Plötzlich muss die Mehrheit der Mitarbeiter auf der ganzen Welt von zu Hause aus arbeiten, studieren und sogar Sport treiben. Plötzlich müssen wir alle kreativ werden und uns mit vielen (für die meisten von uns neuen) technologischen Tools und Hilfsmitteln befassen, um mit Kollegen, Familienmitgliedern und Freunden in Kontakt zu bleiben.

Wir leben in einem digitalen Zeitalter, und die aktuelle Krise gibt uns Zeit zum Nachdenken, gibt uns Zeit zum Ausruhen und vor allem gibt uns die Zeit, die wir für Innovationen benötigen. Denn jetzt ist es mehr denn je der richtige Zeitpunkt für Innovationen, um vorauszudenken - ob es darum geht, persönliche Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern, neue Dinge auszuprobieren oder darüber nachzudenken, wie Sie sich in Ihrer Rolle weiterentwickeln können und so Innovation und Transformation in das Unternehmen bringen.

Der Wendepunkt für flexibles Arbeiten

Jetzt, da sich der Großteil unseres Lebens auf Online- und virtuelle Plattformen konzentrieren musste, sollten die Unternehmen langfristig über die Rolle des Büros im Geschäfts- und Produktivitätskontext nachdenken, damit die vielen neuen gewonnenen Erkenntnisse nicht verschwendet werden, wenn die Krise vorbei ist .

Die aktuelle Krise zeigt uns mehr als zuvor, wie notwendig Flexibilität und moderne Arbeitsstrukturen, die auch das Arbeiten aus der Ferne ermöglichen, in der heutigen Gesellschaft geworden sind. Unternehmen werden ihre Arbeitsplatzstrategien und -kultur neu bewerten müssen, um nicht nur die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter nach Work-Life-Balance zu erfüllen, sondern auch um ihre Geschäftskontinuität jederzeit zu gewährleisten.

Fähigkeit, schnell die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu bedienen und dem Trend zu einem flexiblen Arbeitsplatz zu folgen, wird einige Vorteile bringen:

1. Geschäftsvorteile

Wenn es darum geht, neue Talente zu gewinnen und Ihre derzeitige Belegschaft zu halten, ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter der Schlüssel. Mit der Rekrutierung, Bindung und Optimierung von qualitativ hochwertigen Mitarbeitern erzielen Unternehmen eine höhere Produktivität und einen höheren Erfolg. Mitarbeiter, die flexible Arbeitsregelungen erhalten, haben ein besseres Gefühl der Kontrolle über ihren Arbeitstag und arbeiten mit größerer Wahrscheinlichkeit härter und steigern ihre Leistung. Dies alles kommt dem Geschäft zugute. Darüber hinaus zeigen Studien, dass flexibles Arbeiten Stress und Müdigkeit reduziert; Faktoren, die dazu führen können, dass Mitarbeiter den Fokus verlieren und infolgedessen nicht mehr voll leistungsfähig sind. Ebenso ermöglicht die Gewährung eines flexiblen Arbeitsumfelds den Arbeitgebern, die Arbeitsanforderungen besser mit den persönlichen Anforderungen in Einklang zu bringen, um eine bessere Konzentration auf die Arbeitsaufgaben während der Arbeitszeit zu gewährleisten.

Jeder Mitarbeiter ist anders. Einige fangen lieber morgens sehr früh an und wissen, dass ihre Konzentration und Motivation am Nachmittag tendenziell nachlässt, während andere Mitarbeiter am besten vom Vormittag bis zum frühen Abend arbeiten. Gleitzeit ist in vielen Unternehmen heute schon möglich aber durch flexibles Arbeiten können einzelne Mitarbeiter ihre Stärken noch besser ausspielen und auch eigene Bedürfnisse integrieren, um maximale Leistung zu erzielen.

2. Finanzielle Vorteile

Die Einführung eines flexiblen Arbeitsplatzkonzepts wird neben der Optimierung der Leistung der Mitarbeiter zu einer Reihe anderer finanzieller Vorteile führen. Die Möglichkeit, in Gleitzeit oder auf Abstand zu arbeiten (einschließlich der Arbeit von zu Hause aus), wird langfristig die Kosten für Fehlzeiten, Verspätungen und Krankheitstage der Mitarbeiter reduzieren. Denn flexible und ortsunabhängige Arbeitsmodelle steigern die Zufriedenheit und die Bindung der Mitarbeiter. Das verringert Kosten und die Notwendigkeit, neue Mitarbeiter einzustellen.

