte en in potentie enorme kans gekregen om werkomgevingen voor altijd revolutionair te veranderen.

Om beter te begrijpen hoe wordt gereageerd op de door de COVID-19-pandemie uitgelokte crisis en de effecten ervan op werkplekken in Australië, hebben we Daniel Grilli, Hoofd Verkoop bij Schiavello Group, geïnterviewd. Schiavello Group is een partner van Vecos voor Australië, Singapore, China en de Verenigde Arabische Emiraten.

Kun je ons vertellen wie je bent en wat je rol is binnen Schiavello?

Daniel Grilli, Nationaal Manager – Hoofd Verkoop. Ik ben verantwoordelijk voor bestaande en nieuwe nationale klantrelaties, het positioneren van Schiavello bij onze klanten als thought partner, een partner die hun bedrijfsinitiatieven, pijnpunten en visie begrijpt. In onze 54 jaar kennis van werkruimtes en focus op het creëren van ruimtes voor mensen vinden we de bevestiging van wat we zien als de belangrijkste asset van alle bedrijven: de mensen die er werken.

Wat voor werkplekstrategie wordt er momenteel in jouw regio toegepast?

In 2020 werkt ongeveer twee derde van de Australische kantoormedewerkers in een dynamische werkomgeving in een of andere vorm. Het is duidelijk dat het fenomeen agile werken hier nu tot alle sectoren is doorgedrongen.

Om engagement weer op te laten leven en prestaties te bevorderen, vooral op het gebied van samenwerking, innovatie en verbinding met de klant, zal elke organisatie een manier moeten vinden om hun doelstelling, merk en waarden via meerdere kanalen te uiten.

Terwijl de bankensector jarenlang de voorhoede van het dynamische werken heeft gevormd, zien we een positieve trend bij overheidsorganisaties die nu principes uit het bedrijfsleven adopteren om samenwerking, verbinding en efficiëntie te verbeteren, naast educatie om studenten bekend te maken met agile werkmethoden.

Wat het huidige klimaat onze branche laat zien is dat in veel bedrijven momenteel modellen, beleid, processen en infrastructuur voor thuiswerken worden uitgetest. De achterblijvers die werken op afstand niet ondersteunden of nog niet hebben ingevoerd, kondigen nu aan dat ze werken op afstand graag en versneld willen invoeren en daarbij willen investeren in samenwerkingstools.

Hoe reageert de onroerendgoedwereld op de huidige situatie met het coronavirus en hoe gaat de crisis de onroerendgoedwereld beïnvloeden?

Deze gebeurtenis is de Zwarte Zwaan die ontegenzeggelijk voor instabiliteit in de wereldeconomie heeft gezorgd en zeker invloed heeft op commercieel onroerend goed in Australië.

De pandemie heeft druk gezet op markten die al op einde van hun cyclus liepen, wat de ruimte gaf voor het uitstellen van investeringen en het aanhouden van toezeggingsbesluiten met betrekking tot belangrijke ruimtes. Het ligt voor de hand dat een toename van werken op afstand een afname van het gebruik van kantoorruimte betekent.

Dat maakt de verhuurders die te maken hebben met kortlopende huurovereenkomsten het meest kwetsbaar. Samenwerkende beheerders in het bijzonder lopen mogelijk risico als leden door de huidige onzekere tijden besluiten kortlopende contracten te beëindigen.

Terwijl de vraag naar werken vanuit huis en de investering in samenwerkingstools groeit, zal een sterkere focus op een beter gebruik en verdichting van ruimte efficiëntie stimuleren met als resultaat werken vanuit beperkte beschikbare ruimte.

Hoe reageren architecten op de huidige crisis en hoe gaat dit projectconcepten beïnvloeden?

Zoals de meeste bedrijven ondernemen architecten en ontwerpers actie om de belangen van hun mensen, projecten, cliënten en stakeholders te behartigen.

Nu internationale en binnenlandse reizen zijn stilgelegd en er quarantaineperioden gelden als iemand internationaal reist, zijn samenwerkingstools echt cruciaal en die worden al succesvol overal bij ingezet in studio’s in heel Australië en daarbuiten. Deze technologieën maken het voor studio’s mogelijk om creatief en efficiënt te communiceren via diverse platformen.

