Wanneer uw organisatie een nieuwe werkplekstrategie aan het uitrollen is, is de kans groot dat dit een flexibele, of activiteit gerelateerde werkplekstrategie is. Deze werkstijlen zijn de laatste jaren ontzettend populair en kunnen de organisatie veel voordelen brengen zoals verhoogde productiviteit en efficiënt ruimtegebruik. Leesman doet wereldwijd veel onderzoek op dit gebied en publiceerde recentelijk het tweede deel van hun onderzoek ‘The Workplace Experience Revolution’ waarin ze onderzoeken of en hoe nieuwe werkplekstrategieën werken. In dit artikel delen we de belangrijkste resultaten.

Het onderzoek is gebaseerd op de database van Leesman, die bestaat uit meer dan 550.000 respondenten die op 4.000 verschillende werkplekken werken. Van deze organisaties hebben er maar liefst 533 organisaties recent een veranderingstraject doorlopen. Uit het onderzoek bleek dat, hoewel de meeste werkplek veranderingstrajecten succesvol zijn, er nog steeds een behoorlijk aantal veranderingsprogramma’s eindigt met middelmatige resultaten.

Leesman constateerde dat nieuwe werkplekken er over het algemeen goed in slagen mensen bij elkaar te brengen en interactie te ondersteunen, maar achter blijven in het faciliteren van ruimte voor individuele taken waarbij concentratie van belang is. Denk dus bij het ontwerpen goed na over het doel dat de verschillende werkplekken uiteindelijk moeten dienen.

1. Flexibele werkplek het meest effectief voor medewerkers met hoge rol complexiteit

Daarnaast kwam naar voren dat nieuwe werkplekken de grootste verbeteringen opleveren voor mensen wiens werk een hogere complexiteit heeft. Hoge rol complexiteit betekent dat deze medewerkers veel verschillende taken uitvoeren die niet allemaal dezelfde werklocatie vragen (bijv. een variatie in projectteams, zowel veel samen als individueel werken). Het is deze groep die het meeste te winnen heeft wanneer er meer variatie ontstaat in de werkplekken op kantoor.

Het is echter het vermelden waard dat deze profielgroep met een hogere rol complexiteit wereldwijd slechts 38% van de medewerkers vertegenwoordigt. Blijf dus altijd in uw achterhoofd houden dat uw medewerkers verschillen en dat alle medewerkers een positieve kantoorervaring moeten beleven.

2. Een goede werknemerservaring als onderdeel van uw werkplekstrategie

Vanuit de medewerker gezien wordt de werkplekervaring beïnvloed door drie facetten:

1. Wie bent u (bijv. hoelang werkt u al voor het bedrijf)
2. Wat doet u (hoeveel taken heeft u en hoe complex zijn deze?)
3. Waar doet u dit werk (op een vaste plek, of juist mobiel).

Iemand die er al lang werkt heeft vaak meer moeite met een grote verandering in vergelijking met een medewerker die er nog geen jaar werkt en een medewerker die een fijn vast bureau heeft zal niet meteen het nut van een nieuwe werkplekstrategie inzien. Uiteindelijk wilt u wel bij iedereen draagvlak creëren.

In uw aanpak om een nieuwe werkplekstrategie te ontwikkelen is het belangrijk om in gesprek te gaan met de diversiteit aan werknemers die uw bedrijf kent. Voorziet u dat er voor bepaalde werknemers weinig gaat veranderen? Bijvoorbeeld doordat ze werkzaam zijn op een vaste werkplek en dat ook zullen blijven doen in de nieuwe strategie, ga dan op zoek naar kleine elementen die ervoor zorgen dat ook deze medewerkers het gevoel hebben dat er wat verbetert. Bent u benieuwd welke verwachtingen medewerkers hebben over hun werkplek? Lees er hier meer over.

3. Zorg dat u aan alle medewerkers denkt in uw nieuwe werkplekstrategie

De belangrijkste uitdaging voor organisaties is dan ook om deze afstemming en persona-profilering goed te krijgen. Hoe zien de rollen van werknemers er echt uit en hoeveel van elk persona-type bestaan ​​er binnen een enkele werkplekpopulatie? Als deze groepen eenmaal goed in kaart zijn gebracht, analyseert u de verdeling van de persoonstypes in de diverse bedrijfsonderdelen en kunt u zo ook het juiste ruimtelijke ontwerp en design maken.

Deze stap is cruciaal in het slagen van het project, hier gaat het dan voor veel bedrijven ook mis. Zorg er dus voor dat voordat u overgaat naar het daadwerkelijk design van uw nieuwe kantoor, u gedegen onderzoek heeft gedaan naar de behoeftes die (al) uw medewerkers hebben! Het is namelijk duidelijk dat maar zelden één oplossing voor iedereen geschikt is.

Wanneer medewerkers zich vaker door het kantoor gaan verplaatsen levert dat logistiek nieuwe uitdagingen op. Medewerkers hebben bijvoorbeeld vaak vaste kluisjes, waardoor het werken op een andere locatie in het kantoor een stuk minder vanzelfsprekend wordt. Vecos biedt daar een oplossing voor: de slimme lockermanagementsoftware Releezme. Met deze software faciliteert u de werknemer om iedere werkplek in het gebouw te kunnen kiezen en altijd een nabij gelegen locker te kunnen gebruiken. De implementatie van de juiste technologieën versterkt uw werkplekstrategie en zorgt ervoor dat uw bedrijf ook klaar is voor de toekomst.

Bron: Leesman - The Workplace Experience Revolution