De hele wereld is in de ban van het Coronavirus. Bedrijven, scholen en overheidsorganisaties nemen extra maatregelen om de verspreiding van het virus zoveel mogelijk te beperken. Een van de belangrijkste maatregelen is sociale onthouding, wat in de praktijk betekent dat mensen waar mogelijk thuis moeten werken.
Voor dit artikel interviewden we twee experts van Vecos over de impact van deze maatregel op het functioneren van het bedrijf. In veel bedrijven wereldwijd wordt nog een redelijk conservatieve werkstijl gehanteerd, waarbij het niet gebruikelijk is om thuis te werken.

We spraken met Paul Sandberg, Business Development regio Azië en met Andrea Steinmeier, Key Accountmanager Germany & Switzerland. Andrea en Paul zien dat organisaties er in deze regio’s niet altijd op berekent zijn om mensen te laten thuiswerken.
In deze blog laten we zien wat de impact is van het Coronavirus op organisaties in Azië en Duitsland en geven we tips hoe u uw organisatie klaarstoomt voor het verplicht thuiswerken.

Wat voor werkplekstrategie wordt er op het moment gehanteerd in jullie regio ?

Paul: “In de Aziatische markt maken veel bedrijven nu de stap naar agile working. Dit betekent vaak dat men geen vast bureau meer heeft, maar in zogenaamde neighbourhoods gaat werken waarbij medewerkers geen eigen bureau meer hebben, enkel een vaste locker. Deze locker wordt de nieuwe opbergplek voor persoonlijke spullen zoals laptop, loop schoenen, etc”.

Andrea: “In Duitsland wordt er veel gesproken over nieuwe werkplek strategieën, maar je ziet ook dat er nog heel veel hiërarchie structuren tegen werken. Het eigen kantoor is een status die je als manager gekregen hebt. Vaak werken mensen in kantoren met 4-6 werkplekken.
De eerste stap naar een flexibele werkplekstrategie is in Duitsland ook vaak de implementatie van een homezone of neighbourhood.
We zien overigens ook nog steeds veel verrijdbare ladeblokken of vaste kasten in de buurt van het bureau, en lockers meer als een extra faciliteit bij de ingang. Medewerkers zijn toch nog heel locatiegebonden.”

Wat betekent het verplicht thuiswerken voor bedrijven?

Nederland is als land al erg ver met de digitalisatie van de werkplek en heeft een stabiel, landelijk dekkend én snel netwerk. Daardoor levert het voor de meeste bedrijven weinig problemen op om de medewerkers vanuit huis te laten werken. Dit is in bijvoorbeeld Italië een groot probleem.
Veel documentatie is enkel op papier of in het lokale bedrijfsnetwerk beschikbaar en mensen kunnen daardoor thuis weinig verrichten. Daarnaast zien we dat het flexibel werken in de Nederlandse cultuur veel geaccepteerder is. In veel organisaties is het al enige jaren gebruikelijk om bijvoorbeeld een dag in de week thuis te werken.
Dit is in Italië een heel ander verhaal, waarbij het nog steeds de norm is om altijd op kantoor te werken.

Paul: “Bedrijven zullen door deze crisis gedwongen worden om flexibeler te werken. Ik sprak vanochtend met een design bureau voor Nike uit Zuid-Korea, de helft werkt thuis en de designers werken op kantoor omdat ze daar de apparatuur hebben.
Daarnaast zijn er veel bedrijven zoals LinkedIn, Amazon en Nike die verplicht worden om vanuit huis te werken. De ervaring die werknemers nu opdoen t.a.v. het thuiswerken zal ook de ogen openen voor de gemakken die dit met zich meebrengt en zal de acceptatie voor meer thuiswerken in de toekomst vergroten. Een bedrijf kan hier in de toekomst beter op gaan inspelen, door bijvoorbeeld de lockerbezettingsgraad inzichtelijk te maken en de lockers dynamischer in te zetten.
Hierdoor hebben ze er uiteindelijk minder nodig, dit levert een kostenbesparing op zonder aan medewerkersgemak in te leveren. Dit zal de cultuur en acceptatie van het dynamisch werken verbeteren”

Andrea: “Deze crisis zal zeker impact hebben op het werkbeleid en flexibelere werkmodellen bevorderen. Belangrijkste is daarbij dat de systemen optimaal ingericht zijn, zodat je toegang hebt tot alle data. Je ziet dat in Duitsland nog veel mensen naar kantoor moeten omdat er geen voorzieningen zijn voor thuiswerken.”

