Was sind die 10 wichtigsten Merkmale elektronische schließfächer am Arbeitsplatz?

Arbeitsplätze sind dynamischer als je zuvor! Mit dem hybriden Arbeitsmodell, bei dem die Mitarbeiter nicht so oft im Büro sind, müssen Ihre Mitarbeiter einen sicheren Ort haben, an dem sie ihre persönlichen Gegenstände und vertrauliche Dokumente aufbewahren können, die sie später jemand anderem übergeben können. Intelligente Büro Schließfächer für den Arbeitsplatz ermöglichen reibungslose Bewegung im Büro und sind eine absolute Notwendigkeit für Arbeitsplätze, insbesondere jetzt, da sich unsere Arbeitsweise verändert!

Intelligente Schließfachsysteme bieten mehr als nur die Aufbewahrung von persönlichen Gegenständen. Sie ermöglichen Flexibilität am Arbeitsplatz, ersparen dem Facility-Management Zeit und verbessern die Zusammenarbeit und Produktivität der Mitarbeiter. Aber welche Funktionen benötigen Sie bei Ihren intelligenten Lösungen für Schließfächer, damit sich die Investition lohnt? Wir haben versucht, einige der wichtigsten Merkmale zu erfassen, über die elektronische Schließfächer am Arbeitsplatz verfügen müssen, um ein dynamisches Arbeiten an ihren Arbeitsplätzen zu fördern. Gehen wir es mal durch:

Die 10 wichtigsten Merkmale elektronische Büro Schließfächer am Arbeitsplatz:

Die Schließfächer sind mit modernster Technologie ausgestattet und komfortabel gebaut. Mitarbeiter können die Schließfächer mit ihren vorhandenen Zugangskarten, Smartphones und per Gesichtserkennung problemlos nutzen. Also, keine Schlüssel und keine Pin-Codes! Mit fortschrittlicher Schließtechnik muss sich niemand mehr mit verlorenen Schlüsseln, der Neueinstellung von Pin-Codes und Entsperrung von Schließfächern herumschlagen. Verknüpfen Sie Ihr Schließfach einfach mit Ihrem Smartphone zum kontaktlosen Öffnen.

Facility-Manager können außerdem bis zu 90 % ihrer Zeit einsparen, indem sie die Belegung überprüfen und die Zuweisung von Schließfächern remote verwalten. Sie können mit einem System verschiedene Benutzergruppen verwalten und die Belegungs- und Berechtigungskontrolle per Knopfdruck konfigurieren. Dieses System spart nicht nur Zeit, sondern sorgt durch seine clevere Nutzungskonfiguration auch dafür, dass Mitarbeiter immer ein verfügbares Schließfach finden, wann und wo sie es benötigen, was ein entscheidender Faktor für einen erfolgreichen dynamischen Arbeitsplatz ist. Dadurch reduziert ein intelligentes Schließfachsystem nicht nur erheblich den Verwaltungsaufwand, sondern verbessert auch die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Wenn es um smart Schließfächer geht, funktioniert das Konzept der Einheitsgröße nicht. Nicht jeder, der sich in Ihrem Büro aufhält, nutzt das Schließfach auf die gleiche Weise. Manche brauchen vielleicht ein festes Schließfach, in dem sie ihre Sachen so lange wie sie wollen aufbewahren können, andere brauchen flexible Schließfächer, die sie unterwegs nutzen können, und andere sind vielleicht Besucher und brauchen Besucherschließfächer. Es kann auch sein, dass ein Team ein Team-Schließfach benötigt und jemand, der sich für Fitness interessiert, das Schließfach als Umkleidespind nutzen möchte.

Daher müssen Sie Ihren Partner zur Verwaltung der Schließfächer so auswählen, dass er alle Anforderungen Ihrer Mitarbeiter erfüllen kann. Zudem sollte die Software über eine strenge Zugangskontrolle verfügen, damit die Schließfächer am Ende des Tages nicht unzureichend genutzt oder, schlimmer noch, vergeudet werden. 

3. Cloud-basierte Lösungen

Ich bin sicher, dass die meisten von Ihnen, die diesen Artikel lesen, den Begriff "Cloud-first" schon einmal gehört haben. Er ist bereits seit einiger Zeit im Umlauf. Er bedeutet, dass cloud-basierte Lösungen vor allen anderen in Betracht gezogen werden sollten. Und genau das ist es, was wir auch für intelligente Schließfachsysteme empfehlen. Mit einer SaaS-Lösung haben Sie nicht nur das sicherste System, sondern auch mehr Optionen, stets die neuesten Updates und Funktionen zur Verfügung sowie eine größere Flexibilität im Vergleich zu einer Vor-Ort-Lösung.

