Viele Unternehmen haben begonnen, darüber nachzudenken, wie sie die Mitarbeiter, die ins Büro zurückkehren, unterbringen können, da bestimmte Einschränkungen, wie z.B. die soziale Distanzierung, die während der COVID-19-Pandemie auferlegt wurden, auch in den kommenden Monaten noch gelten werden. Dies würde den Beginn einer neuen Rolle und Funktion des Arbeitsplatzes, wie wir ihn kennen, bedeuten. In diesem Artikel werden wir einige der Aspekte hervorheben, die bei der Vorbereitung Ihres Arbeitsplatzes und Ihrer Belegschaft auf die Rückkehr ins Büro zu berücksichtigen sind.

Die aktuellen Entwicklungen werden höchstwahrscheinlich die Büroräume, wie wir sie kennen, für die Zukunft verändern. Das gegenwärtige globale Experiment des Arbeitens von zu Hause aus hat bewiesen, dass Mitarbeiter nicht physisch im Büro sein müssen, um zu arbeiten, und die Kombination des Arbeitens von zu Hause aus mit dem Arbeiten im Büro wird mehr denn je üblich werden. Damit Mitarbeiter sicherer und glücklicher ins Büro zurückkehren können, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Umgebung bieten, die gute Gesundheit und Sicherheit garantiert.

Das bedeutet, dass Büros, wie wir sie kennen, möglicherweise neugestaltet und für die Zukunft ausgestattet werden müssen, um den neuen Anforderungen an Hygiene und Wohlbefinden gerecht zu werden. Darüber hinaus passt auch die Nachhaltigkeit voll und ganz in diese neuen Überlegungen.

Treffen Sie das neue 1.5 Meter Abstand-Büro

Eine der vielen Auswirkungen und Einschränkungen der COVID-19-Pandemie besteht darin, dass die soziale Distanzierung am Arbeitsplatz zur neuen Norm wird und die Unternehmen ihre Büroräume mit Blick auf die neue "1.5 Meter Abstansregelung" umgestalten müssen.

Ein Beispiel dafür ist das "Sechs-Fuß-Projektbüro-Konzept" von Cushman & Wakefield, das Regeln anbietet, die die Umsetzung des sicheren Abstands von 1.5 Metern für mehr Sicherheit der Mitarbeiter ermöglichen und erleichtern. Die Unternehmen, die diese Regeln umsetzen, werden in der Lage sein, die Rückkehr ihrer Mitarbeiter in die Büros und damit ihre eigene Rückkehr zur Normalität zu beschleunigen.

Diese Anforderung des Abstands von 1.5 Meter zwischen den Mitarbeitern wirkt sich auf die individuelle Sitzordnung, gemeinsame Besprechungsbereiche, Gemeinschaftsräume wie Cafeterien und auch auf individuelle und Team-Aufbewahrungslösungen aus.

Die Verwendung intelligenter Schließfächer zur Durchsetzung eines 1.5 Meter Abstandes

Rekonfigurationen von Arbeitsbereichen erfordern ein intelligentes Schließfachverwaltungssystem, das mit der sich ändernden Umgebung Schritt halten kann. Die gemeinsame Nutzung von Büroarbeitsplätzen in Open-Space-Büros bedeutet, dass die Mitarbeiter ihre persönlichen Gegenstände problemlos aufbewahren können müssen. Und wenn Mitarbeiter an verschiedenen Stellen im Gebäude arbeiten, ist es wichtig, dass sie in der Nähe ihres temporären Arbeitsplatzes Aufbewahrungsmöglichkeiten haben.

Ein dynamisches Schließfachsystem wie das von Vecos kann Ihnen helfen, den Mitarbeitern feste, gemeinsam genutzte und flexible Schließfächer zuzuweisen. Die Idee hinter einem dynamischen System ist, dass die Schrankverwaltung an die spezifische Situation, Wünsche und Anforderungen in Ihrem Unternehmen angepasst werden kann.

1. Ermöglichen Sie die Verwaltung von Gruppen und des Stoßverhaltens

Bei COVID-19 gilt: je höher die Zahl, desto höher das Risiko. Große Mengen von Mitarbeitern, die an einen gemeinsamen Arbeitsplatz zurückkehren, stellen ein enormes Risiko für die Verbreitung und Ansteckung mit Viren dar. Daher ist es für den Schutz der Gesundheit am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung, die Zahl der Beschäftigten zu steuern.

Das intelligente Schließfachverwaltungssystem Vecos ermöglicht die Verwaltung großer Personengruppen, die beispielsweise in der Mittagspause oder am Ende des Tages ihre persönlichen Gegenstände aus ihrem Schließfach abholen, was zu einer Konzentration von Personen an einem bestimmten Ort im Büro führt. Mit sehr spezifischen Funktionen können Facility-Manager einfache Regeln aufstellen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, bei der Benutzung von Schließfächern den erforderlichen Sicherheitsabstand voneinander einzuhalten. Dies passt perfekt in die 1.5 Meter Abstand-Bürokonzepte.

