Het creëren van een succesvolle werkplekstrategie is moeilijk en vergt veel onderzoek, samenwerking, tijd en geduld. Daarom delen we dit 5-stappenproces, ontworpen door Mindtree, dat facilitair managers helpt hun huidige werkomgeving te transformeren tot een slimme werkomgeving.
Dit 5-stappenproces kan handig zijn voor organisaties die hun bestaande gebouw tot een slimme werkomgeving gaan transformeren en voor bedrijven die met een compleet nieuw gebouw gaan starten.
Het eerste dat u nodig heeft, is volledig inzicht in het daadwerkelijke gebruik van de assets en middelen in het gebouw. U onderzoekt welke systemen en infrastructuur moeten worden gedigitaliseerd.
De installatie van sensoren die data verzamelen met betrekking tot bijvoorbeeld de verwarming, ventilatie, airconditioning en het verlichtingssysteem helpen u het assetgebruik en onderhoudsproblemen te volgen.
Nu is het tijd om de doelen te definiëren en ervoor te zorgen dat er afstemming en consensus is tussen de COO, de facilitair manager en het hoofd IT. De doelen moeten drie belangrijke aspecten bevatten: 1. Kostenbeheersing CAPEX door integratie van slimme technologie in de bestaande gebouwinfrastructuur, 2. Opname van centrale monitoringsmogelijkheden, en 3. Een duidelijke roadmap voor implementatie, infrastructuurbeheer en toekomstige verbeteringen voor duurzame groei.
De integratie van en afstemming tussen informatietechnologie (IT) en operationele technologie (OT) is het fundament van de slimme werkomgeving. De ideale oplossing voor een slim gebouw maakt gebruik van een gecentraliseerd, geautomatiseerd, intelligent platform om systemen te integreren voor facilitair management, wat data-gedreven besluitvorming door facilitair managers mogelijk maakt.
Er zijn veel leveranciers op de markt die claimen de beste te zijn. Het is daarom belangrijk om de juiste vragen te stellen bij het kiezen van uw projectpartners. Real-time datageneratie, data-analyse, end-to-end projectmanagement en operationele uitmuntendheid zijn essentieel.
Deze elementen zouden onderdeel uit moeten maken van hun voorstel. Daag uw potentiële leveranciers uit met vragen die niet alleen toezien op de huidige situatie, maar ook op de toekomst.
Het transformatieproces tot een slim gebouw kent veel verschillende belanghebbenden. Zowel interne als externe belanghebbenden die het eens moeten zijn over verwachte uitkomsten en optimale werkmethoden. Stel een projectteam samen met een vertegenwoordiging van de voornaamste belanghebbenden in het veranderproces. Dit helpt u om één centraal loket te creëren voor alle vragen die verband houden met het project en een team met korte communicatielijnen. Bij elke stap in het transformatieproces zullen zij de juiste partners en leveranciers samenbrengen wanneer zij die nodig hebben.
Het transformeren van de werkplek betekent het ondersteunen van de transformatie van het gedrag van de eigen medewerkers. De hulpmiddelen op de digitale werkplek moeten de professionele ontwikkeling van het personeel ondersteunen, evenals hun samenwerking en productiviteit.
Als het gaat om de juiste uitvoering van technologie, kan technologie mensen bij elkaar brengen. Voor medewerkers die op kantoor werken, maar ook voor degenen die op afstand of vanuit huis werken. En dat is een belangrijk aspect van de werkplaatstransformatie, omdat de technologie veranderingen en afstemming mogelijk maakt.
Dus, hoe gebruik je technologie ten goede op de werkplek? Begin met een aanpak die de positieve aspecten van de cultuur van de organisatie viert en bouw echte verbindingen op basis van vertrouwen en waardering.
Door het doel van het kantoor te heroverwegen, moeten bedrijven opnieuw naar de faciliteiten kijken die mensen nodig hebben om specifieke taken op de beste manier uit te kunnen voeren en hoe deze in de huidige werkomgeving kunnen worden geïmplementeerd. Vaste werkplekken, bureaus of kantoren worden nu minder dan 50% van de tijd gebruikt, wat een enorme verspilling betekent. Niet alleen als het gaat om vierkante meters en duurzaamheid, maar ook wat betreft operationele kosten.
Een dynamische lockeroplossing stelt zowel medewerkers als bezoekers in staat zich vrij te bewegen door de kantoorruimte. Ze kunnen in dat geval hun eigendommen opbergen bij de werkplek die het beste bij hun activiteiten past. Mensen kunnen op elk moment een locker gebruiken voor hun persoonlijke eigendommen en het is niet nodig om voor elke persoon altijd een vaste locker te hebben.
Het lockermanagementsysteem van Vecos is een slimme zelfservice opbergoplossing die het ruimtegebruik optimaliseert en activiteit-gerelateerde werkomgevingen mogelijk maakt. Op basis van de data die het Vecos-systeem biedt, kunnen bedrijven de capaciteit voor opbergruimte op kantoor met 40% verminderen. Door de administratie en het lockerbeheer op afstand zijn facilitair managers 90% minder tijd kwijt aan administratieve taken.
Het lockermanagementsysteem van Vecos laat bedrijven wereldwijd hun werkruimtes optimaliseren, tijd besparen op facilitair management, kantoorruimte benutten en mensen meenemen in de gewenste verandering.