Cloud-basierte Lösungen bedeuten auch, dass keine Probleme bei der Einrichtung oder dem Betrieb eines Rechenzentrums oder mit Investitionen in Computersoft- und -hardware entstehen. Zudem sind sie hochgradig skalierbar und können die Anforderungen Ihres Unternehmens jetzt und zukünftig erfüllen. Datenspeicherkapazität, Verarbeitungsleistung und Vernetzung lassen sich mit der vorhandenen Cloud-Computing-Infrastruktur problemlos skalieren. Der Zeitaufwand ist außerdem deutlich geringer und erfordert weniger bis gar keine Unterbrechungen. Das bedeutet Zeitersparnis für Ihr IT-Team, mehr Flexibilität und Zweckmäßigkeit sowie erhebliche Kosteneinsparungen.

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4. Nachhaltigkeit 

Im Jahr 2021 bedarf es keiner Erklärung mehr, warum der Beitrag zu einer nachhaltigen Umwelt entscheidend ist, um die Welt zu einem besseren Ort für alle zu machen. Die soziale Verantwortung der Unternehmen (Corporate Social Responsibility, CSR) ermöglicht es großen und kleinen Unternehmen, für sie geeignete Produkte auszuwählen, und fördert gleichzeitig den sozialen Wandel. Untersuchungen zeigen, dass jüngere Anleger und Verbraucher am meisten an die Verantwortung von Unternehmen glauben.

Zukunftssichere Lösungen für Stauraum am Arbeitsplatz tragen zur Nachhaltigkeit bei, denn mit dynamischem Stauraum benötigen Sie weniger Schließfächer pro Mitarbeiter. Darüber hinaus kann der Stauraum auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzungsdaten optimal konfiguriert werden, selbst wenn sich die Dynamik am Arbeitsplatz ändert. Einblicke in Echtzeit helfen Unternehmen auch, weitere Investitionen in die Anschaffung von zusätzlichen Schließfächern zu vermeiden und so die Deponierung von Müll zu reduzieren.

Kaufen Sie Lösungen, die weniger Batterien verbrauchen, da die Entsorgung von Batterien, die toxische Materialien enthalten, sowohl Luft als auch Wasser verschmutzen. Die intelligenten Lösungen für Schließfächer von Vecos tragen zur Nachhaltigkeitspolitik von Unternehmen bei und gehen gleichzeitig keine Kompromisse bei Qualität und Design ein.

5. Datenanalyse und Berichterstattung

Wussten Sie, dass 95 % aller verfügbaren Schließfächer belegt sind, aber nur 50 % über 3 Monate hinweg genutzt werden? Eine gute intelligente Software zur Verwaltung von Schließfächern sollte Echtzeitdaten und Einblicke in die Schließfachnutzung liefern, so dass diese Daten zur kontinuierlichen Optimierung des Stauraums genutzt werden können.

Auf der Grundlage von Echtzeitdaten zum Verhalten (Daten zur Belegung, zu täglichen Nutzern, zu Schließfächern, die längere Zeit nicht geöffnet wurden) können Sie die Raumnutzung beurteilen und sicherstellen, dass Sie nicht mehr investieren, als Sie sollten, und nicht weiter zum Umweltmüll beitragen. Darüber hinaus erspart dieser gesamte Prozess der Datenerfassung und -berichterstattung dem Facility-Management viel Zeit. Durch die Visualisierung kann Verhalten schneller verstanden und strategische Entscheidungen können getroffen werden.

6. Nahtlose Integration

Jedes Unternehmen muss schnell auf die Anforderungen des Marktes reagieren. Egal, ob es darum geht, die Produktivität am Arbeitsplatz, das Kundenerlebnis oder die Sicherheit zu verbessern, Integrationen spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse.

Entscheiden Sie sich für vernetzte Schließfächer, die sich nahtlos in externe Anwendungen von Drittanbietern integrieren lassen und problemlos in die allgemeinen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens einfügen.

Da täglich neue Mitarbeiter in das Unternehmen eintreten, umziehen oder es verlassen, sollten Sie zudem sicherstellen, dass Mitarbeiterdaten durch die Integration automatisch aktualisiert werden. Auf diese Weise gehört das Hochladen veralteter Excel-Dateien der Vergangenheit an.

7. Sicherheit

Sicherheit ist entscheidend, wenn es um intelligente Schließfächer geht. Eine sichere und zuverlässige Lösung für Stauraum ist unerlässlich, damit die Mitarbeiter den Schließfächern sowohl ihre persönlichen Gegenstände als auch vertrauliche Arbeitsunterlagen anvertrauen können.

