Le monde entier est sous l'emprise du Covid-19. Les entreprises, les écoles et les organisations gouvernementales prennent des mesures supplémentaires pour limiter au maximum la propagation du virus. L'une des mesures les plus importantes est l'éloignement social, ce qui implique en pratique que les gens doivent travailler à domicile dans la mesure du possible.
Dans le cadre de cet article, nous avons interrogé deux experts de Vecos sur l'impact qu'aura cette crise sur le fonctionnement de l'entreprise. De nombreuses entreprises partout dans le monde ont aujourd'hui encore un style de travail plutôt conservateur, où le télétravail n'est pas habituel.

Nous avons parlé avec Paul Sandberg, Chargé du Développement Commercial pour l'Asie et avec Andrea Steinmeier, Responsable Grands Comptes pour l'Allemagne et la Suisse. Andrea et Paul constatent que les organisations de ces régions ne sont pas toujours enclines à laisser les gens travailler de chez eux.
Dans ce blog, nous illustrons l'impact du Coronavirus sur les organisations en Asie et en Allemagne et donnons des conseils pour préparer votre organisation au télétravail imposé.

Quel stratégie du lieu de travail est actuellement appliquée dans votre région ?

Paul : Sur le marché asiatique, on voit que de nombreuses entreprises s'orientent désormais vers un fonctionnement flexible. Cela signifie souvent que les employés ne disposent plus d’un bureau fixe, mais qu'ils travaillent dans des « quartiers » (neighbourhoods en anglais) où ils n'ont plus leur propre bureau, mais uniquement un casier fixe. Ce casier sert de nouveau lieu de stockage des objets personnels tels que les ordinateurs portables, les chaussures de course, etc.

Andrea : En Allemagne, on parle beaucoup de nouvelles stratégies sur le lieu de travail, mais on constate également que les structures hiérarchiques sont encore nombreuses à s'y opposer. Avoir son propre bureau reste pour certains un statut qui leur a été accordé en tant que gestionnaire. Souvent, les gens travaillent dans des bureaux de 4 à 6 postes de travail.

En Allemagne aussi, la première étape dans l'assouplissement de la stratégie professionnelle est souvent la mise en place de zones de résidence ou de quartiers. En outre, on voit encore beaucoup de tiroirs mobiles ou d'armoires fixes près des bureaux.
Les casiers servent plutôt d'installations supplémentaires près de l'entrée. Les employés restent donc, après tout, très attachés à un endroit précis.

Que signifie ce télétravail obligatoire pour les entreprises ?

Les Pays-Bas, en tant que pays, sont déjà bien avancés dans la numérisation du lieu de travail et disposent d'une infrastructure internet stable, nationale et à haut débit. Par conséquent, il est relativement peu problématique pour la plupart des entreprises de faire travailler leurs employés de chez eux. C'est un problème majeur en Italie, par exemple.

Une grande partie de la documentation n'est disponible que sur papier ou via le réseau local de l'entreprise, de sorte que les gens ne peuvent guère travailler à domicile. En outre, nous constatons que dans la culture néerlandaise, le travail flexible est déjà beaucoup plus communément accepté et intégré.
Dans de nombreuses organisations, le télétravail est devenu pratique courante depuis quelques années, par exemple un jour par semaine. La situation est tout à fait différente en Italie, où le travail au bureau reste la norme.

Paul : Cette crise forcera certainement les entreprises à travailler de façon plus flexible. Ce matin, j'ai parlé à une agence de création de Nike en Corée du Sud. La moitié des designers travaillent chez eux et les autres travaillent au bureau pour disposer de l'équipement nécessaire. En outre, de nombreuses entreprises telles que LinkedIn, Amazon et Nike seront contraintes de passer au télétravail.

L'expérience que les employés acquièrent aujourd'hui en travaillant à domicile, leur ouvrira également les yeux sur le confort et les avantages que cela apporte et favorisera l'acceptation du télétravail à l'avenir. Une entreprise pourra mieux y faire face dans le futur, par exemple en fournissant un aperçu du taux d'occupation des casiers et en utilisant les casiers de manière plus dynamique. Par conséquent, l’entreprise aura finalement besoin de moins de casiers, ce qui se traduira par des économies de coûts sans pour autant sacrifier le confort des employés. Cela permettra d'améliorer la culture et l'acceptation du travail dynamique.

