De werkomgeving blijft veranderen en er worden dagelijks nieuwe inzichten voor het creëren van de optimale werkomgeving gepresenteerd. Het ultieme doel voor een gebouw, facilitair manager of vastgoedmanager is het creëren en consolideren van ‘de’ werkomgeving die medewerkers in staat stelt optimaal te presteren.

Helaas is er niet zoiets als een kant-en-klare werkplekoplossing die voor iedereen geschikt is. Uw werkomgeving vraagt om een maatwerkplan dat de unieke behoeften en wensen van uw eigen medewerkers omvat.

Tegenwoordig is een van de eerste stappen in de transformatie van veel werkplekken het creëren van een zogenoemde slimme werkplekstrategie. Een van de redenen hiervoor is dat veel onderzoeken aantonen dat de transformatie van de werkplek naar een slimme werkomgeving veel voordelen met zich meebrengt voor zowel de medewerker als het bedrijf.

Wat is een slimme werkomgeving?

Door bijvoorbeeld gebruik te maken van een werkplekapplicatie die een interactieve plattegrond toont, kunnen gebruikers eenvoudig zien welke bureaus door wie worden gebruikt, waar een vrije locker beschikbaar is en welke vergaderruimtes vrij zijn in het gewenste gebied.

Bovendien helpt technologie in een slim kantoor mensen ook beter communiceren. Technologie vergemakkelijkt interactie, het delen van informatie en het werken in teams, en het gebruik van slimme applicaties kan ook het werken op afstand praktischer maken.

De slimme werkomgeving vs. de digitale werkomgeving

De term ‘digitale werkomgeving’ is in deze context ook vermeldenswaardig. Vanuit onze optiek is de slimme werkomgeving een uitbreiding van de digitale werkomgeving. Er is geen eenduidige allesomvattende definitie. Sommigen refereren aan de digitale werkomgeving als ‘een gepersonaliseerde, aangepaste verzameling van geautomatiseerde devices, veel gebruikte software en connectiviteitsoplossingen van een individueel persoon.’

Paul Miller, die het boek ‘The Digital Workplace: How technology is deliberating’ schreef, definieert het als volgt: “De digitale werkomgeving is het virtuele, digitale equivalent van de fysieke werkomgeving. We geloven dat de digitale werkomgeving het online platform vertegenwoordigt dat mensen in staat stelt op afstand te werken en dat mensen altijd en vanuit elke locatie toegang geeft tot bestanden en systemen.”

De slimme werkomgeving gaat nog een stap verder, aangezien het ook de fysieke werkomgeving omvat en de technologie en innovaties die deze intelligenter en efficiënter maakt. Daarom denken we dat je zou kunnen zeggen dat de slimme werkomgeving een digitale werkomgeving is, maar dat de digitale werkomgeving niet automatisch ook een slimme werkomgeving is. In de praktijk worden de beide begrippen vaak door elkaar gebruikt.

88% van de leidinggevenden denkt dat oplossingen voor slimme gebouwen de werknemerstevredenheid direct ten goede komen en eenzelfde impact hebben op de productiviteit, Global Research Study, JLL

Big data verzameld in gebouwbeheersystemen

In een slimme werkomgeving worden de data verzameld door IoT (Internet of Things) devices. IoT-devices veranderen de manier waarop we denken over kantoordesign, de werknemerservaring en het creëren van omgevingen voor optimale productiviteit en creativiteit. De data afkomstig van deze devices worden beheerd in een gebouwbeheersysteem (GBS).

Intelligente dashboards helpen heldere conclusies te trekken uit de metingen in het gebouw. De gefilterde data helpen het bedrijf slimme beslissingen te nemen met betrekking tot het kantoorontwerp. Je kunt dus stellen dat IoT een cruciale rol speelt in slimme gebouwen.

We hebben besproken wat een slimme werkomgeving is en hoe het werkt. Laten we nu kijken naar de redenen waarom u een slimme werkomgeving zou moeten overwegen.

