Tout à coup, la majorité de la main-d'œuvre du monde entier a besoin de travailler, d'étudier et même de faire de l'exercice à domicile. Tout d'un coup, nous devons tous faire preuve de créativité et creuser dans de nombreux (pour la plupart d'entre nous de nouveaux) outils technologiques pour pouvoir rester en contact avec des collègues, la famille et les amis. Nous vivons à l'ère numérique, et la crise actuelle nous donne le temps de réfléchir, nous donne le temps de nous reposer et, surtout, nous donne le temps dont nous avons besoin pour innover.
Parce que maintenant plus que jamais, c'est le bon moment pour innover, pour anticiper - qu'il s'agisse d'améliorer les compétences et les connaissances personnelles, d'essayer de nouvelles choses ou de réfléchir à la façon dont vous pouvez continuer à évoluer dans votre rôle et apporter l'innovation et la transformation dans l'entreprise.
Le point de basculement pour du travail flexible
La plupart de nos vies s'orientant vers des plates-formes en ligne et virtuelles, de nombreuses entreprises devront réfléchir au rôle du bureau dans le contexte commercial et de la productivité à long terme, de sorte que lorsque la crise sera terminée, les nombreuses leçons apprises ne seront pas perdues.
La crise actuelle nous montre plus qu'avant comment la flexibilité et le télétravail sont devenus une telle nécessité dans la société d'aujourd'hui, que les entreprises doivent réévaluer leurs stratégies et leur culture sur le lieu de travail pour non seulement répondre aux besoins de leurs employés en matière d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mais aussi pour assurer leur continuité commerciale à tout moment.
Être en mesure d’accommoder rapidement les employés dans leurs besoins et de suivre la tendance vers un lieu de travail flexible, apportera quelques avantages:
(1) Avantages commerciaux
Lorsqu'il s'agit d'attirer de nouveaux talents et de conserver votre main-d'œuvre actuelle, la satisfaction des employés est essentielle. En recrutant, en fidélisant et en optimisant les employés de qualité, les entreprises bénéficient d'une productivité et d'un succès accrus. Les employés ayant accès à des horaires de travail flexibles bénéficient d'un plus grand sentiment de contrôle sur leur journée de travail et sont plus susceptibles de travailler plus dur et d'augmenter leur rendement; tout cela profite à l'entreprise.
De plus, des études montrent que le travail flexible réduit le stress et la fatigue; les facteurs qui peuvent conduire les employés à perdre leur concentration et, par conséquent, à sous-performer dans leur fonction. De même, le fait de bénéficier d'un environnement de travail flexible permet aux employeurs de mieux équilibrer les exigences professionnelles avec les exigences personnelles, ce qui garantit une meilleure concentration sur les tâches pendant les heures de travail.
Chaque employé est différent. Certains travaillent mieux le matin et constatent que leur concentration et leur motivation ont tendance à s'épuiser l'après-midi, tandis que d'autres employés peuvent travailler mieux du milieu de la matinée au début de la soirée. Le travail flexible permet aux employés individuels de jouer à leurs forces pour assurer un rendement maximum.
(2) Avantages financiers
L'adoption d'un concept de lieu de travail flexible entraînera un certain nombre d'avantages financiers en plus de l'optimisation de la production des employés. La possibilité de travailler à temps flexible ou à distance (travail à domicile inclus) réduit les coûts associés à l'absentéisme, aux retards et aux congés de maladie des employés. Le travail flexible ou le télétravail améliorant la satisfaction et la rétention des employés, le besoin de recruter de nouveaux employés et les coûts associés sont diminués.
Plus important encore, les modalités de travail flexibles telles que les espaces de travail en espace ouvert, le travail à domicile ou les environnements de co-travail contribuent à une réduction intelligente de la location d'espaces de bureau coûteux et du mobilier et des fournitures de bureau, ainsi que de la consommation d'énergie du bureau.
(3) Avantages en termes de productivité
Un environnement de travail productif signifie différentes choses pour différentes personnes. Pour chaque personne dont le moteur de la journée de travail prospère en travaillant à l'interne, trois autres se sentent étouffés par la vie de la cabine.
Pour eux, l'inspiration et la motivation viennent de leur maison, du café local, du bord de mer - en d'autres termes, d'ailleurs. Si la productivité est l'objectif final, pourquoi appliquer un certain moyen à cette fin s'il n'est pas absolument essentiel pour votre entreprise? Fournir aux employés des environnements de travail différents augmentera finalement leur productivité et leur motivation intrinsèque
Comment l'organisation et la gestion efficaces du télétravail peuvent contribuer à la continuité de l'entreprise
Lorsque l'on envisage d'adopter une stratégie de travail flexible et de maintenir et de cultiver un environnement de télétravail, il y a 5 fondamentaux de productivité à prendre en considération:
- Tirez parti au maximum des bureaux locaux
À moins que votre entreprise ne soit conduite exclusivement sur le cloud, il y a de fortes chances que vous ayez au moins un espace de travail commun. Quelques jours de bureau obligatoires lorsque l'intégration des employés contribue grandement à faire en sorte qu'un nouveau télétravailleur se sente comme faisant partie de l'équipe. Si vous avez plusieurs bureaux, faites de chacun un endroit que les gens veulent utiliser même s'ils sont complètement éloignés. Cela peut être accompli à travers des espaces de travail créatifs, jouer de la musique, des « happy hours » hebdomadaires, des séances d'entraînement pour le déjeuner ou d'autres offres sur la marque.
