Het Nieuwe Werken (of: Activiteit Gerelateerd Werken) is een dynamisch werkconcept, aangepast aan de vele eisen aan de toekomstige werkplekstrategie van organisaties wereldwijd. Het herstructureren van de werkcultuur vraagt om een net zo dynamisch lockermanagementsysteem dat de veranderingen in de werkomgeving kan bijhouden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe een slim lockermanagementsysteem dynamisch gebruik van een daarvoor ontworpen werkomgeving stimuleert.
Met een slim lockermanagementsysteem hebben beheerders de controle over het dynamische lockergebruik. Het gewenste niveau van dynamiek varieert per organisatie, net als de mate van ervaring met een activiteit-gerelateerde werkomgeving. Dynamiek varieert ook van persoon tot persoon binnen een organisatie.
De hoeveelheid kastruimte optimaliseren
Bij Vecos hebben we het lockergebruik van meer dan 1 miljoen gebruikers wereldwijd in een activiteit-gerelateerde werkomgeving uitvoerig onderzocht. De conclusie: 95% van alle beschikbare lockers is bezet, maar slechts 50% wordt actief gebruikt in een periode van 3 maanden.
De reden? Medewerkers zijn opbergruimte anders gaan gebruiken en door papierloos werken hebben ze ook minder opbergruimte nodig dan voorheen. In plaats van veel persoonlijke opbergruimte hebben medewerkers steeds meer behoefte aan tijdelijke opbergruimte die niet locatiegebonden is.
Met het lockermanagementsysteem Releezme van Vecos is de toewijzing van vaste, dynamische, bezoekers- en teamlockers vrij configureerbaar. Een vaste of toegewezen locker is met name geschikt voor mensen en organisaties die nog werken met een vaste zone of werkplek. Een dynamische locker past beter bij mensen en organisaties die al gewend zijn aan dynamisch gebruik van kantoorruimte. Bij een dynamische locker kan een tijdsrestrictie verbonden worden aan het lockergebruik. Een dynamische locker met bijvoorbeeld een tijdsrestrictie is geschikt voor mensen en organisaties die hun werkomgeving als een ontmoetingsplek gebruiken. In Releezme kunnen vaste en dynamische lockers worden gecombineerd en tegelijkertijd worden gebruikt.
“Vecos is een erg goede keuze voor een lockersysteem dat data kan verstrekken en met die data kunnen we opbergruimte beheren en toewijzen. We wilden ook onze opbergcapaciteit met 40% verminderen en dat is goed gelukt.”
-Andreas Thiem, Workplace Lead van Germany Central, Accenture Duitsland
Bespaar lockerbeheertijd
Elke verandering van gebruiker vraagt om de betrokkenheid van de facilitair manager. De inspectie en het leeghalen van lockers waarvan de eigenaar onbekend is of niet meer aanwezig is, is het meest tijdrovend. Zonder Releezme neemt de hoeveelheid werk met betrekking tot lockerbeheer snel toe als een organisatie dynamischer wordt en beter bekend raakt met Activiteit Gerelateerd Werken. Met Releezme neemt de hoeveelheid werk juist af.
Releezme is niet alleen eenvoudig te gebruiken voor medewerkers, maar ook voor de facilitair manager. Releezme kan volgens het zelfservice-principe bediend worden. Medewerkers worden zelf verantwoordelijk gemaakt voor veilig lockergebruik, terwijl de facilitair manager volledig op de hoogte blijft via de praktische informatie in de rapportages.