Nicht zu vergessen, dass flexible Arbeitsregelungen wie offene Arbeitsplätze, Home-Office oder Co-Working Umgebungen die Anmietung von eigenen teuren Büroflächen, so wie Büromöbeln und -zubehör reduzieren und auch zur Verringerung des Energieverbrauchs im Büro beitragen.

3. Produktionsvorteil

Ein produktives Arbeitsumfeld bedeutet für verschiedene Menschen verschiedene Dinge. Die eine Person braucht als Motor für Ihren Arbeitsalltag ein eigenes Büro, andere fühlen sich hier eingesperrt. Ihre Inspiration und Motivation kommt von zu Hause, dem örtlichen Café, einem Strand - mit anderen Worten von anderswo. Wenn Produktivität das gewünschte Ziel ist, warum sollten Sie dann ein bestimmtes Arbeitsplatzkonzept durchsetzen, wenn dies für Ihr Unternehmen nicht unbedingt erforderlich ist? Die Bereitstellung unterschiedlicher Arbeitsumgebungen für Mitarbeiter erhöht letztendlich ihre Produktivität und deren innere Motivation.

Wie die Einführung und Umsetzung neuer flexibler Arbeitsmodelle effektiv zur Kontinuität des Unternehmens beitragen können

Bei der Überlegung, eine flexible Arbeitsstrategie zu verabschieden und eine Remote-Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten und zu pflegen, sind vier Produktivitätsgrundlagen zu berücksichtigen:

1. Nutzen Sie die örtlichen Büros so weit wie möglich
   
   Wenn Ihr Geschäft nicht ausschließlich über die Cloud abgewickelt wird, haben Sie wahrscheinlich mindestens einen gemeinsames Büro.
   Ein paar verpflichtete Bürotage, helfen neuen Mitarbeiter, aber auch den bestehenden Mitarbeitern, sich als Teil des Teams zu fühlen. Wenn Sie viele Büros haben, machen Sie jedes zu einem Ort, den die Mitarbeiter gerne nutzen möchten, auch wenn sie an sich vollständig remote-arbeiten können.
   
   Dies kann durch kreative Arbeitsbereiche, gute Musik, wöchentliche Happy Hours, Workouts, gemeinsames Mittagessen oder andere Angebote erreicht werden.
   
   Meistens möchten die Mitarbeiter gerne ins Büro kommen. Wenn Sie dynamische begeisterte Leute einstellen, richten Sie Ihnen einen dynamischen und energiereichen Arbeitsplatz ein und fördern Sie die Transparenz, damit das Vertrauen untereinander gewährleistet ist.
   
   
2. Stellen Sie sicher, dass die richtige Technologie vorhanden ist
   
   Wenn es um die Zusammenarbeit in remote oder dynamischen und offenen Arbeitsplatzmodellen geht, können dutzende bewährter Online-Plattformen Ihre Bemühungen unterstützen.
   Dazu gehören Cloud-basierte Produktivitätstools und andere für Mitarbeiter nützliche Technologieplattformen. So wie Slack, Microsoft Teams, Mumble für die interne Kommunikation. Technologieplattformen für Meetings wie Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, Projektmanagement wie Kanbachi, Asana und für die Dokumentfreigabe wie Google Text & Tabellen.
   
   Alle ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit, automatisieren bestimmte alltägliche Aufgaben, damit sich die Mitarbeiter auf sinnvolle Arbeit konzentrieren können und kompensieren so die Notwendigkeit eines persönlichen Projektmanagements.
   
   Um die Auslastung zu erhöhen und die Effektivität von Tools und Technologien für die Remote-Arbeiten zu verbessern, sollten Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter angeleitet werden, wie sie E-Mail-, Instant Messaging- und interne Social Media-Plattformen effektiv und sicher nutzen können, um eine bessere und konsistentere Nutzung zu erreichen.
   