3-30-300-model van JLL

JLL biedt het 3-30-300-model dat gebruikt kan worden als basis voor het kwantificeren van potentiële voordelen. In hun model worden richtlijnen voor potentiële besparingen als volgt gepresenteerd: $3 per vierkante voet (ft²) voor energiebesparingen, $30 per ft² voor besparingen op het gebied van ruimtegebruik/optimalisatie en $300 per ft² met betrekking tot het verbeteren van de effectiviteit van medewerkers.

Hoewel elke besparingscategorie belangrijk is, onderbouwt het potentiële voordeel van $300 per ft² de huidige focus op het verbeteren van de effectiviteit van medewerkers in de werkomgeving.

Personeelskosten inclusief salarissen en vergoedingen vormen gemiddeld 90% van de operationele kosten van een bedrijf. Zo beschouwd kunnen zelfs marginale verbeteringen in de productiviteit van medewerkers een significante zakelijke winst betekenen.

Voordelen van een slimme en dynamische werkomgeving

1. Verbeterde productiviteit

Verschillende onderzoeksrapporten tonen aan dat bedrijven die fors investeren in de ontwikkeling van een moderne infrastructuur profiteren van een hogere productiviteit en algehele groei. Een hightech werkomgeving is een nieuwe manier om het creativiteitsniveau en innovatie op de werkplek te stimuleren.

Onderzoek van Gartner naar slimme gebouwen liet zien dat: “97 procent van de respondenten zei dat de werkomgeving essentieel is voor de werknemersproductiviteit en een significante invloed heeft op de werknemerstevredenheid.”

2. Verbeterde werkomgeving

Een rustige en productieve werkomgeving resulteert in een hoge productie en het behalen van zakelijke doelen. Een slimme werkomgeving biedt voordelen voor zowel het bedrijf (real-time data-analyse, kostenvermindering) als de werknemer (meer vrijheid in waar en wanneer gewerkt wordt, betere balans tussen werk en privéleven.)

3. Verbeterde duurzaamheid

Slimme gebouwen hebben de perfecte tools om het gebruik van energie in het hele gebouw te meten en te optimaliseren.

Systemen voor slimme gebouwen kunnen energie in de vorm van elektriciteit, verwarming en koeling omvatten en bieden eigenaren van gebouwen zo diverse mogelijkheden om kosten te besparen, de energie-efficiëntie te vergroten en de energievoorziening zeker te stellen en tegelijkertijd de CO2-uitstoot te verminderen.

4. Tijdmanagement

Tijdmanagement is een onmisbaar element dat het succes of falen van elk bedrijf bepaalt. Door slimme tools te implementeren die uw staf tijd besparen, kunt u de productiviteit verbeteren, wat uw bedrijfsresultaten verbetert.

Stelt u zich eens voor dat u per werknemer 20 minuten per maand zou kunnen besparen door software te implementeren die hen bijvoorbeeld helpt sneller een geschikte werkplek, locker of vergaderruimte te vinden.

Dit betekent op jaarbasis een besparing van 4 uur. 4 uur klinkt misschien niet veel, maar vermenigvuldig dit met het aantal mensen dat voor uw bedrijf werkt en u ziet dat zelfs kleine verbeteringen een substantiële winst betekenen.

5. Verbeterde communicatie en personeelsbehoud

Vaak zijn te weinig communicatie en gebrekkige informatiestromen de reden dat organisaties en bedrijven slecht presteren. Het gebruik van hightech apparatuur in de slimme werkomgeving zorgt voor stabiele en gestroomlijnde communicatie binnen uw organisatie. Oplossingen voor slimme kantoren laten u een positieve werkcultuur creëren die harmonie onder de medewerkers stimuleert en het algehele personeelsbehoud van het bedrijf verbetert. In het volgende deel zullen we dieper ingaan op hoe u de beste talenten kunt aantrekken en behouden met uw slimme werkomgeving.