Het is een bekend beeld bij scholen; direct na de zomervakantie wil elke leerling zo snel mogelijk zijn / haar favoriete kluisje in gebruik nemen. Dat zorgt voor een ware piekbelasting voor de facilitaire medewerkers. Tegelijkertijd wordt de afdeling Financiën belast met het innen van de huurgelden en het bijhouden van een deugdelijke (btw)administratie. Dit valt niet onder de primaire taken van de facilitaire en de financiële medewerkers en dat is een extra zorg bij die al drukke start van een schooljaar!
Met de software van Huureenkluisje.nl kunnen leerlingen zelf online een beschikbaar kluisje in uw pand kiezen én betalen met iDeal. Financiën heeft hierdoor geen debiteurenrisico meer en de (btw)administratie is verzorgd.
Door de samenwerking tussen Huureenkluisje.nl en Vecos is ook het volledige gebruikersbeheer, het koppelen van kluisjes aan (studenten)passen en het weer vrijgeven van kluisjes aan het eind van het schooljaar geautomatiseerd. Daardoor heeft de afdeling Facilitair de handen weer vrij voor andere zaken.
Hoe werkt het?
Inloggen met eigen schoolaccount
De leerling kan thuis ‘van achter de keukentafel’ inloggen op de website van school. Dit kan eenvoudig met behulp van de eigen schoolaccount. Dit account is al bekend bij de leerling voor bijvoorbeeld het opzoeken van toetsresultaten. Hiervoor is er een koppeling gemaakt tussen de diverse elektronische leeromgevingen (ELO’s) in Nederland.
Een beschikbaar kluisje vanaf plattegrond kiezen
De leerling kan thuis ‘vanachter de keukentafel’ inloggen op de website van school. Dit kan eenvoudig met behulp van de eigen schoolaccount. Hiervoor is er een koppeling gemaakt tussen de diverse elektronische leeromgevingen (ELO’s) in Nederland. Na het inloggen kan een exacte kluis worden gekozen vanaf de plattegrond van het gebouw.
Het is tevens mogelijk om leerlingen alleen toegang te geven tot kluisjes van bijvoorbeeld zijn / haar afdeling of verdieping.
Automatische betaalafhandeling
Betalen kan online door leerling of ouder met iDeal. Alle gelden worden veilig bewaard op een derdengeldenrekening op naam van de school. Daardoor is er geen financieel risico voor de school. Via de dashboard is er een real-time overzicht van alle (individuele) transacties. Financiën ontvangt automatisch maandelijkse uitbetalingen van het saldo. Vanwege de btw-plicht die rust op de verhuur van kluisjes verstuurt, Huureenkluisje.nl ook een btw-specificatie toe.
Integratie met Releezme
De leerling kan na een succesvolle betaling direct de kluis in gebruik nemen met de smartphone (app) en/of de schoolpas. Dit is mogelijk door een slimme integratie met het locker management systeem van Releezme. Zo heeft u geen omkijken meer naar het gebruikersbeheer en het koppelen of ontkoppelen van leerlingen aan kluisjes.