Mais surtout, les gens voudront venir si vous embauchez des gens enthousiastes, créez un lieu de travail à haute énergie et favorisez la transparence afin que les gens se fassent vraiment confiance. - Assurez-vous que la technologie critique est en place
Lorsqu'il s'agit de collaboration dans des espaces de travail d'espaces ouverts ou de collaboration lorsque vous télétravaillez, des dizaines de plateformes en ligne éprouvées peuvent soutenir vos efforts. Il s'agit notamment des outils de productivité basés sur le cloud et d'autres plates-formes technologiques destinées aux employés pour la communication interne (Slack, Microsoft Teams, Mumble), des plates-formes technologiques destinées aux employés (Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams), la gestion de projet (Kanbachi, Asana) et le partage de documents (Google Docs).
Tous permettent une collaboration en temps réel, automatisent certaines tâches banales afin que les employés puissent se concentrer sur un travail significatif et compensent virtuellement le besoin de gestion de projet en personne.
Pour augmenter l'utilisation et améliorer l'efficacité des outils et technologies de télétravail, assurez-vous que les employés sont guidés sur la façon de tirer parti efficacement des e-mails, de la messagerie instantanée et des plateformes de médias sociaux internes pour favoriser une utilisation meilleure et plus cohérente. - Établir des moments réguliers pour prendre des nouvelles
Créer des moments réguliers pour se rencontrer virtuellement, tels que des rituels hebdomadaires pour se regrouper en équipe ou avoir des réunions individuelles avec des rapports directs à des intervalles qui ont du sens pour votre entreprise et votre équipe, garantissent que l'engagement envers l'entreprise ainsi que le sentiment d'appartenance et l'avancement des projets se réalisent.
Pour les employés qui doivent régulièrement télétravailler, c'est le meilleur moyen de se tenir au courant de ce qui se passe dans l'entreprise et avec leurs coéquipiers. Pour les gestionnaires, cela leur permet de savoir comment les employés s'en sortent, à la fois sur les livrables et en général. - Coaching des employés distants
Il peut être facile de supposer simplement que la productivité d’une personne sera automatiquement transférée du bureau à la maison ou au café. Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas. Pour vous assurer que les gens peuvent bien s'exécuter par eux-mêmes, montrez-leur comment procéder.
Formez-les lorsqu'il s'agit de communiquer régulièrement pour gérer les attentes, de développer des routines qui soutiennent leur équilibre travail / vie privée, et même d'aider à mettre en place des postes de travail à domicile personnalisés qui correspondent le mieux à leurs styles de travail.
Tout aussi important que le coaching des travailleurs à distance est le coaching des gestionnaires qui les encadrent. Les rôles de leadership peuvent être suffisamment difficiles, et cela n'augmente que lorsque vos employés ne sont pas à portée de voix. - Piloter le changement de culture au télétravail
Les gens sont naturellement résistants au changement, en particulier au changement qui est forcé en période d'incertitude ou de crise. Les entreprises et les dirigeants devront affronter cette réalité de front et reconnaître à quel point il est essentiel de donner à chacun la possibilité de contribuer au succès d'un concept de travail flexible dans l'ensemble de l'organisation.
En particulier pour les entreprises avec une forte « culture interne », il est essentiel que le leadership reconnaisse que la transition à distance est un processus, où il s'agit de confiance, de communication et de soutien à l'échelle de l'entreprise des objectifs communs et de fournir les bons outils pour être en mesure de mettre en œuvre cela.
Ne vous concentrez pas sur ce qui n'est pas possible
Comme Winston Churchill l'a dit un jour: «Si vous traversez l'enfer, continuez», ce qui signifie que même les mauvaises périodes comme la crise actuelle provoquée par le coronavirus ne dureront pas éternellement.
En fin de compte, à la sortie de cette période, beaucoup de choses vont changer, comme l'énorme impact sur l'économie et en particulier les petits entrepreneurs, sur le climat, mais aussi sur la façon d'interagir les unes avec les autres, dans la façon dont les entreprises sont dirigées.
Utiliser cette période pour réfléchir aux nombreuses opportunités d'innover et permettre à des changements culturels pertinents de se produire, fera la différence pour la continuité de nombreuses entreprises et comment elles sortiront de la crise.
