Wanneer uw organisatie de keuze heeft gemaakt om activiteit gerelateerd of flexibel werken te gaan implementeren, gaat u een veranderingsproces in. Implementatie van een nieuwe werkstijl is lastig en een van de moeilijke factoren in dit proces is de gedragsverandering van het personeel. Het creëren van een werkplekstrategie die voor iedereen werkt, wordt versterkt door het juiste gebruik van regels en beleid in aangewezen werkgebieden. Chafia en Rolfob (2019) hebben onderzocht welke regels er zijn in een flexibele werkomgeving, of ze nageleefd worden en welk effect dit heeft op de werkomstandigheden. In deze blog geven we u inzicht in hun resultaten en laten we u zien hoe Vecos u met een dynamisch lockersysteem kan helpen om positief gedrag te stimuleren.
Wat voor regels stelt u in een flexibele werkomgeving?
Na meer dan 100 interviews te hebben gehouden is naar voren gekomen dat er in de ondervraagde organisaties grofweg vijf soorten regels gelden. De geïdentificeerde regels waren:
(1) geen spullen achterlaten op werkplekken
(2) beperking in maximale tijd dat eenzelfde werkstation gebruikt kan worden
(3) beperkingen in tijd voor het gebruik van schaarse zones
(4) beperkingen voor verbale interacties en
(5) beperkingen voor telefoongesprekken.
Hoe meer betrokken de medewerkers waren in het veranderingsproces, hoe explicieter en duidelijker de opgestelde regels waren. Nu betekent het wanneer regels gesteld worden niet altijd dat ze ook opgevolgd worden.
Uit het onderzoek kwam naar voren dat regels werden beter nageleefd als medewerkers (i) goed voorbereid waren en uniform begrip hadden over hoe en waarom de regels nageleefd moesten worden, (ii) de regels expliciet en gemakkelijk te volgen waren, en (iii) het volgen van de regels het werk vergemakkelijkte en de werkomstandigheden verbeterde.
Het effect van regels op de flexibele werkomgeving
Het onderzoek van Chafia en Rolfob (2019) toonde dat regels cruciaal zijn in activiteit gerelateerde en flexibele kantoren om een diversiteit aan werkplekken te kunnen bieden, positieve werkomstandigheden te garanderen en de flexibele kantoorconcepten te laten werken.
Het hebben van expliciete en ondubbelzinnige regels draagt bij aan het bereiken van de beoogde voordelen van flexibele kantoren, zoals verhoging van de efficiëntie en medewerkerstevredenheid. Wanneer dit niet het geval was en regels impliciet en dubbelzinnig waren leidde dat tot onzekerheden, tegenstrijdige interpretaties en het negeren van regels en werd een behoefte aan duidelijk gedefinieerde regels geuit.
Hoe ondersteunt Vecos u bij het stimuleren van gedragsverandering?
Wanneer u van een kantoor met vaste werkplekken naar een meer flexibel of zelfs voor een activiteit gerelateerde werkplek wilt gaan, betekent dat meer fysieke verplaatsingen door het kantoor. Het delen van bureaus betekent ook dat medewerkers hun persoonlijke items gemakkelijk moeten kunnen opbergen. En wanneer medewerkers op diverse plekken in het gebouw werken is het van belang dat zij in de buurt van hun tijdelijke werkplek opbergruimte hebben. Een dynamisch locker-systeem zoals dat van Vecos kan u helpen om medewerkers zowel vaste, als gedeelde en flexibele lockers toe te wijzen. Het idee achter een dynamisch systeem is dat het lockermanagement kan worden aangepast naar de specifieke situatie, wensen en eisen in uw bedrijf.
Releezme: een gemakkelijk geheugensteuntje
Uw facilitair team zal er regelmatig mee te maken hebben: lockers die helemaal niet gebruikt worden of lockers die als een soort archief gebruikt worden. In beiden gevallen spreken we over onwenselijk gebruik, deze lockers kunnen immers efficiënter worden ingezet. De softwareapplicatie Releezme van Vecos helpt gebouwbeheerders bijvoorbeeld door de mogelijkheid slimme pushberichten uit te sturen om toe te zien op het opvolgen van regels.
Ziet u bijvoorbeeld dat er lockers wel toegewezen zijn, maar na een week nog steeds niet geopend zijn, dan kunt u deze medewerkers een automatisch pushbericht sturen met de melding dat de locker binnenkort wordt vrijgegeven wanneer deze niet meer gebruikt wordt. Zo kunt u ook claimgedrag op een eenvoudige wijze beperken.
U bepaalt zelf welke regels er zijn en door de gebruikers er op een vriendelijke manier op te wijzen stimuleert u positieve gedragsverandering op de werkvloer. Wilt u meer weten over op welke manier de lockermanagementsoftware Releezme van Vecos uw facilitair team kan helpen bij het sturen van gewenst gedrag bij medewerkers?
Neem contact met ons op en we vertellen u er graag meer over.
