Een smart office, ook wel een slim of intelligent kantoor genoemd, is de nieuwe standaard wanneer we het hebben over nieuwe kantoorgebouwen. En dat is wat ons betreft logisch gezien de potentiële voordelen van slim gegevensgebruik op kantoor. In deze blog bespreken we wat een smart office is, waarom uw bedrijf de voordelen van het smart office zou moeten ervaren en voor wie het geschikt is.
Wat is een smart office?
Een smart office is een werkplek waar technologie mensen in staat stelt beter, sneller en slimmer te werken. De werkplek moet de diversiteit in werkzaamheden ondersteunen en de mensen in staat stellen te werken in een ruimte die daarbij past. Beacons, sensoren en mobiele apps helpen de werknemers om hun taken efficiënter uit te voeren, zodat ze voldoende tijd hebben om zich te concentreren op de groei van het bedrijf en meer tijd hebben voor innovatie.
Door een werkplekapplicatie te gebruiken die bijv. een interactieve plattegrond toont kunnen gebruikers eenvoudig zien welke bureaus door wie worden bezet, of er een kluisje beschikbaar is en welke vergaderzalen vrij. Daarnaast helpen slimme tools en technieken mensen ook beter te communiceren. Technologie stelt mensen in staat om eenvoudig informatie te delen en gemakkelijker in teams te werken. Het gebruik van slimme applicaties kan het werken op afstand ook een stuk eenvoudiger maken.
“Technologie zal een enorme rol spelen bij het maken van betere gebouwen. Op basis van de data die we verzamelen van alle verschillende systemen, inclusief lockers, kunnen we begrijpen hoe een gebouw wordt gebruikt en hoe we de gebruikerservaring kunnen verbeteren.”
-Erik Ubels, CTO EDGE Technologies
Dankzij het gebruik van IoT apparaten (sensoren, beacons, apps etc.) wordt het aanzienlijk eenvoudiger om alle data te beheren. Het resultaat van de implementatie van deze slimme apparaten is dat de manier waarop we denken over kantoordesign, de werknemerservaring en het creëren van omgevingen voor optimale productiviteit en creativiteit aanzienlijk verandert.
De gegevens uit deze apparatuur worden beheerd in gebouwbeheersystemen. Intelligente dashboards helpen u duidelijke conclusies te trekken uit de metingen die gedaan worden in het hele kantoor. Deze gegevens helpen het bedrijf om data gestuurde beslissingen te nemen over bijvoorbeeld de inrichting van het kantoor en de vergaderruimtes. Als u meer wilt lezen over hoe IoT een belangrijke rol speelt in slimme gebouwen, lees dan ook dit artikel.
Waarom zou u voor een smart office moeten kiezen?
Wist u dat slechte luchtkwaliteit op kantoor ons minder intelligent maakt? Een kantoor met een slechte luchtkwaliteit resulteert in maar liefst 60 procent lagere cognitieve scores dan een goed geventileerd kantoor. Stelt u zich eens voor hoe dit de bedrijfsresultaten kan beïnvloeden en hoe gemakkelijk dit kan worden voorkomen door slimme technologie te gebruiken. Dit is slechts één voorbeeld en zoals deze zijn er velen.
Een slim kantoor brengt veel verschillende voordelen. Bedrijven die kiezen voor een slimme kantoorbenadering, presteren beter dan bedrijven die de traditionele aanpak gebruiken. Dit concept stimuleert ook nog eens innovatie en creativiteit en verhoogt de productiviteit.
Real-time gegevens maken daarnaast het onderhoud van de werkplek efficiënter. Zo kunt u bijvoorbeeld vaststellen welke kantoorruimtes het meest worden gebruikt en op basis van deze gegevens schoonmaakschema’s aanpassen. Of u kunt inzichtelijk krijgen wat het verbruik is per afdelingen en hen zo enkel laten betalen voor de energie en de ruimte die ze daadwerkelijk gebruiken. Over het geheel genomen kunt u data dus slim inzetten om aangenamere, comfortabelere omgevingen te creëren.
Past een smart office bij ieder bedrijf?
De early adopters van slimme kantoren waren voornamelijk technologiebedrijven en coworking-bedrijven. Tegenwoordig kunnen alle bedrijven een slim kantoor hebben. Waar het datamanagement vroeger heel ingewikkeld was, maakt de opkomst van de intelligente dashboards de data tegenwoordig voor iedereen toegankelijk. De integratie van slimme technologie zal de manier veranderen waarop we gebouwen beheren en gebruiken.
De meeste slimme oplossingen kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf. We zien hetzelfde met onze eigen slimme lockersoftware Releezme.
Onze software is beschikbaar voor ieder bedrijven, maar het exacte gebruik en de vereisten verschillen per klant. Een bank heeft strengere beveiligingsmaatregelen en certificaten nodig dan een commercieel bedrijf. Terwijl het commerciële bedrijf geavanceerder zou kunnen zijn in de implementatie van activiteitsgestuurd werken (of vice versa) en daarom andere eisen en wensen kunnen hebben met betrekking tot de software.
Transformatie naar een smart office
Terwijl u dit artikel leest bent u wellicht aan het overwegen om uw huidige kantoor te transformeren naar een slim kantoor of een nieuwe werkstijl zoals activiteit-gestuurd werken in het kantoor te implementeren. Als onderdeel van deze transformatie is het relevant om te overwegen hoe u het lockerbeheer in het bedrijf regelt. Bent u benieuwd hoe andere bedrijven hun nieuwe werkplekstrategie hebben geïmplementeerd?
We maken flexibel werken en activiteitsgestuurd werken mogelijk voor klanten over de hele wereld. Lees hier hun ervaringen.
We begrijpen dat elk bedrijf zijn unieke eisen en wensen heeft en daarom nodigen we u uit om contact met ons op te nemen om te zien hoe we de beste ervaring voor uw kantoorgebruikers kunnen creëren.
