Le 'JLL Occupancy Benchmarking Guide', fondé sur des données provenant de 69 organisations différentes, révèle qu'en moyenne 37% des espaces de travail sont restés vacants en 2018, à un jour donné. Un rapport de la CBRE de 2015 montre un taux d'occupation similaire : 40% de tous les locaux à bureaux sont restés libres. Il y a (littéralement) beaucoup de marge pour revoir et repenser l'utilisation de l'espace de bureau. Et puisque les données suggèrent que les rencontres imprévues et les échanges non planifiés entre experts améliorent la performance, le seul choix logique semble être la transition vers un usage flexible de bureaux de plus petite taille et à aire ouvertes.Mais cela ne suffit pas en tant qu'organisation. L'interaction de qualité ne se produit pas automatiquement lorsque vous abandonnez des postes de travail fixes et que vous vous débarrassez de quelques murs.
Afin de stimuler une culture de travail basée sur l'interaction et la coopération, des choix conscients doivent être faits quant aux comportements à encourager et aux habitudes à décourager. Ces choix affecteront la conception du nouvel environnement de travail, tant sur le plan de son aménagement que sur celui des règles de travail. Comprendre les besoins fondamentaux de ce processus est essentiel lorsqu'il s'agit de créer un environnement de travail productif avec des employés satisfaits, afin de travailler avec l'environnement et surtout pas contre celui-ci.Travailler dans les bureaux à aire ouvertes peuvent inciter les employés à justement s'isoler dans leur bulle. Travailler dans les bureaux à aire ouvertes peuvent inciter les employés à justement s'isoler dans leur bulle.
Le manque d'intimité et les troubles de la concentration peuvent causer des problèmes majeurs dans un environnement de travail lié à l'activité. Mais le passage à un bureau à aire ouverte pourrait en fait se traduire par moins d'interaction. Bernstein et Waber ont observé une diminution de près de 70% des contacts directs entre les personnes dans les organisations qui venaient de faire la transition vers les bureaux ouverts. Ceci a été compensé par une augmentation de l'interaction électronique.
Travailler dans un bureau à aire ouverte peut encourager les employés à se retirer dans leur bulle personnelle, tout comme les navetteurs dans un train bondé. Ce besoin naturel d'intimité joue également un rôle dans les situations où l'interaction est nécessaire. Il peut rendre l'envoi d'un e-mail plus attrayant qu'une discussion en personne sous le regard de ses collègues. Pour réussir la combinaison bureau ouvert et employés, il faut une stratégie de travail sur mesure qui favorise et stimule la coopération et l'interaction significative.
Toutes les interactions ne sont pas nécessairement significatives. Pour qu'il soit significatif, il doit y avoir une communication de qualité. Afin de stimuler la coopération, il faut placer les équipes de manière stratégique. Les environnements de travail flexibles ont bien une certaine structure. En règle générale, les équipes ou les départements se voient attribuer leur propre étage ou zone, qui sert comme port d'attache. Lors de la définition des zones, il est important de garder à l'esprit que la proximité est un prédicteur d'interaction.
Les probabilités que deux personnes interagissent en personne ou par voie numérique dans un environnement de travail sont directement proportionnelles à la distance entre leurs bureaux. Pour faciliter l'interaction entre des équipes ou des départements spécifiques, ils devraient idéalement se trouver au même étage.
L'interaction et la coopération peuvent être importantes, mais une grande partie du travail de bureau est individuelle et nécessite de la concentration. Lorsque les employés souhaitent travailler en toute tranquillité, toute distraction se fait au détriment de la productivité et de la satisfaction des employés. C'est pourquoi, dans un environnement de travail flexible, les zones de « travail concentré » sont extrêmement importantes.
Cela peut sembler illogique dans le cadre d’une transition vers plus de collaboration et d'interaction, mais il est essentiel de déterminer la capacité requise et de la réserver à des postes de travail où on peut travailler de manière plus concentrée, si vous souhaitez créer un environnement de travail lié à l'activité réussi.
Un environnement de travail flexible fructueux est un processus de travail flexible et de stimulation de l'interaction sans compromettre les conditions de travail. Finalement, l'essence du travail lié à l’activité est d'offrir différents espaces et une capacité suffisante pour ces différents espaces, plutôt que d'essayer de rassembler le maximum de fonctionnalités incompatibles dans un même espace ouvert. La transition vers un environnement de TLA réussi doit donc commencer par une coopération entre l'architecte, les spécialistes de l'immobilier, le service des RH et les employés.