Der JLL Occupancy Benchmarking Guide untersuchte den Nutzen kleinerer, flexibler Büros basierend auf den Daten von 69 Organisationen. Die Studie zeigte, dass an einem beliebigen Tag im Jahr 2018 durchschnittlich 37% der Arbeitsplätze ungenutzt blieben. Eine CBRE-Studie aus dem Jahr 2015 erreicht eine vergleichbare Auslastung: 40% aller Büroflächen blieben ungenutzt.
Die Studien geben Anlass über die Nutzung von Büroräumen nachzudenken und diese zu untersuchen. Zumal die Untersuchungen zeigen, dass zufällige Besprechungen und ungeplante Interaktionen zwischen wissenschaftlichen Mitarbeitern die Leistung verbessern, scheint die Umstellung auf die moderne, flexible Arbeitsumgebung die richtige Wahl zu sein. Allerdings reicht es nicht einfach feste Schreibtische, Arbeitsplätze aufzulösen und Wände zu entfernen. ABW bedeutet in der Umsetzung, Mitarbeitern wechselnde Arbeitsumgebungen bereitzustellen, die je nach Aufgabe ein unterstützendes Ambiente bieten. Starre Raumstrukturen lösen sich auf, die Anforderungen richten sich stärker nach den Tätigkeiten.
Die Förderung einer Arbeitskultur, die durch Interaktion und Zusammenarbeit geprägt ist, erfordert bewusste Entscheidungen darüber, welches Verhalten gefördert und welche Gewohnheiten verändert werden sollen. Basierend darauf eröffnen sich die Möglichkeiten bei der Gestaltung unterstützender Arbeitsumgebungen. als auch der Arbeitsregeln.
Für ein produktives Arbeitsumfeld wird der Arbeitsplatz flexibler und richtet sich nach den Bedürfnissen und Anforderungen der Mitarbeiter. Jeder arbeitet dort, wo seine Aufgaben am besten unterstützt werden.
Die Umgestaltung der Bürofläche zu einem flexiblem, modernen Arbeitsstil kann allerdings auch zu erheblichen Problemen führen: aufgrund von mangelnder Privatsphäre in offenen Büros. Im Veränderungsprozess kann es in einem offenen Büro eingangs zu weniger Interaktion und zu Konzentrationsstörungen führen.
Bernstein und Waber beobachteten eine Reduzierung des persönlichen Kontakts um bis zu 70% in Organisationen, die kürzlich die Umgestaltung zu einem aktivitätsbezogenen Büro durchgeführt haben. Dies wurde durch eine verstärkte Interaktion auf elektronischem Wege ausgeglichen. Das Arbeiten in einer offenen Büroumgebung kann Mitarbeiter dazu anregen, sich in ihre eigene Blase zurückzuziehen, genau wie Pendler in einem vielbefahrenen Zug.
Dieses natürliche Bedürfnis nach Privatsphäre spielt auch in Situationen eine Rolle, in denen eigentlich Kommunikation erforderlich ist. So kann das Senden einer E-Mail beliebter sein als ein persönliches Gespräch unter dem wachsamen Auge von Kollegen.
Um die Kombination aus offenem Büro und Mitarbeitern zum Erfolg zu führen, ist eine maßgeschneiderte Arbeitsplatzstrategie erforderlich, welche die Zusammenarbeit und sinnvolle Interaktion unterstützt und fördert. Die Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten bereit hält genauso wie Flächen für offene Kommunikation.
Die Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation erfordert eine strategische Platzierung von Teams. Auch flexible Arbeitsumgebungen haben eine Struktur. Teams oder Abteilungen erhalten normalerweise eine eigene Etage oder Zone, die die Funktion einer Heimbasis hat. Bei der Klassifizierung von Zonen ist zu berücksichtigen, dass die physische Nähe entscheidend für die Interaktion ist.
Die Wahrscheinlichkeit, dass zwei Personen in einer Arbeitsumgebung physisch oder digital interagieren, ist abhängig vom Abstand zwischen ihren Schreibtischen. Und das proportional. Um die Interaktion und Kommunikation zwischen bestimmten Teams oder Abteilungen zu fördern, sollten sie sich idealerweise auf derselben Etage befinden.
Zusammen, Interaktion und Kommunikation sind wichtige Säulen im Arbeitsleben. Aber ein Großteil der Arbeit wird individuell durch konzentriertes Arbeiten erledigt.
Deshalb benötigen Mitarbeiter bei der flexiblen Arbeitsumgebung Rückzugsorte für ungestörtes Arbeiten, andernfalls sinkt die Produktivität des Mitarbeiters. Und er wird in der Folge auch unzufriedener. Nur wenn die neue, flexible Büroarchitektur auch Rückzugsorte bereithält, kann das Konzept aufgehen.
Ein aktivitätsbezogenes Arbeitsumfeld ist nur dann erfolgreich, wenn es den Prozess des flexiblen Arbeitens und die Stimulierung der Interaktion berücksichtigt, ohne die Arbeitsbedingungen zu beeinträchtigen.
Das heißt: Ein Bürokonzept welches unterschiedliche Zonen und Räume sowie ausreichende Kapazitäten für die unterschiedlichen Tätigkeiten anbietet – anstatt zu versuchen in einem offenen Raum alle Tätigkeitszonen zusammenzuführen. Das ist nicht der Sinn von ABW, da das aktivitäten- bezogene Arbeiten kein Arbeiten im Großraumbüro ist.