Après plus de 100 entretiens, il est apparu qu'environ cinq types de règles s'appliquent dans les organisations interrogées.
Les règles identifiées étaient:
(1) aucun élément laissé sur les lieux de travail
(2) des contraintes de temps maximum pour que le même poste de travail puisse être utilisé
(3) des contraintes de temps pour utiliser des zones rares
(4) des restrictions sur les interactions verbales, et
(5) restrictions pour les appels téléphoniques.
Plus les employés étaient impliqués dans le processus de changement, plus les règles étaient explicites et claires. Maintenant, lorsque des règles sont définies, cela ne signifie pas toujours qu'elles sont suivies.
L'enquête a montré que les règles étaient mieux respectées si les employés (i) étaient bien préparés et comprenaient de manière uniforme comment et pourquoi les règles devaient être respectées, (ii) les règles étaient explicites et faciles à suivre, et (iii) le respect des règles facilite le travail et améliore les conditions de travail.
Les recherches de Chafia et Rolfob (2019) ont montré que les règles sont essentielles dans les bureaux flexibles et liés aux activités pour pouvoir offrir une diversité de lieux de travail, pour garantir des conditions de travail positives et pour que les concepts de bureaux flexibles fonctionnent. Disposer de règles explicites et non équivoques contribue à la réalisation des avantages attendus des bureaux flexibles, tels que l’augmentation de l’efficacité et la satisfaction des employés. Lorsque ce n'était pas le cas et que les règles étaient implicites et ambiguës, des incertitudes, des interprétations contradictoires et des règles ignorées étaient apparues, d'où la nécessité de définir clairement les règles.
Si vous souhaitez passer d'un bureau avec des postes de travail fixes à un lieu de travail plus flexible, ou même lié à l'activité, cela signifie plus de mouvements physiques dans le bureau. Le partage des bureaux signifie également que les employés doivent pouvoir stocker facilement leurs objets personnels.
Et lorsque les employés travaillent à différents endroits dans le bâtiment, il est important qu'ils disposent d'un espace de stockage à proximité de leur lieu de travail temporaire. Un système de casier dynamique tel que celui de Vecos peut vous aider à attribuer aux employés des casiers fixes, partagés et flexibles. L'idée derrière un système dynamique est que la gestion des casiers peut être ajustée à la situation, aux souhaits et aux exigences spécifiques de votre entreprise.