Si votre entreprise a choisi d'implémenter le travail flexible ou lié à une activité, vous entrez dans un processus de changement. La mise en œuvre d'un nouveau style de travail est difficile et l'un des facteurs difficiles de ce processus est le changement de comportement du personnel. La création d'une stratégie en milieu de travail qui fonctionne pour tout le monde est renforcée par l'utilisation correcte des règles et des politiques dans les zones de travail désignées. Chafia et Rolfob (2019) ont recherché quelles règles il existe dans un environnement de travail flexible, si elles sont respectées et quel en est l'impact sur les conditions de travail. Dans ce blog, nous vous donnons un aperçu de leurs résultats et vous montrons comment Vecos peut vous aider en changeant le comportement des employés avec un système de casiers dynamiques.
Quelles règles définissez-vous dans un environnement de travail flexible?
Après plus de 100 entretiens, il est apparu qu'environ cinq types de règles s'appliquent dans les organisations interrogées.
Les règles identifiées étaient:
(1) aucun élément laissé sur les lieux de travail
(2) des contraintes de temps maximum pour que le même poste de travail puisse être utilisé
(3) des contraintes de temps pour utiliser des zones rares
(4) des restrictions sur les interactions verbales, et
(5) restrictions pour les appels téléphoniques.
Plus les employés étaient impliqués dans le processus de changement, plus les règles étaient explicites et claires. Maintenant, lorsque des règles sont définies, cela ne signifie pas toujours qu'elles sont suivies.
L'enquête a montré que les règles étaient mieux respectées si les employés (i) étaient bien préparés et comprenaient de manière uniforme comment et pourquoi les règles devaient être respectées, (ii) les règles étaient explicites et faciles à suivre, et (iii) le respect des règles facilite le travail et améliore les conditions de travail.
L'effet des règles sur l'environnement de travail flexible
Les recherches de Chafia et Rolfob (2019) ont montré que les règles sont essentielles dans les bureaux flexibles et liés aux activités pour pouvoir offrir une diversité de lieux de travail, pour garantir des conditions de travail positives et pour que les concepts de bureaux flexibles fonctionnent. Disposer de règles explicites et non équivoques contribue à la réalisation des avantages attendus des bureaux flexibles, tels que l’augmentation de l’efficacité et la satisfaction des employés. Lorsque ce n'était pas le cas et que les règles étaient implicites et ambiguës, des incertitudes, des interprétations contradictoires et des règles ignorées étaient apparues, d'où la nécessité de définir clairement les règles.
Comment Vecos vous aide promouvoir le comportement désiré des employés ?
Si vous souhaitez passer d'un bureau avec des postes de travail fixes à un lieu de travail plus flexible, ou même lié à l'activité, cela signifie plus de mouvements physiques dans le bureau. Le partage des bureaux signifie également que les employés doivent pouvoir stocker facilement leurs objets personnels.
Et lorsque les employés travaillent à différents endroits dans le bâtiment, il est important qu'ils disposent d'un espace de stockage à proximité de leur lieu de travail temporaire. Un système de casier dynamique tel que celui de Vecos peut vous aider à attribuer aux employés des casiers fixes, partagés et flexibles. L'idée derrière un système dynamique est que la gestion des casiers peut être ajustée à la situation, aux souhaits et aux exigences spécifiques de votre entreprise.
Releezme: un rappel facile
Votre équipe de gestion de bâtiment devra régulièrement s'en occuper: des casiers inutilisés ou des casiers utilisés comme une archive. Dans les deux cas, on parle d'utilisation indésirable, car ces casiers peuvent être utilisés plus efficacement. L'application logicielle Releezme de Vecos aide les gestionnaires de bâtiments, par exemple, en envoyant des messages push intelligents pour surveiller la conformité des règles. Si, par exemple, vous voyez que des casiers ont été attribués mais ne sont pas ouverts après une semaine, vous pouvez envoyer à ces employés une notification push automatique leur indiquant que le casier sera bientôt libéré lorsqu'il ne sera plus utilisé. Ainsi, vous pouvez réduire les comportements des réclamations d'une manière simple.Vous déterminez les règles existantes et, en indiquant les utilisateurs de manière conviviale, vous encouragez un changement de comportement positif sur le lieu de travail.Voulez-vous en savoir plus sur la manière dont le logiciel Releezme de Vecos peut aider votre gestionnaires à orienter le comportement souhaité chez les employés?
Contactez-nous et nous vous en parlons plus avec plaisir.