Versnelt de Coronacrisis de implementatie van een flexibele werkplekstrategie?

Deze verplichte maatregelen vormen een goede ‘stresstest’ om te kijken hoe flexibel een organisatie is als van de ene op de andere dag het kantoor buiten gebruik wordt gesteld. Voor veel bedrijven zullen de problemen die het thuiswerken op dit moment oplevert een flinke eye-opener zijn.
Men zal dan ook zeker een aantal voorzieningen willen treffen om ervoor te zorgen dat in de toekomst bij een dergelijke crisis het bedrijf gewoon door kan draaien. Dit kan zomaar betekenen dat er door het coronavirus versnelt een nieuwe werkplekstrategie wordt geïmplementeerd.
Hoe kijken jullie hier tegen aan?

Paul: “Het zal zeker een geweldige push geven ten aanzien van meer thuis werken, flexibel werken met als gevolg dat de kantoren efficiënter gebruikt kunnen worden. De medewerkers komen minder vaak met z’n allen naar kantoor. Nu wordt duidelijk welke problemen dit verplichte thuiswerken met zich meebrengt.
Het merendeel van deze problemen zal nu al worden opgelost en daarmee zal de stap naar een flexibele werkplekstrategie een stuk kleiner zijn dan voorheen.”

Andrea: “Ja, deze Corona-uitbraak zal zeker het proces versnellen en de voordelen van flexibel werkplek strategieën laten zien. Hier hoort dan wel een goed privacy en databeleid bij, dat is in Duitsland nu nog vaak de show stopper.
Voor de Duitse OR ligt hier de focus op om te waarborgen dat werknemer rechten ook bij flexibele werkplekken en home office optimaal beschermt worden. Ik ben overtuigt dat Bedrijven in de DACH regio hun processen en digitale structuren nu waar nodig gaan veranderen om bij een volgende crisis nog beter voorbereid te zijn.

Welke tips hebben jullie voor managementteams m.b.t. flexwerken?

Paul: Het management moet het flexibel werken stimuleren door de faciliteiten en technologie te verschaffen, het te stimuleren door mensen te belonen als ze vanuit thuis werken en voornamelijk ook de achterdocht weghalen. Wanneer je wil dat medewerkers thuis even productief zijn als op kantoor is het van belang dat ze hiervoor de juiste faciliteiten hebben. Daarnaast is het vooral een cultuurverandering, op het moment dat je als management toont dat je open staat voor flexibel werken en hier ook naar handelt, zullen veel medewerkers hier gebruik van maken. Voor medewerkers is flexibel werken namelijk een van de belangrijkste dingen waar ze naar op zoek zijn in een baan.

Andrea: “Flexibel werken moet in een organisatie van allen geleefd en geaccepteerd worden. Vooral van het management. Daar hoort heel veel vertrouwen bij, goede leidinggevenden en de juiste techniek. Het change proces gebeurt niet zomaar, dat moet goed voorbereid en begeleid worden en het is belangrijk dat je de juiste partijen en partners betrekt.
Zorg ervoor dat je in een change proces genoeg informatie uit alle lagen in de organisatie ophaalt, zodat je een goed gefundeerd transformatieplan ontwikkelt.
Een flexibele werkstijl kan ervoor zorgen dat je als bedrijf een stuk minder last hebt van dit soort grote crisissen.”

Vecos ontwikkelt al meer dan 20 jaar smart locker software die ervoor zorgt dat bedrijven optimaal gebruik kunnen maken van hun werkplek. Deze software helpt bedrijven om gemakkelijker flexibel te werken, o.a. doordat medewerkers zelfstandig lockers in gebruik kunnen nemen op een locatie naar keuze en dat het facilitair management niet meer fysiek aanwezig hoeft te zijn om de lockers te managen.
Deze technologie past goed bij moderne werkplekstrategieën zoals agile of activiteit gerelateerd werken. Vanuit Vecos ondersteunen we met onze software bedrijven in de transformatie naar een nieuwe werkstijl. Bent u benieuwd of dit ook interessant is voor uw organisatie? Lees hier meer over onze lockersoftware oplossing.