Mit vernetzten Schließsystemen ist Sicherheit garantiert. Da die Schließfächer von den Facility-Managern remote bedient werden können, lässt sich der Zugang im Falle verlegter Zugangskarten innerhalb weniger Sekunden remote sperren. Auch wenn ein Mitarbeiter geht und vergisst, die Karte zurückzugeben, kann der Zugang zum Schließfach mit dieser Karte gesperrt und das Schließfach einer anderen Person zugewiesen werden.

Vernetzte Schließfächer von Vecos verfügen außerdem über einen Einbruchschutz, bei dem ein Alarm ausgelöst wird, wenn ein Schließfach ohne Genehmigung des Systems geöffnet wird. Wir sind auch nach ISO27001 zertifiziert, was bedeutet, dass wir für Ihre Daten verantwortlich sind. Mit diesem Standard verfügen wir über das nötige Know-how, um die wertvollsten Informationen unserer Kunden zu schützen und ihre Daten zu sichern.

Im Zuge der Globalisierung kommen die Mitarbeiter an den Arbeitsplätzen heute aus allen Teilen der Welt. Ihre intelligenten Schließfächer sollten sicherstellen, dass sie die Sprache wählen können, in der sie sich zuhause fühlen, und nicht an Sprachbarrieren stoßen. Dies unterstreicht auch die Tatsache, dass das Unternehmen die unterschiedlichen Kulturen sowie die Vielseitigkeit seiner Schließfachnutzer anerkennt und unterstützt. Und schließlich ist es immer schön, in der eigenen Muttersprache zu kommunizieren, auch wenn es nur für ein paar Sekunden auf einem Bildschirm ist. 

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Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie sich bei einem internationalen Unternehmen beworben haben und trotz guter Eignung nicht als Verkäufer ausgewählt wurden, da Sie in einem anderen Land oder Kontinent ansässig sind? Die Frage, die häufig gestellt wurde, lautete: "Was geschieht, wenn wir Support brauchen?". Nun, das gehört der Vergangenheit an, denn im vergangenen Jahr hat Covid-19 es den Mitarbeitern unmöglich gemacht, zu den Büros zu reisen, um Unterstützung zu leisten. Deshalb waren wir der Meinung, dass wir bei der Auswahl von intelligenten Schließfächern einen eigenen Abschnitt zum Thema Remote Support einrichten sollten.

Dank der Remote-Überwachung und Reparatur können IT-Support-Mitarbeiter jetzt aus der Ferne auf Ihr Netzwerk zugreifen, selbst wenn sie sich in anderen Städten, Ländern oder Kontinenten befinden. Es spielt wirklich keine Rolle mehr, wo sich die Servercomputer befinden – die Technologie überbrückt einmal mehr die Kluft! Dies gibt den Kunden die Gewissheit, dass ihr IT-Team von jedem Ort aus Fehler im System beheben und für einen reibungslosen Ablauf sorgen kann, egal, was passiert. Es führt auch zu erheblichen Kosteneinsparungen, da niemand mehr Ozeane überqueren muss, um die Netzwerkstörungen zu beheben.

Mehrere, intelligente Büro Schließfächer verwaltende Unternehmen bieten maßgeschneiderte mobile Apps an, mit denen man auf seine Schließfächer zugreifen und sie freigeben kann. Aber das ist nicht genug! Achten Sie darauf, dass Sie sich für ein Unternehmen entscheiden, das regelmäßig Updates für die App bereitstellt. Das bedeutet nicht nur zufriedene Nutzer, sondern auch mehr Sicherheit und weniger Fehlerquellen.

Abschließende Worte

Elektronische Schließfächer am Arbeitsplatz sollten dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter dynamisch arbeiten können. Wenn Sie immer noch an der 9-to-5-Mentalität festhalten, behindern Sie nicht nur die Produktivität im Büro, sondern verlieren wahrscheinlich auch hochwertige Talente. Laut Compare Camp sind 87 % der Berufstätigen der Ansicht, dass ein flexibler Arbeitsplatz ihr Stressniveau senken würde, und 97 % geben an, dass sich Flexibilität am Arbeitsplatz positiv auf ihre allgemeine Lebensqualität auswirken würde.

Die Zukunft der Arbeit ist dynamisch, und wenn Sie noch nicht mit dabei sind, ist Ihre Zeit jetzt gekommen! Vereinbaren Sie ein 15-minütiges Gespräch mit einem unserer Vertriebsmitarbeiter und lassen Sie sich erklären, was das Beste für Ihr Büro ist und wie Sie die Produktivität und Zusammenarbeit mit unseren intelligenten Schließfächern optimieren können!