Het Nieuwe Werken (of: Activiteit Gerelateerd Werken) klinkt als de droom van elke organisatie: verbeterde productiviteit en meer creativiteit met minder vierkante meters. Zonder effectieve werkplekstrategie kan het echter ook uitpakken als een korte termijn besparing die resulteert in ontevreden en minder productieve medewerkers.
Het nut van kleinere, flexibele kantoren
De JLL Occupancy Benchmarking Guide concludeert op basis van de gegevens van 69 organisaties dat op een willekeurige dag in 2018 gemiddeld 37% van de werkplekken ongebruikt bleef. Een rapport van CBRE uit 2015 komt tot een vergelijkbare bezettingsgraad: 40% van alle kantoorruimte bleef leeg. Er is letterlijk veel ruimte om het gebruik van kantoorruimte te herzien. En aangezien data erop wijzen dat toevallige ontmoetingen en ongeplande interactie tussen kenniswerkers de prestaties verbetert, lijkt de overstap naar flexibel gebruik van open, kleinere kantoren de enige logische keuze.
Maar daarmee ben je er als organisatie nog niet. Kwaliteitsinteractie ontstaat niet automatisch bij het loslaten van vaste werkplekken en het verwijderen van muren.
De menselijke factor
Het stimuleren van een werkcultuur met interactie en samenwerking vraagt om bewuste keuzes over welk gedrag wordt aangemoedigd en welke gewoontes worden ontmoedigd. Die keuzes hebben impact op de vormgeving van de nieuwe werkomgeving, zowel bij de inrichting als de werkregels. Voor een productieve werkomgeving met tevreden medewerkers is inzicht in de basisbehoeften in dit proces onmisbaar, om ermee te werken en vooral niet tegen te werken.
De behoefte aan privacy
Gebrek aan privacy en een verstoorde concentratie kunnen voor grote problemen zorgen in een activiteit-gerelateerde werkomgeving. De overgang naar een open kantoor kan zelfs zorgen voor minder interactie. Bernstein en Waber namen een afname van persoonlijk contact tot wel 70% waar in organisaties die recent de overgang hadden gemaakt naar een open kantoor. Dit werd gecompenseerd met een toename van de interactie via elektronische weg.
Werken in een open kantooromgeving kan medewerkers prikkelen om zich terug te trekken in hun eigen bubbel, net als forensen in een drukke trein. Deze natuurlijke behoefte aan privacy speelt ook mee in situaties waarin interactie wel nodig is. Het kan het versturen van een e-mail aantrekkelijker maken dan een persoonlijk gesprek onder het toeziend oog van collega’s. Om van de combinatie open kantoor en medewerkers een succes te maken, is een werkplekstrategie op maat nodig die samenwerking en betekenisvolle interactie ondersteunt en stimuleert.
Nabijheid is een voorspeller van interactie
Niet alle interactie is zonder meer betekenisvol. Daarvoor is kwalitatieve interactie nodig. Het stimuleren van samenwerking vraagt om een strategische plaatsing van teams. Flexibele werkomgevingen hebben wel degelijk structuur. Teams of afdelingen krijgen in de regel een eigen verdieping of zone toegewezen die de functie van thuisbasis heeft. Bij het indelen van zones is het belangrijk om mee te nemen dat nabijheid een voorspeller is van interactie.
De kans dat twee mensen in een werkomgeving fysiek of digitaal de interactie aangaan, is direct proportioneel afhankelijk van de afstand tussen hun bureaus. Om de interactie tussen specifieke teams of afdelingen te bevorderen, zouden zij zich in het ideale geval op dezelfde verdieping moeten bevinden.
Plekken voor geconcentreerd werk
Interactie en samenwerking mogen dan belangrijk zijn, maar veel werk dat op kantoor wordt gedaan is individueel en geconcentreerd werk. Wanneer medewerkers behoefte hebben aan ongestoorde werktijd, gaat afleiding ten koste van de productiviteit én werknemerstevredenheid. Dat maakt plekken voor geconcentreerd werk enorm belangrijk in een flexibele werkomgeving.
Het klinkt misschien onlogisch bij een transitie naar meer samenwerking en interactie, maar de benodigde capaciteit bepalen en reserveren voor werkplekken voor geconcentreerd werk is essentieel voor een succesvolle activiteit-gerelateerde werkomgeving.
Activiteit Gerelateerd Werken begint met samenwerken
Een succesvolle flexibele werkomgeving is een proces van flexibel werken en interactie stimuleren zonder dat dit ten koste gaat van de werkomstandigheden. Tenslotte is de essentie van Activiteit Gerelateerd Werken het bieden van verschillende ruimtes en voldoende capaciteit van deze verschillende ruimtes, in plaats van te proberen zo veel mogelijk botsende functionaliteiten in één open ruimte samen te brengen. De transitie naar een succesvolle activiteit-gerelateerde werkomgeving zou daarom moeten beginnen met samenwerking: tussen de architect, vastgoedspecialisten, HR en medewerkers.