   
3. Legen Sie regelmäßige Momente zum Austausch fest
   
   Schaffen Sie Rituale und regelmäßige Momente, um sich virtuell als Team zu treffen, wie z.B. einmal pro Woche Team Meeting, eine Happy Hour für Team-Talk oder Updates. Führen Sie in Intervallen auch 1-on-1-Sitzungen mit direkter Berichterstattung durch. Alles Rituale, um die Teams zu gruppieren und alle zu informieren.
   
   Damit stellen Sie sicher, das Informationen, die für Ihr Unternehmen und Ihr Team sinnvoll sind, alle erreichen und dass das Engagement für das Unternehmen sowie das Gefühl der Zugehörigkeit und des Fortschritts bei Projekten verwirklicht werden.
   
   Für Mitarbeiter, die regelmäßig aus der Ferne arbeiten müssen, ist dies der beste Weg, um über das Geschehen im Unternehmen und mit ihren Teamkollegen auf dem Laufenden zu bleiben. Für Manager stellt es sicher, dass sie wissen, wie es den Mitarbeitern geht, sowohl in Bezug auf die Ergebnisse als auch im Allgemeinen.
   
   
4. Richtiges und gutes Coaching der Remote-Mitarbeiter
   
   Es kann leicht angenommen werden, dass die Produktivität einer Person automatisch vom Büro ins Home-Office oder das Café übertragen wird. Dies ist leider nicht immer der Fall. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter sich selbstständig motivieren und entwickeln können, zeigen Sie ihnen, wie es geht.
   
   Trainieren und begleiten Sie sie, wenn es darum geht, regelmäßig zu kommunizieren, um die Erwartungen zu verwalten, Routinen zu entwickeln, die ihre Work-Life-Balance unterstützen, und helfen Sie sogar dabei, maßgeschneiderte Heimarbeitsplätze einzurichten, die am besten zum jeweiligen Arbeitsstil passen.
   
   Genauso wichtig wie das Coaching von Remote-Mitarbeitern ist das Coaching der Manager, die sie begleiten. Führungsrollen können herausfordernd genug sein, und die Anforderungen erhöhen und verändern sich, wenn Ihre Mitarbeiter nicht in Hörweite sitzen.
   
   
5. Die kulturelle Veränderung zu neuen Remote-Arbeitsmodellen vorantreiben
   
   Menschen sind von Natur aus resistent gegen Veränderungen, insbesondere gegen Veränderungen, die in Zeiten der Unsicherheit oder Krise erzwungen werden. Unternehmen und Führungskräfte müssen sich dieser Realität direkt stellen und erkennen, wie wichtig es ist, alle zu befähigen, zum Erfolg eines flexiblen Arbeitskonzepts im gesamten Unternehmen beizutragen.
   
   Insbesondere für Unternehmen mit einer starken "In-Office-Kultur" ist es für das Management von entscheidender Bedeutung, zu erkennen, dass der Übergang zu Remote-Arbeiten ein Prozess ist, bei dem es auf Vertrauen, Kommunikation und unternehmensweiter Unterstützung ankommt. Nur mit der Definition gemeinsame Ziele und der Bereitstellung der richtigen Tools werden Sie in der Lage sein diese Konzepte umzusetzen.

Konzentrieren Sie sich nicht auf das, was nicht möglich ist

Wie Winston Churchill einmal sagte: „Wenn Sie durch die Hölle gehen, gehen Sie weiter“ - was bedeutet, dass selbst schlechte Zeiten wie die aktuelle Krise, die vom Coronavirus ausgelöst wird, nicht ewig dauern werden.

Am Ende, wenn diese Krise vorbei ist, werden sich viele Dinge verändert haben, durch die enormen Auswirkungen auf die Wirtschaft und insbesondere auf Kleinunternehmer, aber auch das Klima und die Art und Weise, wie Unternehmen geführt werden.

Wenn Sie diese Zeit nutzen, um über die vielen Möglichkeiten nachzudenken, Innovationen zu entwickeln und relevante kulturelle Veränderungen zu ermöglichen, wird dies den Unterschied machen für die Kontinuität vieler Unternehmen und wie sie aus der Krise herauskommen werden.