We zien dat dit bedrijven in staat stelt een model voor werken op stand te ondersteunen en virtueel samen te werken met cliënten en partners.

Wat is de huidige impact van het coronavirus in je regio en wat gaat er in de toekomst veranderen?

In Australië is de impact van de pandemie de duidelijke bedreiging van de projectpijplijn van bedrijven en het stopzetten van innovatieve programma’s. Een sterkere focus op het welzijn van mensen en ook op de liquiditeit van bedrijven in deze moeilijke tijd. Het verandert de manier waarop we zakelijk communiceren en contact leggen. Engagement via samenwerkingstools, goedkeuringen en controles voor technici die op locatie klanten bedienen, hebben allemaal om aanpassing gevraagd in deze uitdagende tijden.

Onze sociale levens met familie en vrienden en dagelijkse routines zijn onderbroken en worden bemoeilijkt. De waarden van de gemeenschap worden fundamenteel op de proef gesteld door COVID-19. Net als het bedrijfsleven zal de gemeenschap zich moeten aanpassen aan de strenge protocollen voor hygiëne, gemeenschappelijk delen, massale bijeenkomsten etc. om nieuwe uitbraken te beperken.

Echter, met een open werkomgeving zie je ook beleid om meer focus/aandacht, toegang en privacy terug brengen voor medewerkers, aangezien die laatste enigszins onder druk is komen de staan binnen een open, samenwerkingsgerichte werkomgeving.

Die bedrijven hebben in de pandemie een thuiswerkmodel gebruikt als positief voorbeeld van welzijn binnen de organisatie, het beschermen van hun belangrijkste asset.

Een bedrijf als Telstra, een groot Australisch telecombedrijf, laat 25.000 medewerkers thuiswerken, waarmee ze het welzijn van hun medewerkers ondersteunen en de verspreiding van COVID-19 helpen beperken. Telstra heeft verder 2000 extra mensen aangenomen om het groeiende aantal binnenkomende gesprekken in hun callcenters te kunnen verwerken. Dit is een geweldig voorbeeld van een groot bedrijf dat vormbaarheid toont door middel van Het Nieuwe Werken om hun mensen te beschermen, maar ook hun bedrijfsvoering aanpast om hun klanten bij te staan die met financiële tegenslag en instabiliteit te maken hebben, degenen die worstelen met de switch naar werken en studeren vanuit huis.

Er zal nog meer belang worden gehecht aan het welzijn van mensen in het bedrijfsleven en de continuïteit van relaties en projecten in onze branche.

Welke invloed heeft werken op afstand en werken vanuit huis op bedrijven in je regio? Hoe reageren de bedrijven hierop?

De meeste progressieve bedrijven in Australië hadden al voor de pandemie een thuiswerkmodel, maar reizen en woon-werkverkeer was het meest gebruikelijk. Thuiswerken werd door bedrijven vooral gebruikt om ruimte te bieden aan diversiteit binnen de werkomgeving en voor comfort en gemeenschapszin.

Er zijn ook bedrijven die een bescheidener aanpak adopteren. Met een halvering van de personeelsbezetting op locatie om het risico van verspreiding van COVID-19 te verminderen. Die pandemie is een evolutie, maar er is een besef bij bedrijven dat het een kwestie van nationaal belang is dat alle bedrijven eraan meewerken dat Australië zo sterk mogelijk door deze natuurramp komt.

Gaat de coronacrisis de implementatie van flexibele werkplekstrategieën versnellen?

Deze pandemie is zonder twijfel een wake-up call geweest voor alle bedrijven die nog geen vorm van flexibel werken hadden geïmplementeerd.

Wie zegt dat modellen voor flexibel werken “niets voor ons bedrijf zijn” of “dat we nog niet klaar zijn voor die manier van werken” zou echt hun werkbeleid, ontwerpprincipes, netwerkinfrastructuur en samenwerkingstools opnieuw moeten bekijken. Ik durf te zeggen dat de bedrijven die nu op achterstand staan, de bedrijven zijn die zich niet hebben ontwikkeld en dat hun mensen teleurgesteld zijn in de werkcultuur van hun werkgever.

