Selon le récent rapport work_it de CBRE, l’élaboration d’une stratégie sur l’espace de travail est devenue plus courante ces dernières années. De plus en plus d'entreprises se rendent compte que le bureau joue un rôle important pour attirer et fidéliser les employés, promouvoir la coopération, améliorer la culture d'entreprise et contrôler les coûts. Cependant, de nombreuses entreprises ont du mal à mettre en œuvre des projets de transformation axés sur le lieu de travail. L'une des principales raisons évoquées par le CBRE est l'absence de mesure précise de l'utilisation de l'espace au bureau dès le début.
Quelle est exactement l'utilisation de l'espace de bureau et pourquoi est-il important?
L’utilisation de l’espace dans les bureaux, traduite de l’anglais en «office space utilization», est le processus par lequel une organisation examine comment, pourquoi et combien d’espaces de travail existants sont utilisés.
Cela montre quels espaces sont rarement ou ne sont pas utilisés pour les redéfinir ultérieurement aussi intelligemment que possible. Après tout, vous vous efforcez d’utiliser l’espace disponible le plus efficacement possible. L’espace de bureau est l’élément de coût le plus important pour la plupart des entreprises, après le personnel. Dès que la demande d'espace augmente et que la main-d'œuvre continue de croître, la manière dont l'espace disponible est aménagé devient un sujet important.
Comment optimiser l'utilisation des espaces du bureau?
1. Create insight in the use and waste of office space
En utilisant des capteurs intelligents IoT, les entreprises peuvent avoir un aperçu du taux d'occupation réel au bureau à tout moment. En plus de mesurer ces données, assurez-vous qu'une attention structurelle est accordée au suivi des résultats collectés. Identifiez les zones pouvant être optimisées et améliorez-les pour rendre les espaces utiles et productifs.
2. Envisager de nouveaux styles de travail flexibles
Il est difficile d’optimiser les espaces de bureau si vos employés sont trop attachés à leur propre bureau. CBRE a enquêté sur le fait que 75% des entreprises travaillent encore avec des postes de travail alloués. Cependant, plus de la moitié (52%) indiquent vouloir travailler de manière plus flexible dans un avenir proche. Lorsque les entreprises s'orientent davantage vers un style de travail flexible ou lié à une activité, cela contribue grandement à la possibilité d'optimiser l'utilisation de l'espace.
Le projet The Edge de Deloitte, dans lequel Vecos a installé 880 casiers dynamiques pour plus de 2000 employés, en est un bon exemple. Le travail flexible a permis d’économiser plus de 50% de la surface de plancher et des armoires par rapport aux solutions traditionnelles.
3. Utiliser la technologie pour faciliter les employés et optimiser l'utilisation de l'espace
Beaucoup de personnes se sentent mal à l'aise lorsqu'elles ne disposent pas d'un lieu de travail ou d'un casier fixes. Ce n'est pas nécessairement le changement qui pose problème, mais l'incertitude entourant le changement. Les gens veulent savoir où ils se situent. Pour y parvenir, il est facile de concevoir un logiciel de gestion de l’espace et des applications pour le lieu de travail qui aident les employés à trouver un lieu de travail et un casier, à réserver des salles et à rester connecté à l’organisation. En outre, ces technologies fournissent également à l'équipe des installations des informations qui peuvent les aider à optimiser à nouveau les lieux de travail.
Vecos développe cette technologie spécifiquement pour la gestion de casiers.
En conclusion, nous voyons que la mesure de l’utilisation de l’espace est un point de départ idéal pour les organisations qui envisagent sérieusement la stratégie en milieu de travail. Des statistiques telles que l'utilisation de l'espace peuvent être très utiles pour les administrateurs lorsqu'ils prennent des décisions concernant le lieu de travail et gèrent les biens. Une fois que l'utilisation de l'espace a été identifiée avec précision dans votre entreprise, vous pouvez commencer à travailler avec les bons partenaires pour optimiser le lieu de travail.