Um die Schließfachbenutzer auf mehrere Etagen im Büro zu verteilen, bietet das Vecos Schließfachsystem innovative Funktionalitäten wie 'zugeordnete Bereiche'. Das System leitet die Benutzer dann automatisch zu bestimmten Schließfächern, so dass sie nicht zu nahe aneinandergeraten. Dies führt zu einer Verteilung der Personen über die gesamte Büroetage und sorgt dafür, dass Schließfächer nur in vordefinierten 1.5 Meter-Abständen genutzt werden. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter, wenn die Schließfächer nummeriert sind, ihr Schließfach sehen und, falls sich jemand anderes in der Nähe ihres Schließfachs befindet (z.B. wenn sie nach Hause gehen), warten können, während das Schließfach geschlossen bleibt.

Das nachstehende Bildschirmfoto veranschaulicht perfekt die Art und Weise, wie Schließfächer unter Einhaltung des erforderlichen Abstands zugewiesen werden können::

2. Aufrechterhaltung sauberer und hygienischer Stauräume

Die Arbeitgeber müssen dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter in einer sicheren Umgebung arbeiten können, und sich um alle Arten von Einrichtungen und Reinigungsprodukten kümmern, die dazu beitragen, die regelmäßige Reinigung der Gemeinschaftsräume zu fördern. Die intelligenten Schließfächer von Vecos sind in diesem Sinne eine nachhaltige und 100% hygienische Lösung, die zur Aufrechterhaltung sauberer Arbeitsplätze beitragen kann.

Das Vecos-Terminal arbeitet völlig berührungslos, wodurch das Ansteckungsrisiko begrenzt wird. Es ist keine Interaktion auf dem Terminal erforderlich. Über die App kann das persönlichen Smartphones zum Öffnen des zugewiesenen Schließfaches verwendet werden. Gebäudemanager können - über die Software-Plattform für Schließfächer - auf einfache Weise den Überblick behalten welche Schließfächer benutzt wurden und diese zur Reinigung zur Verfügung stellen oder komplette Schließfachbänke blockieren damit diese gereinigt werden können.

Ein weiteres entscheidendes Merkmal, das zur Durchsetzung von Richtlinien genutzt werden kann, ist die interaktive Kommunikation und Information mit den Benutzern über ihr Verhalten. Über das Vecos-System ist es möglich, Benachrichtigungen an die Benutzer zu senden und sie daran zu erinnern, dass sie ihr Schließfach freigeben müssen, damit es zur Reinigung zur Verfügung steht.

Als weitere Standardfunktion ist es möglich, Schließfächer, nach der (automatischen) Freigabe, erst für die Reinigung freizugeben, bevor sie wieder für andere Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Vorbereitung auf die neue Büro-Realität

Wir alle sind uns sicher, dass bei der Rückkehr ins Büro die soziale Distanzierung, die durch die 1.5 Meer Abstandregelung erzwungen wird, eine der kurzfristigen Folgen der COVID-19-Pandemie sein wird. Sobald das Büro hochgefahren ist und dynamisches und flexibles Arbeiten zur neuen Normalität geworden ist, werden die Unternehmen langfristige Lösungen finden müssen, um ihre Mitarbeiter so einzurichten, dass sie überall arbeiten können und ihre Sicherheit und ihr Wohlergehen gewährleistet ist, während sie gleichzeitig ihre Arbeit so effektiv wie möglich weiterführen können. Im heutigen geschäftlichen und wirtschaftlichen Umfeld sind Unsicherheit und Volatilität zur neuen Normalität geworden. Aus diesem Grund müssen Unternehmen in der Lage sein, kontinuierlich zu innovieren und in langfristige Lösungen zu investieren und eine Denkweise zu entwickeln, die ihnen hilft, sich schnell an neue Umstände anzupassen, ohne ihre kurzfristige finanzielle Leistungsfähigkeit zu untergraben.

Vecos entwickelt seit mehr als 20 Jahren intelligente Schließfachsoftware, die dafür sorgt, dass Unternehmen ihren Arbeitsplatz optimal nutzen können. Diese Software hilft Unternehmen beispielsweise dabei, flexibler zu arbeiten, da die Mitarbeiter die Schließfächer selbstständig an jedem beliebigen Ort des Arbeitsumfeldes nutzen können, ohne dass das Facility Management physisch anwesend sein muss, um die Schließfächer zu verwalten.

Die Vecos Software bietet eine Selbstbedienungslösung mit der Möglichkeit die Regeln für das "1.5 Meter Abstand-Büro" zu erstellen. Dies macht es übersichtlich, einfach zu bedienen und mit weniger Aufwand für das Facility Management. Diese Technologie passt gut zu modernen Arbeitsplatzstrategien wie z.B. agiles oder aktivitätsbezogenes Arbeiten. Mit unserer Software unterstützen wir Unternehmen bei der Umstellung auf einen neuen Arbeitsstil.