In deze tijden komen medewerkers erachter of hun werkgevers initiatief tonen en daadkracht hebben, belang hechten aan het welzijn van hun medewerkers, en een draaiboek hebben om in te kunnen spelen op ongunstige omstandigheden, zodat de productiviteit en de bedrijfsvoering niet geraakt worden.

Welke veranderingen zijn volgens jou tijdelijk en welke zullen blijven en werkomgevingen en werkplekstrategieën bij toekomstige projecten beïnvloeden?

Bescherming en welzijn van mensen zal voorop staan als een zorgplicht voor elke medewerker, maar ook om de bedrijfscontinuïteit zeker te stellen, en de arbeidsproductiviteit. Bedrijfsvoering- en continuïteitsplannen zullen ongetwijfeld essentieel worden om voorbereid te zijn op nieuwe natuurrampen.

Werken op afstand is een thema dat ook na 2020 blijft, met zoveel bedrijven die met het oog op de huidige pandemie flexibiliteit en vervormbaarheid omarmen. De adoptie van communicatiekanalen en samenwerkingstools zal de kern zijn van slimme werkomgevingen, die medewerkers in staat stellen digitaal contact te leggen en verbinding en productiviteit te behouden.

Als er een les getrokken kan worden uit deze moeilijke omstandigheden, dan is dat dat bedrijven die de disruptie van de pandemie hebben doorstaan, de bedrijven zijn die hun werkomgevingen hebben ontworpen rond de principes van mensgericht design, hebben geïnvesteerd in innovatieve technologie en een agile manier van werken hebben geadopteerd.

Het gezegde “innoveer of sterf” is op veel manieren van toepassing, maar nog het meeste op bedrijven.

Het nieuwe normaal zullen basale protocollen zijn met betrekking tot social distancing, omvang en duur van meetings met een mogelijke verschuiving van overleggen in persoon naar virtuele meetings of teleconferentie, beperkte toegang tot locaties, uitbreiding van veiligheids- en hygiënevoorschriften, bedrijven die werken op afstand omarmen en investeren in samenwerkingstools.

Welke tips heb je voor managementteams met betrekking tot flexibel werken?

• Welzijn dient voorop staan bij alle werkplekdesignprincipes. Uit COVID-19 zouden alle bedrijven essentiële lessen moeten trekken, voor nu en voor de toekomst van hun werkomgevingen.
• De leiderschapscultuur moet sterk zijn en werknemers die autonoom werken omarmen.
• De overgang Activiteit Gerelateerd Werken -> Team Gerelateerd Werken om een oplossing te creëren voor de uitdaging waar bedrijven momenteel mee te maken hebben: de behoefte aan beter contact en betere samenwerking binnen een team.
• Wanneer een flexibele werkmethode wordt overwogen, focus op een aanpak die verandering ondersteunt, die proactief is, engagement via co-creatie stimuleert, medewerkers het heft in eigen hand laat nemen in hun veranderproces, positief is en meerwaarde toevoegt. Dit zal ervoor zorgen dat medewerkers actief participeren in de vormgeving van hun toekomstige werkplekervaring.

Elk succes of falen is in het veranderprogramma geïmplementeerd. Punten van overweging:

Gedragsverandering:

• Een organisatiecultuur die flexibel werken omarmt en prestatie op basis van output waardeert
• Een leiderschapscultuur die medewerkers autonoom laat werken
• Diverse ruimtes: voor samenwerking, geconcentreerd werken en plekken om je terug te kunnen trekken
• Zones die ervoor te zorgen dat teams en mensen met elkaar in contact blijven
• Een doorlopende verandercultuur om bestaand en nieuw gedrag te trainen.

Enablers:

• Cloud- en mobiele technologieën om te zorgen voor naadloze overgangen tussen verschillende werkplekken door middel van digitale verbinding
• Slimme strategieën voor opbergruimte, zoals Vecos, om digitale mobiliteit en een betere gebruikerservaring mogelijk te maken
• Minder opbergruimte voor teams en personen om medewerkers vrij te maken
• Aandacht voor hygiëne en ergonomie bij het delen van werkruimte
• Beveiliging van informatie, beleid en procedures.