Het streven van organisaties naar meer samenwerking op de werkvloer heeft ertoe geleid dat managers traditionele kantoorruimtes hebben omgevormd tot open, transparante kantoren met minder muren, deuren en andere ruimtelijke grenzen. Uit een onderzoek van de Harvard Business School blijkt echter dat werknemers in open kantoren 73% minder tijd besteden aan persoonlijke interacties en dat het communiceren via de e-mail en berichten met meer dan 67% is gestegen.
De studie toont aan dat kantoren zonder muren een negatief effect hebben op de aandacht spanne, creativiteit, motivatie en moreel. De oplossing om een zo efficiënt mogelijke werkplek te creëren, is dat uw werkplekstrategie ook voldoende individuele werkruimte moet bevatten.
Hoe vindt u de juiste balans tussen gemeenschappelijke en individuele ruimte?
Een gebalanceerde aanpak
Het eerste dat u moet bedenken, is welk type werk geschikt is voor welke kantooropstellingen.
Uw verkoop- of klantenserviceteam zal ongelooflijk veel tijd aan de telefoon besteden, waardoor het bijna onmogelijk wordt om anderen niet te storen. Dit betekent dat ze een ander type werkplek nodig hebben dan hun collega's van de juridische afdeling die hun tijd besteden aan werk dat concentratie vereist. Bij het ontwerpen van een nieuwe werkplekstrategie is het essentieel om te beginnen met een inventarisatie onderzoek.
Tijdens dit proces verzamelt u alle informatie over de verschillende soorten werkzaamheden die binnen uw organisatie worden uitgevoerd en creëert u inzicht in hoe die verschillende types zijn verspreid over de afdelingen en de organisatie.
Met deze informatie wordt duidelijk welk type medewerkers geschikt is voor welk type werkplek en hoe vaak dit type werkplek moet terugkomen in uw organisatie.
Activiteit gerelateerde werkplek
Een van de eerste dingen die tijdens uw onderzoek naar voren zullen komen, is dat veel werknemers een grote verscheidenheid aan taken uitvoeren waarvoor een andere werkplekinrichting nodig is. Wanneer u werknemers in staat stelt zich tijdens hun werkdag op kantoor te verplaatsen en hun werkplek te veranderen naar een ruimte die het beste bij hun taken past, past u actief een activiteitgerichte werkplekstrategie toe.
Activiteit gerelateerd werken (ABW) is een manier van werken waarbij werknemers gezamenlijk gebruik maken van een diversiteit aan werkomgevingen die zijn ontworpen om de diversiteit in activiteiten te ondersteunen. Het implementeren van een ABW-strategie is moeilijker dan het implementeren van een open kantoor strategie.
Dit komt doordat het meer onderzoek en voorbereiding vereist om succesvol te zijn. Wanneer de ABW-strategie goed is geïmplementeerd, is het voor de organisatie echter veel voordeliger.
Start met innoveren met een slimme werkplek
Veel bedrijven werken nog steeds in open kantoren en zijn op zoek naar nieuwe innovatieve manieren om de productiviteit te verbeteren, de medewerkerstevredenheid te verhogen en de operationele kosten te verlagen.
Voor die bedrijven zal een slimme werkplekstrategie, inclusief een op activiteiten gebaseerde werkstijl, de ultieme oplossing zijn om de eerder genoemde doelen te behalen. Een belangrijk onderdeel van de activiteit gestuurde werkplekstrategie is slim lockerbeheer.
Een intelligent locker managementsysteem stelt medewerkers in staat om op ieder locatie in het kantoor een locker te kunnen gebruiken. Als mensen een vast kluisje hebben, zullen ze niet het volledige potentieel van de nieuwe werkplekstrategie ervaren en benutten. Ervaart u al het volledige potentieel van uw op activiteiten gebaseerde werkstrategie? Lees hier wat de Releezme-software van Vecos voor uw werkplek kan betekenen.
Bronnen:
https://www.fastcompany.com/90204593/heres-the-final-nail-in-the-coffin-of-open-plan-offices
https://royalsocietypublishing.org/doi/full/10.1098/rstb.2017.0239
