Wenn sich Ihr Unternehmen dafür entschieden hat aktivitätsbezogenes oder flexibles Arbeiten zu implementieren, treten Sie in einen Änderungsprozess ein. Die Implementierung eines neuen Arbeitsstils ist nicht einfach. Einer der schwierigen Faktoren in diesem Prozess ist, dass sich die Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise gewöhnen müssen.
Die Erstellung einer Arbeitsplatzstrategie, die für alle funktioniert, wird durch die korrekte Anwendung von Regeln und Richtlinien in festgelegten Arbeitsbereichen unterstützt. Chafia und Rolfob (2019) haben untersucht, welche Regeln es in einem flexiblen Arbeitsumfeld gibt, ob sie eingehalten werden und welche Auswirkungen dies auf die Arbeitsbedingungen hat. Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, was dabei zu beachten ist und wie Vecos Sie mit einem dynamischen Schließfachsystem bei der neuen Arbeitsweise unterstützen kann.
Welche Regeln setzen Sie in einem flexiblen Arbeitsumfeld ein?
Über 100 Befragungen ergaben, dass in den befragten Unternehmen fünf Regeln, als sehr entscheidend empfunden wurden. Und zwar folgende Regeln:
- Keine Gegenstände an Arbeitsplätzen liegen lassen
- Maximale Zeitbeschränkungen auf Arbeitsplätzen und Schließfächern
- Zeitlimit für die Verwendung knapper Zonen und Bereiche im Büro
- Ausgewiesene Bereiche für Meetings Kommunikation nutzen
- Rückzugbereiche für Telefongespräche aufzeigen
Je stärker die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess involviert waren, desto eindeutiger und klarer wurden die festgelegten Regeln. Wenn Regeln festgelegt werden, bedeutet dies nicht immer, dass sie eingehalten werden. Die Untersuchung ergab, dass die Regeln besser eingehalten werden, wenn die Mitarbeiter (a) gut vorbereitet sind und ein einheitliches Verständnis dafür haben, wie und warum die Regeln eingehalten werden müssen, (b) die Regeln explizit und leicht zu befolgen sind und (c) die Einhaltung der Regeln erleichterte die Arbeit und verbesserte die Arbeitsbedingungen.
Die Auswirkung von Regeln auf das flexible Arbeitsumfeld
Die Untersuchungen von Chafia und Rolfob (2019) zeigten, dass Regeln in aktivitätsbezogenen Büros von entscheidender Bedeutung sind – um eine Vielfalt von Arbeitsplätzen anbieten zu können, positive Arbeitsbedingungen zu gewährleisten und die flexiblen Bürokonzepte umzusetzen. Explizite und eindeutige Regeln tragen dazu bei, die angestrebten Vorteile flexibler Büros wie Effizienzsteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen. Wenn die Regeln nicht klar oder mehrdeutig waren, führte dies zu Unsicherheiten, widersprüchlichen Interpretationen und zum Ignorieren von Regeln. Deshalb sind klar definierte Regeln so wichtig.
Wie kann Sie Vecos bei der Förderung von Verhaltensänderungen unterstützen?
Wenn Sie von einem Büro mit festen Arbeitsplätzen zu einem flexibleren oder sogar aktivitätsbezogenen Arbeitsplatz wechseln möchten, bedeutet dies mehr Bewegung im Büro. Das Teilen von Schreibtischen bedeutet auch, dass Mitarbeiter ihre persönlichen Gegenstände problemlos aufbewahren können müssen. Und wenn Mitarbeiter an verschiedenen Orten im Gebäude arbeiten, ist es wichtig, dass sie einen Lagerraum in der Nähe ihres temporären Arbeitsplatzes haben.
Mit einem flexiblen Schließfachsystem können Sie Mitarbeitern feste, gemeinsame und flexible Schließfächer zuweisen. Die Idee hinter einem dynamischen System ist, dass die Schließfachverwaltung sich an die spezifische Situation, die Wünsche und Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen lässt.
Releezme: Verwalten von Schließfächern – sicher, schnell und einfach!
Die Verwaltung von herkömmlichen Schließfächern ist aufwändig. Zudem gibt es Schließfächer, die überhaupt einfach nur belegt nicht benötigt werden. Oder Schließfächer, die als eine Art Archiv verwendet werden. In beiden Fällen sprechen wir von unerwünschter Verwendung, da diese Schließfächer effizienter genutzt werden können. Die Softwareanwendung Releezme von Vecos unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Schließfächer.
Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Schließfächer zugewiesen, aber nach einer Woche nicht geöffnet wurden, können Sie diesen Mitarbeitern eine automatische Push-Benachrichtigung senden, dass das Schließfach bald freigegeben wird, wenn es nicht mehr verwendet wird. So können Sie Ihre Mitarbeiter freundlich und schnell an das neue flexible Arbeiten gewöhnen.
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