Andrea : Cette crise aura certainement un impact sur les politiques du travail et favorisera les modèles de travail plus flexibles. Il est essentiel que les systèmes soient configurés au mieux pour que vous ayez accès à toutes les données.
On voit qu'en Allemagne, beaucoup de gens sont encore obligés de se rendre au bureau parce que l’infrastructure adéquate permettant le télétravail fait défaut.

La crise de Corona accélère-t-elle la mise en œuvre d'une stratégie du lieu de travail flexible ?

Les mesures obligatoires sont un bon stress test pour évaluer à quel point une organisation est flexible lorsque le bureau est mis hors service du jour au lendemain. Pour de nombreuses entreprises, les difficultés actuelles liées au télétravail seront une véritable révélation. Ils prendront certainement des mesures et mettrons en place des dispositions pour garantir qu'à l'avenir, en cas de crise pareille, l’entreprise pourra continuer à fonctionner normalement.

Cela pourrait impliquer que le coronavirus accélérera la mise en œuvre de nouvelles stratégies sur le lieu de travail. Comment voyez-vous cela ?

Paul : Cela donnera certainement un énorme coup de pouce vers plus de télétravail, plus de travail flexible et, par conséquent, vers une meilleure utilisation et efficacité des bureaux. Les employés se présenteront moins souvent tous ensemble au bureau. On voit clairement quels sont les problèmes qu'entraîne ce télétravail obligatoire. La plupart de ces problèmes seront déjà résolus maintenant, de sorte qu’une transition vers une stratégie du lieu de travail flexible sera considérablement plus facile qu'auparavant".

Andrea : Oui, la pandémie du Coronavirus va certainement accélérer le processus et montrer les avantages des stratégies flexibles sur le lieu de travail. Toutefois, une bonne politique de protection de la vie privée et des données en fait partie, ce qui constitue encore aujourd'hui souvent l'écueil en Allemagne. Pour le Conseil des Travailleurs allemand, la priorité est de garantir une protection optimale des droits des employés, y compris sur les lieux de travail flexibles et pour les travailleurs à domicile.
Je suis convaincue que les entreprises de la région DACH vont maintenant modifier leurs processus et structures numériques là où il le faut afin d'être davantage préparées pour la prochaine crise.

Quels sont les conseils que vous donneriez aux équipes de gestion concernant le travail flexible ?

Paul : La direction devrait promouvoir le travail flexible en fournissant les installations et la technologie nécessaires, en récompensant les gens lorsqu'ils travaillent chez eux et surtout, en éliminant les soupçons. Si vous voulez que vos employés soient aussi productifs à la maison qu'au bureau, il est important qu'ils disposent des installations adéquates pour y arriver.
En plus de cela, il s'agit surtout d'un changement de culture – dès que votre direction montrera que vous êtes ouvert au travail flexible et agira dans ce sens, de nombreux employés en feront usage. Pour les employés, le travail flexible est l'une des choses les plus importantes qu'ils recherchent dans un emploi.

Andrea : Le travail flexible doit être accepté et soutenu à tous les niveaux de l'organisation, y compris au niveau de la gestion. Cela demande beaucoup de confiance, de bons managers et une technologie appropriée. Le processus de changement ne se fait pas du jour au lendemain, il faut le préparer et le guider et il est important d'impliquer les bonnes parties et les bons partenaires.
Assurez-vous d'obtenir suffisamment d'informations de toutes les couches de l'organisation dans un tel processus de changement, afin d'élaborer un plan de transition bien fondé. Un mode de travail plus flexible vous permettra, en tant qu'entreprise, d'être moins touché par ce type de crise majeure.

Vecos développe des logiciels de casiers intelligents depuis plus de 20 ans afin de permettre aux entreprises d'utiliser leur lieu de travail de manière optimale. Ce logiciel aide les entreprises à travailler de manière plus flexible, notamment parce que les employés peuvent utiliser les casiers de façon indépendante à l'endroit de leur choix et que la gestion des installations ne doit plus être physiquement sur place pour gérer les casiers.

Cette technologie se prête bien aux stratégies modernes sur le lieu de travail, comme le travail flexible ou le travail lié à l'activité. Grâce au logiciel de Vecos, nous soutenons les entreprises dans leur transition vers un nouveau style de travail.
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